Theo khảo sát thực tế, có thể nêu những lỗi trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa nhƣ sau:
- Thứ nhất, do chƣa có văn bản quy định cụ thể và chi tiết về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa nên đối với những vấn đề cần ban hành liên quan đến nhiều phòng, ban, đơn vị giải quyết dễ xảy ra tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm trong công tác tham gia soạn thảo, ban hành văn bản hành chính;
- Thứ hai, quy trình ban hành văn bản hành chính chƣa có quy định cụ thể, chi tiết dẫn đến việc xác định tên loại văn bản đối với một số chuyên viên còn lúng túng, xác định sai tên loại văn bản (xem phụ lục);
- Thứ ba, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản còn chƣa cẩn thận dẫn đến soạn thảo nội dung sai sót, có thể trong thời gian ngắn phải đính chính hai lần của một quyết định hoặc công văn ban hành khoảng hơn một tuần đã phải đính chính nội dung (xem phụ lục);
- Thứ tư, quy trình ban hành văn bản hành chính thực hiện chƣa tốt nên dẫn đến việc làm dàn ý của công văn chỉ đạo còn trùng thừa, thiếu ý, thừa chữ, chƣa tạo nên một dàn ý, kết cấu hoàn chỉnh trong nội dung văn bản (xem phụ lục);
- Thứ năm, nếu thực hiện đúng quy trình ban hành văn bản hành chính, ngƣời soạn thảo phải lƣu ý luôn tuân theo các yêu cầu về kết cấu, ngôn ngữ văn bản hành chính. Tuy nhiên, vẫn còn những văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa có bố cục, kết cấu, ngôn ngữ chƣa đúng quy định;
- Thứ sáu, trong quy trình ban hành văn bản hành chính có bƣớcký phê duyệt. Tuy nhiên, tại UBND tỉnh vẫn còn tồn tại một số văn bản Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trƣớc khi ký nháy văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký không kiểm tra, rà soát lại nội dung dẫn đến khi văn bản đã đƣợc ký rồi mới phát hiện có sai sót;
- Thứ bảy, do thực hiện không đúng quy trình nên sau khi văn bản đã đƣợc ký, có sai sót, dẫn đến việc nhân viên bộ phận phát hành văn bản tự ý sửa lỗi bằng bút mực trong nội dung văn bản gây sự phản cảm, mất tính uy nghiêm, sự trang trọng trong văn bản do bị sửa lỗi.