Thanh Hóa
Qua kết quả khảo sát, hầu hết các văn bản đều đƣợc ban hành đúng nội dung quy định, phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa, về thể thức văn bản cũng đã đƣợc thể hiện đầy đủ các yếu tố thể thức cơ bản đối với một văn bản hành chính, nội dung văn bản đƣợc xây dựng đúng phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, trong những năm gần đây có nhiều sự tiến bộ trong quy trình ban hành văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản của chuyên viên tham mƣu cũng đƣợc nâng lên rõ rệt do có sự quan tâm của Lãnh đạo UBND tỉnh cũng nhƣ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Điều này đƣợc biểu hiện qua các văn bản hành chính đƣợc ban hành đã giảm dần các lỗi về thể thức cũng nhƣ nội dung, quy trình ban hành văn bản.
Mặc dù đã có những kết quả rất tích cực trên, song chất lƣợng soạn thảo văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa còn những hạn chế cần khắc phục nhƣ:
Thứ nhất, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng.
Ví dụ 1: Công văn số 4854/UBND-NC ngày 17 tháng 5 năm 2016 của Chủ tịch UBND tỉnh báo cáo kết quả công tác thi hành án hành chính 06 tháng đầu năm 2016 (xem phụ lục). Trong công văn này trình bày về tình hình hoạt động của công tác thi hành án hành chính 06 tháng đầu năm và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2016 nên theo tác giả phải chọn tên loại là “Báo cáo” thì tên loại và nội dung mới phù hợp với nhau.
Ví dụ 2: Công văn số 4843/UBND-NN ngày 17 tháng 5 năm 2016 của Chủ tịch UBND tỉnh chấn chỉnh công tác kiểm dịch, cấp giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật vận chuyển trong nƣớc (xem phụ lục).
Theo tác giả đây là văn bản của cấp trên truyền đạt mệnh lệnh xuống cấp dƣới để chấn chỉnh, đƣa ra các biện pháp cụ thể chỉ đạo, đôn đốc các cơ quan, đơn vị cấp dƣới thực hiện. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu lực trong quản lý nên thể hiện theo hình thức tên loại “chỉ thị”.
Thứ hai, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mƣu vẫn sử dụng các từ viết tắt sai quy định.
Ví dụ: Quyết định số 3775/QĐ-UBND ngày 04 tháng 11 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc phê duyệt giá trần và kế hoạch lựa chọn nhà thầu gói thầu:”Mua sắm vật tƣ tiêu hao, sinh phẩm năm 2014” của Ban QLDA tăng cƣờng chăm sóc tƣ vấn hỗ trợ ngƣời nhiễm HIV/AIDS và các hoạt động phòng chống HIV/AIDS dựa vào cộng đồng (xem phụ lục). Tại Mục 1, Điều 1 của quyết định này có ghi từ viết tắt “CSTVHT” và “HĐ PC HIV/AIDS” trong đó HIV/AIDS thì có thể viết tắt nhƣng các từ viết tắt còn lại thì không có quy định nào đƣợc viết tắt các từ này.
Thứ ba, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mƣu chƣa kiểm tra, rà soát lại lỗi chính tả, thiếu từ, sai tên trong văn bản nên vẫn còn nhiều văn bản mắc lỗi.
Ví dụ 1: Công văn số 4846/UBND-THKH ngày 17 tháng 5 năm 2016 về tham mƣu đề nghị của Công ty Cổ phần dịch vụ xuất khẩu lao động và Chuyên gia Thanh Hóa về việc xin cấp lại và cấp mới thẻ ABTC. Trong nội dung có ghi “Phó Chủ tịch Lê Thị Thì có ý kiến nhƣ sau” văn bản ghi sai tên Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Thị Thìn (xem phụ lục).
Ví dụ 2: Công văn số 4967/UBND-KTTC ngày 19 tháng 5 năm 2016 về tham gia ý kiến dự thảo Thông tƣ của Bộ Tài chính hƣớng dẫn một số nội dung của Nghị định số 100/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ. Trong nội dung có ghi “ báo Bộ Tài chính và UBND tỉnh đúng thời gian quy định”, thực tế phải ghi là “báo cáo Bộ Tài chính và UBND tỉnh đúng thời gian quy định” (xem phụ lục).
Thứ tư, tại điểm 3 khoản 7, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định “văn bản đã phát hành nhƣng có sai sót về nội dung phải đƣợc sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tƣơng đƣơng của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Tuy nhiên, tại UBND tỉnh Thanh Hóa phần lớn dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng sai sót về nội dung.
Ví dụ 1: Công văn số 787/VP-KTTC ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng đính chính lỗi tại Quyết định số 4312/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa (xem phụ lục);
Ví dụ 2: Công văn số 718/VP-THKH ngày 17 tháng 11 năm 2015 của Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng đính chính Quyết định số 3585/QĐ-UBND ngày 18/9/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh về phê duyệt điều chuyển kế hoạch vốn từ dự án bản Chim xã Nhi Sơn sang dự án Trƣờng THCS xã Nhi Sơn, huyện Mƣờng Lát (xem phụ lục).
Thứ năm, một số văn bản có trích yếu chƣa phản ánh đƣợc nội dung cô đọng của tác giả cần nêu trong công văn.
Ví dụ: Công văn số 8337/UBND-KTTC ngày 13 tháng 11 năm 2012 về kế hoạch đấu thầu Dự án phát triển cơ sở hạ tầng ven biển huyện Nga Sơn, do Quỹ OFID tài trợ (xem phụ lục). Trong nội dung văn bản yêu cầu các đơn vị giải trình làm rõ việc áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế đối với các gói thầu xây lắp, chính vì vậy, phần trích yếu của Công văn chƣa toát lên đƣợc nội dung trong Công văn đã nêu, theo tác giả cần chỉnh sửa là “V/v yêu cầu giải trình làm rõ việc áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế đối với các gói thầu xây lắp dự án phát triển cơ sở hạ tầng ven biển huyện Nga Sơn”.
Thứ sáu, một số văn bản căn cứ Luật sai hoặc ghi sai số quyết định cần đính chính trong trích yếu văn bản.
Ví dụ 1: Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2016 về phê duyệt kế hoạch hành động “Giảm phát thải khí nhà kýnh thông qua nỗ lực hạn chế mất rừng và suy thoái rừng, quản lý bền vững tài nguyên rừng, bảo tồn và tăng cƣờng trữ lƣợng các bon rừng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2016-2020”, tại quyết định này đã căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phƣơng sai năm “19/6/2016” (xem phụ lục).
Ví dụ 2: Công văn số 6170/UBND-KTTC ngày 29 tháng 8 năm 2012 về đính chính một số nội dung tại Quyết định số 1470/QĐ-UBND ngày 07/6/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh. Trong trích yếu ghi là Quyết định số 1470/QĐ-UBND, tuy nhiên thực tế là Quyết định số 1740/QĐ-UBND (xem phụ lục).
Thứ bảy, một số văn bản hành chính ban hành không ghi rõ chủ thể chỉ đạo điều hành trong nội dung công văn hoặc chủ thể là Văn phòng UBND tỉnh nhƣng lại ký “TL. CHỦ TỊCH” là chƣa đúng.
Ví dụ 1: Công văn số 6487/UBND-THKH ngày 21 tháng 6 năm 2016 về việc tham mƣu đề nghị cho phép cán bộ Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ, Thƣơng mại và Du lịch tỉnh đi công tác tại Singapore. Trong nội dung văn bản không ghi rõ Chủ tịch, Phó Chủ tịch nào chỉ đạo? (xem phụ lục).
Ví dụ 2: Công văn số 339/VP-KTTC ngày 29 tháng 5 năm 2012 đính chính Công văn số 3392/UBND-KTTC ngày 25 tháng 5 năm 2012. Nếu nhƣ ký “TL. CHỦ TỊCH” thì rõ ràng đây là Công văn của Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo; đồng thời trên phần “tên cơ quan, tổ chức ban hành ghi là “Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”. Tuy nhiên, trong nội dung lại ghi “Văn phòng UBND tỉnh đính chính” là không đúng thẩm quyền (xem phụ lục).
Thứ tám, một số văn bản ban hành trong nội dung có giao cho đơn vị thẩm định các quy định, sau đó trình Chủ tịch UBND tỉnh nhƣng ở phần “Kýnh gửi” và “Nơi nhận” lại không gửi cho đơn vị đó (xem phụ lục)
Ví dụ: Công văn số 4479/UBND-NC ngày 06/5/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc giao lấy ý kiến các sở, ngành liên quan tham gia xây dựng văn bản. Trong nội dung giao “Sở Tƣ pháp” thẩm định nhƣng lại không gửi cho đơn vị này.
Thứ chín, có một số văn bản trong nội dung là thẩm quyền Ủy ban nhân dân nhƣng khi ký lại là thẩm quyền Chủ tịch. Điều này khác với các Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, nếu là quyết định UBND tỉnh thì phải ký là “TM”, nếu thẩm quyền quyết định là Chủ tịch UBND tỉnh thì sẽ ký thẩm quyền Chủ tịch hoặc “KT” nếu là Phó Chủ tịch. Tuy nhiên, đối với công văn thì chƣa có quy định của cấp có thẩm quyền nhƣng tác giả vẫn nêu coi nhƣ là thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản hành chính
Ví dụ: Công văn số 4751/UBND-VX ngày 16 tháng 5 năm 2016 về việc xin ý kiến Lễ kỷ niệm 60 năm thành lập Đài Phát thanh - Truyền hình (xem phụ lục).