UBND tỉnh Thanh Hóa
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá là cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mƣu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chƣơng trình, kế hoạch công tác; tham mƣu, giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phƣơng; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thƣ - lƣu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng. Qua đó, chúng ta có thể thấy rằng Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa là cơ quan tham mƣu trực tiếp quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Tuy nhiên, trên thực tế chƣa tham mƣu cho UBND tỉnh Thanh Hóa quy định chính thức nào về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Qua nghiên cứu, tác giả đã khái quát quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh nhƣ sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản
VĂN BẢN ĐẾN
VĂN BẢN CỦA CÁC SỞ, HỒ SƠ CÔNG VIỆC CỦA
BAN, NGÀNH HOẶC CÁC CÁC SỞ ĐÃ THẨM ĐỊNH
DOANH NGHIỆP, CÁ VÀ DỰ THẢO QUYẾT
NHÂN GỬI ĐẾN ĐỊNH
PHÕNG HCTC NHẬP VĂN CHUYÊN VIÊN BỘ PHẬN
BẢN, PHÂN VĂN BẢN MỘT CỬA XEM XÉT HỒ
CHO CHỦ TỊCH, CÁC PHÓ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GỬI
CHỦ TỊCH HOẶC CHUYÊN TRỰC TIẾP CHO CHUYÊN
VIÊN CÁC PHÒNG, BAN VIÊN THEO PHÂN
THEO PHÂN CÔNG CÔNG NHIỆM VỤ
SOẠN THẢO VĂN BẢN KIỂM TRA DỰ THẢO
TRÌNH DUYỆT DỰ THẢO, KÝ NHÁY VÀ KÝ BAN
HÀNH
KIỂM TRA THỂ THỨC, LỖI CHÍNH TẢ
NẾU VĂN BẢN SAI THỂ NẾU VĂN BẢN ĐÖNG
THỨC, LỖI CHÍNH TẢ THỂ THỨC, KHÔNG CÓ
HOẶC NỘI DUNG LỖI VỀ NỘI DUNG
TRẢ LẠI CHUYÊN VIÊN PHÁT HÀNH VĂN BẢN
TRÌNH KÝ LẠI VÀ NHÂN BẢN
Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại UBND tỉnh Thanh Hóa
2.2.2.1 Chuẩn bị và dự thảo văn bản
Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, nhƣ tác giả đã trình bày hiện nay chƣa có quy định cụ thể nào về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, chính vì vậy, bƣớc chuẩn bị và dự thảo văn bản vẫn đƣợc thực hiện theo kiểu “văn bản thuộc lĩnh vực của phòng, ban, đơn vị nào phụ trách thì sẽ chuẩn bị và tiến hành dự thảo văn bản”.
Bước này gồm những công việc sau:
- Thực hiện kế hoạch, chƣơng trình công tác của UBND tỉnh hoặc xuất phát từ thực tế công việc, chuyên viên các phòng, ban, đơn vị căn cứ vào phân công nhiệm vụ mà trên thực tế là các văn bản đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng phân công, chuyên viên các phòng theo nhiệm vụ của mình để tham mƣu, ban hành văn bản nhƣ sau:
+ Nếu là hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận “Một cửa”, thông thƣờng là đã có sẵn dự thảo văn bản. Căn cứ vào nhiệm vụ đã đƣợc phân công, bộ phận “Một cửa” sẽ gửi hồ sơ kèm dự thảo cho chuyên viên nghiên cứu, kiểm tra nội dung dự thảo và các hồ sơ, tài liệu liên quan;
+ Nếu là văn bản, tài liệu của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận văn thƣ, sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển cho Chuyên viên các phòng tham mƣu xử lý theo nhiệm vụ đƣợc phân công;
+ Nếu thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác từ đầu năm, chuyên viên phải dự thảo văn bản dựa vào những tài liệu có liên quan để nghiên cứu, làm dự thảo văn bản chuyển cho các sở, ban, ngành tham mƣu;
- Sau khi nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn bản hoặc kiểm tra nội dung dự thảo văn bản (đối với hồ sơ của các sở, ban, ngành, đơn vị đã xây dựng dự thảo sẵn), chuyên viên sẽ trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét nội dung dự thảo, trƣờng hợp nếu đƣợc thông qua, Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản và ký vào phiếu trình gửi kèm, ghi rõ thống nhất nội dung dự thảo của chuyên viên tham mƣu và chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.
Nhƣ vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng Phòng, ban, đơn vị. Các chuyên viên thuộc các phòng, ban, đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo dự thảo văn bản hành chính theo đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, đơn vị đó.
2.2.2.2 Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Sau khi văn bản đƣợc Lãnh đạo Văn phòng hoặc Phó, Trƣởng ban xét duyệt về nội dung thông qua việc ký nháy vào dự thảo văn bản và ghi ý kiến thống nhất vào phiếu trình kèm theo dự thảo văn bản đó, văn bản sẽ đƣợc tập trung tại bộ phận văn thƣ:
- Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, sau khi kiểm tra dự thảo văn bản, nếu thống nhất, Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ ký trực tiếp vào dự thảo (nếu chƣa đồng ý với dự thảo, Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ sửa vào dự thảo) và chuyển xuống bộ phận văn thƣ:
+ Nếu văn bản đã đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt, sẽ chuyển trực tiếp cho bộ phận phát hành văn bản;
+ Nếu văn bản chƣa đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển lại cho chuyên viên tiếp tục sửa và trình ký lại khi dự thảo (lần 2) đã hoàn chỉnh, sau đó tiếp tục trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký.
- Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ bút phê vào dự thảo văn bản “đồng ý” và chuyển hồ sơ xuống bộ phận văn thƣ, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển những hồ sơ này cho chuyên viên các phòng, căn cứ vào bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký và chuyển xuống bộ phận phát hành văn bản tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
Nhƣ vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa theo tác giả cần một khâu nghiệp vụ quan trọng - đó là khâu kiểm tra của Phòng Hành chính - Tổ chức trƣớc khi trình ký. Điều này rất quan trọng bởi hai lý do:
- Nếu phát hiện văn bản không đúng thẩm quyền hoặc trong nội dung có vấn đề bất ổn hoặc sai lỗi chính tả, sai thể thức, Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ đề nghị chuyên viên điều chỉnh lại cho đúng quy định của pháp luật, sau đó chuyên viên tham mƣu mới trình ký;
- Nếu không có Phòng Hành chính - Tổ chức sửa lỗi trƣớc khi trình ký văn bản, việc sửa lỗi trong văn bản sau khi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký gây khó khăn cho bộ phận phát hành và không đúng nguyên tắc (tác giả xin nêu ở bƣớc 3).
2.2.2.3 Phát hành văn bản và nhân bản
Tiếp theo quy trình ở trên, tại UBND tỉnh Thanh Hóa, sau khi văn bản đã đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký, hồ sơ sẽ đƣợc chuyển cho bộ phận phát hành văn bản kiểm tra lỗi chính tả, thể thức theo đúng quy định. Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát văn bản, có hai trƣờng hợp xảy ra:
+ Thứ nhất, nếu lỗi nhiều, bộ phận phát hành văn bản sẽ đề nghị chuyên viên tham mƣu trình ký lại (thông thƣờng là các văn bản hành chính do Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh hoặc Phó Chánh Văn phòng ký);
+ Thứ hai, nếu chỉ là lỗi nhỏ hoặc sai thể thức, bộ phận phát hành văn bản sẽ phải “cắt dán” hoặc đề nghị chuyên viên thay trang nếu nhƣ lỗi sai không phải là trang mà Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký.
Đây là khâu quan trọng của quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Tại quy trình này, bộ phận phát hành văn bản đã phát hiện có nhiều lỗi trong văn bản cả thể thức và nội dung. Tuy nhiên, việc soát
và sửa lỗi sau khi văn bản đã đƣợc ký lại là quy trình chƣa thực sự “chuẩn” bởi vì văn bản sau khi đã ký rồi nếu sửa lại nội dung hoặc lỗi chính tả, lỗi thể thức theo quy định của pháp luật sẽ khó khăn cho cả chuyên viên tham mƣu và bộ phận phát hành văn bản.
Có thể nói, việc cắt dán nội dung hoặc thể thức để sửa lỗi trong văn bản là không đúng nguyên tắc khi văn bản đã đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, chính vì vậy theo tác giả quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa cần thay đổi cho phù hợp, tránh việc sửa lỗi sau khi văn bản đã đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký.
2.2.2.4 Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lưu văn bản
Sau khi văn bản hành chính đƣợc ban hành, nhân bản, văn bản sẽ đƣợc tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo, cụ thể:
- Đóng dấu, lấy số văn bản, nhập vào phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hoàn thiện thông tin về ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Phát hành theo địa chỉ chuyên viên tham mƣu yêu cầu trên văn bản. Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, để giảm giấy tờ hành chính và tăng cƣờng việc gửi, nhận văn bản qua hệ thống Thƣ điện tử của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành công văn yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố nhận các văn bản sau qua hệ thống Thƣ điện tử, bao gồm: công điện, giấy mời họp, công văn chứa đựng nội dung mời họp, báo cáo, thông báo, kế hoạch, chƣơng trình, hƣớng dẫn, quy chế, sao y, sao lục. Đồng thời, yêu cầu cán bộ văn thƣ các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố phải thƣờng xuyên truy cập vào hệ thống Thƣ điện tử để nhận văn bản, triển khai thực hiện; kể cả những văn bản khác cần giao cho các đơn vị xử lý, báo cáo kịp thời thì cũng đƣợc gửi trƣớc qua hệ thống Thƣ điện tử của tỉnh và sẽ đƣợc nhân viên văn thƣ gửi bản chính đóng dấu sau cho đơn vị để giảm kinh phí cho những văn bản đóng dấu hỏa tốc.
- Tiếp theo quy trình là chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh Thanh Hóa theo địa chỉ http://qppl.thanhhoa.gov.vn. Căn cứ vào nội dung các loại văn bản đã đƣợc phát hành trong ngày.
Tại Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa, Trƣởng phòng Hành chính - Tổ chức là ngƣời trực tiếp đọc nội dung từng văn bản, chọn những văn bản có nội dung thông tin để đăng tải, công khai lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh nhƣ: Công văn, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo, Quyết định quy phạm pháp luật, Quyết định cá biệt, Công điện, Chỉ thị, Giấy phép, Giấy chứng nhận đầu tƣ...
- Lƣu trữ.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi thấy đây là bƣớc ít sai sót nhất. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn một số văn bản gửi đi quên chƣa đóng dấu hoặc trùng số thứ tự của văn bản.