chung bao gồm bốn bƣớc. Các bƣớc này có điểm trùng với các bƣớc trong quy trình chung ban hành văn bản.
Tuy nhiên, tại UBND cấp tỉnh đối với một số loại văn bản, hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành gửi tại bộ phận một cửa có gửi kèm dự thảo văn bản đóng dấu treo của các sở, ban, ngành trong hồ sơ đã thẩm định, sau khi thẩm định xong, các đơn vị sẽ chuyển bản dự thảo qua mail cho chuyên viên nhận hồ sơ. Chính vì vậy, đối với một số loại văn bản, hồ sơ tại UBND tỉnh, chuyên viên tham mƣu các phòng chuyên môn đã có sẵn dự thảo, chuyên viên có nhiệm vụ kiểm tra nội dung của bản dự thảo đó, nếu nội dung và hình thức đã đúng theo các quy định pháp luật hiện hành của pháp luật, chuyên viên sẽ tiếp tục thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình ban hành văn bản hành chính. Nhƣ vậy, trong một số trƣờng hợp, tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản
1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành vănbản hành chính tại UBND cấp tỉnh bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung, là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, phƣơng tiện điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nƣớc. Có thể nói, văn bản là tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản lý”, là thƣớc đo trình độ quản lý của giai đoạn phát triển lịch sử. Nhận thức rõ điều này, nhiều năm qua công tác soạn thảo văn bản đã đƣợc quan tâm đúng mức và trở thành một môn không thể thiếu trong mọi loại hình học tập.
Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đƣa ra các chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn các mối quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng và các mối quan hệ khác. Theo đó, hàng loạt các công việc dài hạn, ngắn hạn cần phải đƣa ra các kế hoạch, phƣơng án và những công việc trƣớc mắt đều phải thể hiện trên công cụ không thể thiếu đó là công tác văn bản. Vai trò của văn bản trong quản lý nhà nƣớc chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, nếu nhƣ chúng ta không tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản thì văn bản đƣợc ban hành liệu có đảm bảo nội dung, hình thức nhƣ chúng ta mong muốn?
Nhƣ chúng ta biết, trên thực tế nếu tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị đạt đƣợc chất lƣợng ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính đƣợc ban hành sẽ không sai sót về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày, tạo hiệu lực, hiệu quả cao trong công tác quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh. Hơn nữa, nếu tuân thủ quy trình thống nhất, văn bản hành chính ban hành đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhất là trong những năm qua với sự phát triển mạnh mẽ tại một số địa phƣơng, văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản hành chính đƣợc ban hành có chất lƣợng, có giá trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng. Để đảm bảo văn bản hành chính ban hành có hiệu lực, hiệu quả thì UBND cấp tỉnh cần quan tâm tới quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc, xây dựng quy trình chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các quy trình.
Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đƣa ra một quy trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ
đạt đƣợc hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh, góp phần cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính đƣợc nâng lên rõ rệt, thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ lớn, đem lại sự hài lòng cho ngƣời dân và doanh nghiệp.