nhân dân tỉnh Thanh Hóa
Ở trên tác giả đã nêu, trong Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh chƣa nêu quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
hành chính. Chính vì vậy, việc xây dựng Quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính là hết sức cần thiết đối với hoạt động quản lý tại các cơ quan hành chính mà nhất là UBND cấp tỉnh. Thực tế hoạt động quản lý của cơ quan UBND cấp tỉnh cho thấy, số lƣợng văn bản đến nhận đƣợc là:
- Năm 2012 tiếp nhận 25.971 văn bản đến; - Năm 2013 tiếp nhận 30.274 văn bản đến; - Năm 2014 tiếp nhận 33.811 văn bản đến; - Năm 2015 tiếp nhận 35. 545 văn bản đến;
- 06 tháng năm 2016 tiếp nhận 18.258 văn bản đến. Ƣớc cả năm 2016 tiếp nhận khoảng 37.000 văn bản đến.
Nhƣ vậy, với số lƣợng văn bản đến đƣợc tiếp nhận từ năm 2012 tới nay cho thấy số lƣợng ngày càng tăng lên rõ rệt; đồng thời với văn bản đến là số lƣợng văn bản hành chính phát hành đi cũng ngày càng tăng (tác giả đã nêu tại Chƣơng 2). Chính vì vậy, việc xây dựng quy trình chuyên biệt điều chỉnh hoạt động này là điều cần thiết do số lƣợng văn bản hành chính phát hành tại UBND tỉnh có số lƣợng quá lớn.
Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, Văn phòng UBND tỉnh cũng đã tham mƣu ban hành quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh. Tuy nhiên, trong quy định chƣa nêu rõ quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, qua nghiên cứu tại quy định này quy trình đƣợc xây dựng trên thực tế còn nhiều bất hợp lý nhƣ: thông thƣờng văn bản hành chính đƣợc kiểm tra thể thức và nội dung trƣớc khi trình ký nhƣng tại quy định này, việc kiểm tra thể thức và nội dung lại đƣợc kiểm tra sau khi trình ký, nhƣ vậy, nếu nhƣ có sai sót gì về thể thức và nội dung, chuyên viên sẽ phải mất thời gian làm thêm bƣớc nữa đó là trình ký lại. Việc này sẽ gây ra tâm lý đối với các chuyên viên tham mƣu do phải trình ký lại, đồng thời sẽ gây mất thời gian nếu nhƣ Lãnh đạo phụ trách đi vắng...điều này sẽ làm ảnh hƣởng tới thủ tục hành chính nếu văn bản đó đang cần phát hành gấp để xử lý kịp thời công việc. Trên thực tế, đã có nhiều trƣờng hợp phải xin ý kiến ghép chữ ký do Lãnh đạo đi vắng, điều này làm ảnh hƣởng tới chất lƣợng ban hành văn bản, hơn nữa không đúng nguyên tắc do phải ghép chữ ký lãnh đạo.
Từ thực tế trên, dựa trên cơ sở nghiên cứu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thƣ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thƣ và nghiên cứu thực tế, đặc thù của UBND cấp tỉnh. Tác giả xin đƣa ra quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau:
Bước 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản
- Thực hiện kế hoạch, chƣơng trình công tác của UBND tỉnh hoặc xuất phát từ thực tế công việc, chuyên viên các phòng, ban, đơn vị căn cứ vào phân công nhiệm vụ mà trên thực tế là các văn bản đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng phân công, chuyên viên các phòng theo nhiệm vụ của mình để tham mƣu, ban hành văn bản nhƣ sau:
+ Nếu là hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận “Một cửa”, thông thƣờng là đã có sẵn dự thảo văn bản. Căn cứ vào nhiệm vụ đã đƣợc phân công, bộ phận “Một cửa” sẽ gửi hồ sơ kèm dự thảo cho chuyên viên nghiên cứu, thẩm định dự thảo và các hồ sơ, tài liệu liên quan;
+ Nếu là văn bản, tài liệu của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận văn thƣ, sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển cho Chuyên viên các phòng tham mƣu xử lý theo nhiệm vụ đƣợc phân công;
+ Nếu thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác từ đầu năm, chuyên viên phải dự thảo văn bản dựa vào những tài liệu có liên quan để nghiên cứu, làm dự thảo văn bản chuyển cho các sở, ban, ngành tham mƣu;
- Sau khi nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn bản hoặc thẩm định dự thảo văn bản (đối với hồ sơ của các sở, ban, ngành, đơn vị đã xây dựng dự thảo sẵn), chuyên viên sẽ trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét nội dung dự thảo, trƣờng hợp nếu đƣợc thông qua, Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký nháy vào
văn bản và ký vào phiếu trình gửi kèm, ghi rõ thống nhất nội dung dự thảo của chuyên viên tham mƣu và chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.
Nhƣ vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng Phòng, ban, đơn vị. Các chuyên viên thuộc các phòng, ban, đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo dự thảo văn bản hành chính theo đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, đơn vị đó.
Bước 2: Kiểm tra dự thảo văn bản trước khi trình ký
Nhƣ vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa theo tác giả cần một khâu nghiệp vụ quan trọng - đó là khâu kiểm tra dự thảo văn bản của chuyên viên tham mƣu trƣớc khi trình ký. Trình tự bƣớc kiểm tra dự thảo văn bản nhƣ sau:
- Sau khi chuyên viên các phòng, ban dự thảo văn bản xong, tập hợp hồ sơ trình giải quyết công việc, các giấy tờ liên quan đến hồ sơ, chuyển xuống bộ phận kiểm tra dự thảo, sau khi đã đƣợc kiểm tra, nếu không sai sót, bộ phận kiểm tra sẽ trình hồ sơ theo quy trình của UBND tỉnh;
- Nếu phát hiện ra lỗi trong văn bản dự thảo của chuyên viên, bộ phận kiểm tra văn bản dự thảo sẽ chuyển lại phòng, ban để sửa, khi đã hoàn thiện lại dự thảo, chuyên viên sẽ tiếp tục thực hiện theo quy trình tại UBND tỉnh.
Bước 3: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Sau khi văn bản đƣợc Lãnh đạo Văn phòng hoặc Phó, Trƣởng ban xét duyệt về nội dung thông qua việc ký nháy vào dự thảo văn bản và ghi ý kiến thống nhất vào phiếu trình kèm theo dự thảo văn bản đó, văn bản sẽ đƣợc tập trung tại bộ phận văn thƣ:
- Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, sau khi kiểm tra dự thảo văn bản, nếu thống nhất, Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ ký trực tiếp vào dự thảo (nếu chƣa đồng ý với dự thảo, Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ sửa vào dự thảo) và chuyển xuống bộ phận văn thƣ:
+ Nếu văn bản đã đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt, sẽ chuyển trực tiếp cho bộ phận phát hành văn bản;
+ Nếu văn bản chƣa đƣợc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký duyệt, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển lại cho chuyên viên tiếp tục sửa và trình ký lại khi dự thảo (lần 2) đã hoàn chỉnh, sau đó tiếp tục trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký.
- Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh sẽ bút phê vào dự thảo văn bản “đồng ý” và chuyển hồ sơ xuống bộ phận văn thƣ, bộ phận văn thƣ sẽ chuyển những hồ sơ này cho chuyên viên các phòng, căn cứ vào bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký và chuyển xuống bộ phận phát hành văn bản tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
Bước 4: Phát hành văn bản và nhân bản
Nếu nhƣ quy trình trƣớc đây tại UBND tỉnh Thanh Hóa, đây là bƣớc bộ phận phát hành văn bản phải kiểm tra lỗi chính tả, thể thức theo đúng quy định, nếu văn bản có sai thể thức, lỗi chính tả hoặc sai sót về nội dung thì chuyên viên tham mƣu phải trình ký lại hoặc nếu là văn bản của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, chuyên viên sẽ đề nghị bộ phận phát hành văn bản cắt dán để sửa lỗi. Chính vì đã có khâu kiểm tra trƣớc khi trình ký ở trên nên bộ phận phát hành văn bản sẽ phát hành và gửi cho bộ phận phototocopy để nhân bản.
Bước 5: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lưu văn bản
Sau khi văn bản hành chính đƣợc ban hành, nhân bản, văn bản sẽ đƣợc tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo, cụ thể:
- Đóng dấu, lấy số văn bản, nhập vào phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hoàn thiện thông tin về ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Phát hành theo địa chỉ chuyên viên tham mƣu yêu cầu trên văn bản. - Tiếp theo quy trình là chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh Thanh Hóa theo địa chỉ http://qppl.thanhhoa.gov.vn
- Lƣu trữ.
Nhƣ vậy, theo quy trình mà tác giả đã nêu ở trên thì bộ phận kiểm tra dự thảo văn bản sẽ kiểm tra trƣớc khi chuyên viên tham mƣu trình ký văn bản. Nếu đã đầy đủ, đúng thể thức theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và không có sai sót gì về nội dung thì chuyên viên tham mƣu sẽ tiếp tục thực hiện quy trình.
Tác giả xin đƣợc sắp xếp lại quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa nhƣ sau (xem bảng trình bày phía dƣới):
Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính ( không cần lấy ý kiến dự thảo văn bản)
Bƣớc thực hiện Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5
Nội dung công việc
Chuẩn bị và dự thảo văn bản
Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo
Kiểm tra tại
Phòng Hành chính - Tổ chức
Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Phát hành văn bản và nhân bản
Chọn văn bản đăng lên trang QPPL của tỉnh, gửi và lƣu văn bản
Ngƣời thực hiện Chuyên viên soạn thảo Chuyên viên pháp chế (bộ phận phát hành văn bản) Trƣởng phòng Hành chính - Tổ chức Bộ phận văn thƣ trình hồ sơ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Văn phòng ký Bộ phận phát hành văn bản và bộ phận photocopy Trƣởng phòng HC- TC và nhân viên văn
thƣ
Quan hệ chuyển, trình dự thảo
Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính cần thêm bƣớc xin ý kiến của các đồng chí Ủy viên UBND tỉnh, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán sự, xin ý kiến các đồng chí trong Thƣờng vụ Tỉnh ủy..v..v. Các vấn đề cần xin ý kiến nhƣ: bổ nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc các sở, ban, ngành, các Trƣờng Đại học, cao đẳng; bổ nhiệm lại Giám đốc, Phó Giám đốc các sở, ban, ngành, các Trƣờng Đại học, cao đẳng; xin ý kiến tặng thƣởng Huân chƣơng, Huy chƣơng; xin ý kiến dự thảo Quy chế, Quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị...v..v. Có thể hiểu quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau (xem bảng trình bày phía dƣới):
Bƣớc thực hiện Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5 Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính
( cần lấy ý kiến cho dự thảo văn bản)
Nội dung công việc Ngƣời
thực hiện Chuyên viên
Chuẩn bị và dự thảo văn bản
soạn thảo Lãnh đạo VP, Trƣởng ban, Phó
Lãnh đạo VP, Trƣởng ban, Phó
Trƣởng ban kiểm tra
Trƣởng ban kiểm tra nội dung
dự thảo nội dung dự thảo
Các đồng chí thành
Lấy ý kiến dự thảo văn bản viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh,
Thƣờng vụ Tỉnh ủy Chuyên viên pháp chế
Kiểm tra thể thức và nội dung ( bộ phận phát hành
văn bản dự thảo
văn bản) Trƣởng phòng
Kiểm tra tại Hành chính -
Phòng Hành chính - Tổ chức Tổ chức Bộ phận
Trình duyệt dự thảo, ký nháy văn thƣ trình hồ sơ
và ký ban hành cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Văn phòng ký Bộ phận phát hành Phát hành văn bản văn bản và bộ phận và nhân bản photocopy Trƣởng phòng
Chọn văn bản đăng lên trang QPPL
Quan hệ chuyển, trình dự thảo
Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn bản (trong trƣờng hợp cần xin ý kiến dự thảo các đồng chí Thành viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh và Thƣờng vụ Tỉnh ủy...)