hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa
Có thể nói, trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại cho con ngƣời nhiều tiện ích trong công việc. Trong hoạt động quản lý cũng vậy, công nghệ thông tin giúp cho các nhà quản lý thay đổi cách giao tiếp với đối tƣợng quản lý cũng nhƣ các tổ chức, cá nhân bên ngoài, thậm chí là các tổ chức, cá nhân ở các nƣớc trên toàn thế giới.
Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, nhƣ tác giả đã nêu ở trên với số lƣợng văn bản đến và văn bản đi ngày càng tăng lên, ƣớc năm 2016 khoảng 37.000 văn bản đến, văn bản đi ƣớc tính năm 2016 khoảng 25.000 văn bản đƣợc phát hành, đây là một số lƣợng văn bản vô cùng lớn. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản là cực kỳ cần thiết. Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đƣợc Lãnh đạo UBND tỉnh quan tâm và ứng dụng quản lý từ năm 2004. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa những năm đầu chỉ dừng lại ở việc nhập văn bản đi, đến, quản lý văn bản đi, đến. Vài năm trở lại đây, do nhu cầu cần thiết trong công tác quản lý nên ngày 26 tháng 9 năm 2013, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa đã chỉ đạo ứng dụng phần mềm theo dõi thực hiện nhiệm vụ của các sở, ban, ngành và các huyện, thị xã, thành phố. Tại các cuộc họp thƣờng kỳ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức theo dõi, thống kê báo cáo việc chấp hành nhiệm vụ UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các sở, ban, ngành và các huyện, thị xã, thành phố có đƣợc thực hiện nghiêm túc hay không và kết quả thực hiện tại báo cáo thống kê đƣợc xuất ra từ phần mềm. Việc làm này đã góp phần tạo chuyển biến đáng kể trong việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các đơn vị.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo, ban hành và quy trình thì theo tác giả đánh giá là chƣa đƣợc phát huy hiệu quả. Chính vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin có thể áp dụng nhƣ sau:
- Mẫu hóa các văn bản và đƣa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội bộ, hƣớng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thống nhất trong toàn cơ quan UBND tỉnh.
- Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang đƣợc áp dụng tại UBND tỉnh Thanh Hóa có thể chuyển dự thảo văn bản cho Lãnh đạo UBND tỉnh xem, duyệt dự thảo, sau đó chuyển lại chuyên viên hoàn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo có thể sửa trực tiếp trên dự thảo), sau đó chuyển lại chuyên viên các phòng hoàn thiện lại, tiếp tục các bƣớc trình ký theo quy định.
Nhƣ vậy, nếu nhƣ mẫu hóa đƣợc các văn bản trên phần mềm và hoàn thiện lại quy trình, áp dụng vào phần mềm quản lý văn bản thì quy trình sẽ đƣợc rút ngắn, văn bản đƣợc mẫu hóa trên phần mềm giúp chuyên viên các phòng, ban soạn thảo dễ dàng, nhanh chóng, tránh sai sót thể thức, đem lại hiệu quả cao trong công việc.