Đối với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng và ban hành đƣợc thể chế hóa trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (2004) cùng các Nghị định quy định chi tiết thi hành các Luật kể trên.
Hiện nay, chúng ta vẫn chƣa có văn bản nào quy định về trình tự, thủ tục ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại hoặc nhóm loại văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình chung cho tất cả các loại văn bản. Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và các quy định đƣợc sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong đó có các quy định về quy trình ban hành các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật) trong đó có văn bản hành chính nhƣ sau:
“Điều 6. Soạn thảo văn bản
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản;
Trong trƣờng hợp cần thiết, đề xuất với ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do ngƣời có thẩm quyền ký văn bản duyệt. - Trƣờng hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã đƣợc duyệt phải trình ngƣời duyệt xem xét, quyết định.
Điều 8. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trƣờng hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì ngƣời đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc ngƣời duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lƣợng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành
- Thủ trƣởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc pháp luật.
- Chánh Văn phòng; Trƣởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; ngƣời đƣợc giao trách nhiệm giúp ngƣời đứng đầu cơ
quan tổ chức quản lý công tác văn thƣ ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc pháp luật.
Điều 10. Ký văn bản
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trƣởng, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của ngƣời đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc pháp luật.
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải đƣợc thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản đƣợc quy định nhƣ sau:
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của ngƣời đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác đƣợc thay mặt tập thể, ký thay ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của ngƣời đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.
- Trong trƣờng hợp đặc biệt, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho ngƣời đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải đƣợc quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Ngƣời đƣợc uỷ quyền không đƣợc uỷ quyền lại cho ngƣời khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
- Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành chính hoặc Trƣởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải đƣợc quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức.
- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.”
Trên cơ sở các quy trình chung ban hành văn bản hành chính đƣợc quy định ở trên. UBND tỉnh có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính.
Thông qua các bƣớc trong quy trình ban hành văn bản hành chính đƣợc nêu tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các quy định đƣợc sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trên đây, chúng tôi nhận thấy còn có điểm chƣa thực sự phù hợp với điều kiện thực tiễn thực hiện tại các cơ quan hiện nay. Cụ thể, tại điều 8 của Nghị định có quy định về bước nghiệp vụ “đánh máy và nhân văn bản”, đây là các tác nghiệp đơn giản nhưng lại được quy định riêng thành một bước nghiệp vụ sau khi văn bản đã hoàn thành khâu “chỉnh sửa, bổ sung và duyệt bản thảo”. Trong điều kiện thực tiễn hiện nay, thông thƣờng thì chuyên viên nào đƣợc phân công nhiệm vụ xây dựng bản thảo và chỉnh sửa bản thảo văn bản thì sẽ là ngƣời thực hiện việc đánh máy văn bản. Nghĩa là việc xây dựng bản thảo và chỉnh sửa bản thảo đã thực hiện bằng đánh máy chứ không phải thực hiện bằng thao tác viết thủ công như trước đây. Chính vì vậy, theo chúng tôi việc quy định riêng cho việc đánh máy và nhân bản văn bản thành một khâu nghiệp vụ là chưa thực sự hợp lý với điều kiện thực hiện quy trình hiện tại trong các cơ quan.
Từ những phân tích trên đây, chúng tôi xin đƣa ra quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản
Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản.