Mẫu hóa văn bản là sự trình bày văn bản theo thể thức (tiêu chuẩn) đã đƣợc các cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để các cơ quan tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản. Nói cách khác, mẫu hóa văn bản là sự cụ thể hóa thể thức văn bản hoặc các tiêu chuẩn trình bày văn bản đã đƣợc quy định. Mẫu hóa văn bản chính là biện pháp thiết thực nhằm thực hiện mục đích của việc quy định thể thức văn bản và tiêu chuẩn hóa văn bản.
Từ tháng 12 năm 2015, trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã mẫu hóa đƣợc một số mẫu văn bản nhƣ: Báo cáo, Thông báo, Công điện (còn lại là mẫu Tờ trình của Văn phòng, Quyết định của Văn phòng, Công văn Văn phòng), các văn bản này không thuộc đối tƣợng của Luận văn này do chỉ thẩm quyền Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng ký và có hiệu lực trong Văn phòng UBND tỉnh.
Xem trang ở phía dƣới thì đây là mẫu văn bản do bộ phận quản trị mạng lập, chƣa chính thức và không gửi cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban biết, chƣa có hƣớng dẫn thực hiện, trong 03 mẫu văn bản đó có những văn bản trình bày chƣa đẹp, phông chữ sai, chƣa đầy đủ...
Chính vì vậy, việc mẫu hóa các văn bản hành chính nhƣ: Công văn; Quyết định cá biệt; Tờ trình; Báo cáo; Thông báo; Biên bản; Chỉ thị; Giấy mời họp; Đề án; Kế hoạch; Chƣơng trình; Phiếu chuyển; Giấy đi đƣờng; Phiếu gửi; Thƣ công; Giấy nghỉ phép; Giấy chứng nhận; Bản ghi nhớ; Hƣớng dẫn...là rất cần thiết.
Từ thực tế trên, việc mẫu hóa các văn bản hành chính nhƣ tác giả đã nói ở trên là vô cùng quan trọng. Đồng thời với việc mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa thì việc đƣa lên phần mềm, đƣa vào danh mục phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giới thiệu, tổ chức buổi tập huấn để toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại UBND tỉnh hiểu rõ, sử dụng một cách thuận lợi, thống nhất.
Trên cơ sở quy trình đã xây dựng lại ở trên, hệ thống hóa toàn bộ quy trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành chính đƣa vào cơ sở dữ liệu dùng chung, đƣa lên mạng nội bộ của UBND tỉnh Thanh Hóa để tất cả cán bộ, công chức, viên chức sử dụng. Có thể nói, giải pháp này vừa giảm thời gian soạn thảo văn bản của chuyên viên vừa đảm bảo tính thống nhất và quy chuẩn về thể thức văn bản.
Tiểu kết chƣơng 3
Trên cơ sở phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính và nguyên nhân của những hạn chế của công tác này ở Chƣơng 2, tác giả đã đƣa ra những định hƣớng và cơ sở thực tiễn quan trọng để xây dựng giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
Chƣơng 3 tác giả đã mạnh dạn đề xuất 6 nhóm giải pháp cơ bản nhƣ: xây dựng lại Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa; xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính; tăng cƣờng giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa; ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình ban hành văn bản hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa; tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính; căn cứ vào các quy định mẫu văn bản tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ để mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Theo tác giả thì giải pháp quan trọng nhất vẫn là xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa (lý do đã đƣợc trình bày tại Chƣơng 2 của Luận văn này). Những bất hợp lý trong quy trình chính là nguyên nhân phần lớn của những hạn chế, tồn tại trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
KẾT LUẬN
Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phƣơng diện, chất lƣợng hoạt động quản lý nhà nƣớc lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản. Phƣơng thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay không phù hợp đƣợc thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản. Chính vì thế, công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đang đòi hỏi những ngƣời làm công tác này phải có trình độ chuyên môn và nắm vững các quy định pháp luật của nhà nƣớc.
Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng Cộng sản Việt Nam đã xác định nhiệm vụ xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa dƣới sự lãnh đạo của Đảng là một trong những nhiệm vụ có tính chiến lƣợc trong quá trình thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội 2011-2020. Chính vì vậy, việc ban hành pháp luật và thực hiện các văn bản pháp luật cũng ngày càng đƣợc quan tâm. Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, việc ban hành văn bản cũng đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật đồng thời chấp hành đúng nội quy, quy chế hoạt động nhằm tạo ra ý thức pháp luật cho từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; đồng thời tạo đƣợc hình ảnh tốt đẹp cho nhân dân và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.
Thanh Hóa là tỉnh có diện tích lớn thứ 5 trong cả nƣớc, có số dân đông thứ ba trong cả nƣớc (sau thành phố Hồ Chí Minh và thủ đô Hà Nội), theo niên giám thống kê có 3.496.600 ngƣời. Thanh Hóa là tỉnh có nhiều đơn vị hành chính nhất cả nƣớc với 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng, có 579 xã, 30 phƣờng, 28 thị trấn và 6.031 thôn, xóm, bản làng; trong đó có 184 xã miền núi và 12 thị trấn miền núi; có 06 huyện, thị xã thuộc vùng ven biển, 11 huyện thuộc vùng núi và 10 huyện, thị xã, thành phố thuộc vùng đồng bằng. Đặc điểm hành chính thể hiện tiềm năng to lớn về mặt xã hội của tỉnh, song cũng không ít khó khăn, phức tạp cho việc quản lý kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh. Chính vì vậy, để đạt đƣợc mục tiêu chung, tỉnh Thanh Hóa
trong những năm gần đây đƣa ra nhiều giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cụ thể là đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng của cá nhân, doanh nghiệp, nhà đầu tƣ đối việc giải quyết thủ tục hành chính đạt trên 90%. Để đạt đƣợc mục tiêu này, đòi hỏi công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa phải đƣợc tuân thủ theo đúng quy trình, phải đƣợc thực hiện tốt hơn để phát huy hết hiệu quả trong hoạt động quản lý.
Có thể nói, trong những năm qua với sự nỗ lực của Lãnh đạo cơ quan UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh cùng toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan nên công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đã có nhiều tiến bộ, đóng góp không nhỏ trong công tác quản lý nhà nƣớc tại tỉnh, thu hút đƣợc nhiều doanh nghiệp, nhà đầu tƣ và tạo điều kiện tối đa cho môi trƣờng đầu tƣ kinh doanh. Song bên cạnh những kết quả đó, vẫn còn không ít tồn tại cần giải quyết và hoàn thiện trong thời gian tới. Với hạn chế về mặt thời gian và những hạn chế chủ quan của tác giả, những kết quả khảo sát của tác giả có thể chƣa phản ánh một cách khách quan về thực trạng công tác ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Ở mức độ nhất định, chúng ta có thể coi đây là những tƣ liệu có ích để xem xét và đƣa ra những giải pháp hoàn thiện hơn nữa quy trình ban hành văn bản hành chính nói riêng và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính nói chung tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”, với những hạn chế chủ quan và khách quan, chắc chắn Luận văn này sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả kýnh mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, các nhà khoa học cũng nhƣ các bạn học viên để Luận văn đƣợc hoàn thiện và có giá trị cao trong thực tế.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
A. Các văn bản pháp luật
1. Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
4. Chính phủ (2009), Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2009 về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
5. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư.
6. Chính phủ (2010), Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2010 về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
7. Chính phủ (2011), Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
2011-2020.
8. Quốc hội Việt Nam Khóa 11(2003), Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
9. Quốc hội Việt Nam Khóa 11(2004), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004.
10. Quốc hội Việt Nam Khóa 12(2008), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008.
11. Quốc hội Việt Nam Khóa 13(2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015.
12. Thủ tƣớng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 về phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010.
13. Thủ tƣớng Chính phủ (2007), Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 về phê duyệt Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010.
B. Các tài liệu, công trình khoa học
14. Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
15. Học viện Hành chính Quốc gia (2008), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Khoa học -Kỹ thuật, Hà Nội.
16. PTS. Lƣu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội.
17. TS. Lƣu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước (xuất bản lần hai, có sửa chữa và bổ sung), Nxb Thống kê, Hà Nội.
18. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (tái bản lần thứ tư), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
19. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2010) Soạn thảo và xử lí văn bản trong hoạt động của chính quyền cấp xã, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
20. Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam (1998) Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa-Thông tin, Hà Nội.
21. Viện Nghiên cứu hành chính (2002), Thuật ngữ hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
22. Nguyễn Thanh Bình (2006), Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội.
23. Vũ Thị Yến (2006), Một số giải pháp tiêu chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lý nhà nước, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội.
24. Nguyễn Công Hiền (2013), Hoàn thiện qui trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Luận vănThạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
25. Nguyễn Quốc Hoàn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm thành phố Hà Nội,
Luận văn Thạc sỹ quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. 26. Đặng Anh Minh (2013), Qui trình ban hành văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng sư phạm Trung ương Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
27. Hà Quang Thanh (2008), Hoàn thiện quy trình ban hành và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương cấp tỉnh, Luận án Tiến sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội.
PHỤ LỤC
CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND TỈNH THANH HÓA ĐƢỢC TÁC GIẢ LỰA CHỌN LÀM VÍ DỤ MINH