Quy trình tuyển dụng công chức cấp xã luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, theo trình tự nhất định. Quy trình tuyển dụng công chức cấp xã đƣợc xác định có 05 bƣớc chính nhƣ sau:
Bước 1. Lập kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã
Kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã đƣợc lập trên cơ sở nhu cầu tuyển dụng công chức cấp xã của từng đơn vị hành chính cấp xã. Đây là khâu đầu tiên, có vai trò hết sức quan trọng trong công tác tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã phải chi tiết, đảm bảo yêu cầu về tiêu chuẩn đối với từng chức danh, vị trí việc làm, số lƣợng, chất lƣợng cần tuyển.
Tùy theo điều kiện thực tiễn ở địa phƣơng, UBND cấp tỉnh sẽ ban hành quy định cụ thể việc lập, kế hoạch, phê duyệt kế hoạch về tuyển dụng công chức cấp xã cho phù hợp với quy định phân cấp quản lý của địa phƣơng mình. Kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã thông thƣờng đƣợc thể hiện đầy đủ các nội dung sau: Mục đích, yêu cầu của tuyển dụng công chức cấp xã; chỉ tiêu tuyển dụng đối với từng chức danh; điều kiện, tiêu chuẩn dự tuyển; hình thức, nội dung
tuyển dụng; thời gian tổ chức tuyển dụng; thành phần hồ sơ và thời gian nhận hồ sơ dự tuyển; lệ phí dự tuyển; phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã sau khi đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt phải đƣợc thông báo công khai để đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan trong tuyển dụng công chức cấp xã. Để Nhân dân và các tổ chức xã hội biết và tham gia giám sát công tác tuyển dụng.
Việc lập kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã có vai trò hết sức quan trọng, là cơ sở để các tổ chức, cá nhân liên quan tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng một cách thống nhất, khoa học, hiệu quả, đúng quy định. Vì vậy, việc thẩm định và phê duyệt kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã có thể đƣợc coi là khâu quan trọng nhất trong việc tuyển dụng công chức cấp xã.
Bước 2. Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ dự tuyển
Theo quy định, Ủy ban nhân dân cấp huyện (nơi tổ chức tuyển dụng) phải thông báo công khai việc tuyển dụng công chức cấp xã trên Đài Phát thanh - Truyền hình, trang thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp huyện và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã nơi tuyển dụng công chức về tiêu chuẩn, điều kiện, số lƣợng và chức danh công chức cần tuyển; hình thức, nội dung, thời gian thi tuyển, xét tuyển và phí dự tuyển.
Thời hạn nhận hồ sơ của ngƣời đăng ký dự tuyển ít nhất là 30 ngày , kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phƣơng tiện thông tin đại chúng. Chậm nhất 07 ngày trƣớc ngày tổ chức kỳ thi tuyển hoặc xét tuyển, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải lập danh sách những ngƣời đủ điều kiện dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ dự tuyển thực chất là khâu công khai thông tin tuyển dụng, thu hút ứng viên có đủ điều kiện, tiêu chuẩn tham gia dự tuyển. Khi đã thu hút đƣợc ứng viên dự tuyển, giai đoạn tiếp nhận hồ sơ dự tuyển là giai đoạn quan trọng, việc tiếp nhận hồ sơ dự tuyển phải đảm bảo khách quan, minh bạch. Ngƣời có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ dự tuyển của ứng viên
phải đối chiếu giữ thành phần hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển trong thông báo tuyển dụng với thành phần hồ sơ thực tế ứng viên nộp. Hồ sơ đủ điều kiện thì tiếp nhận, trƣờng hợp hồ sơ chƣa đầy đủ thì phải có trách nhiệm hƣớng dẫn để ứng viên hoàn thiện và nộp lại, đảm bảo thời hạn đã thông báo.
Bước 3. Tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, xét tuyển đặc cách
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Sau khi hết thời hạn nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển, chậm nhất 10 ngày trƣớc ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc thành lập Hội đồng thi tuyển hoặc Hội đồng xét tuyển công chức cấp xã theo đề nghị của Trƣởng phòng Nội vụ khi có số ngƣời đăng ký dự tuyển trong một kỳ tuyển dụng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện có từ 20 ngƣời trở lên.
Trƣờng hợp không đủ điều kiện để thành lập Hội đồng tuyển dụng công chức cấp xã thì Phòng Nội vụ tham mƣu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp thành lập các ban giúp việc để thực hiện việc tuyển dụng công chức cấp xã sau khi có ý kiến thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản.
- Tổ chức thẩm định hồ sơ dự tuyển: Hội đồng tuyển dụng công chức cấp xã có trách nhiệm thẩm định hồ sơ dự tuyển để xác định những ngƣời đủ điều kiện dự tuyển, những ngƣời không đủ điều kiện dự tuyển. Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện về kết quả thẩm định và đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện lập danh sách thông báo đến ngƣời dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện và trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có chỉ tiêu tuyển dụng công chức cấp xã những ngƣời đủ điều kiện dự tuyển, không đủ điều kiện dự tuyển (nêu rõ lý do không đủ điều kiện dự tuyển).
- Thành lập các bộ phận giúp việc của Hội đồng tuyển dụng gồm: Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi (trong trƣờng hợp tổ chức thi tuyển); Ban kiểm tra sát hạch (trong trƣờng hợp tổ chức xét tuyển) và Ban phúc khảo (nếu có) theo đúng quy định. Các bộ phận giúp việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định hiện hành.
- Tổ chức biên soạn tài liệu ôn thi, xét tuyển; tổ chức hƣớng dẫn ôn thi, xét tuyển cho các thí sinh đủ điều kiện dự tuyển, thu lệ phí dự tuyển của các thí sinh đủ điều kiện dự tuyển.
- Tổ chức kỳ thi tuyển hoặc xét tuyển, bao gồm các hoạt động: Gửi thông báo triệu tập đến ngƣời dự thi hoặc xét tuyển, thông báo cụ thể thời gian, địa điểm tổ chức thi hoặc xét tuyển cho các thí sinh có đủ điều kiện dự tuyển; niêm yết danh sách thí sịnh dự tuyển theo số báo danh và theo phòng, sơ đồ vị trí các phòng, nội quy thi hoặc xét tuyển, hình thức, thời gian thi hoặc xét tuyển; chuẩn bị các mẫu biểu liên quan đến tổ chức thi hoặc xét tuyển nhƣ: Danh sách thí sinh để gọi vào phòng thi hoặc phỏng vấn; danh sách để thí sinh ký nộp bài thi hoặc ký nhận phỏng vấn; mẫu biên bản giao nhận đề thi hoặc đề phỏng vấn, mẫu biên bản mở đề, mẫu biên bản xử lý vi phạm nội quy; mẫu biên bản giao bài thi hoặc bàn giao kết quả phỏng vấn và mẫu biên bản tạm giữ các giấy tờ, vật dụng của thí sinh vi phạm quy chế; tổ chức việc xây dựng đề thi hoặc đề phỏng vấn, quyết định lựa chọn đề, tổ chức sao in đề; khai mạc kỳ thi tuyển hoặc xét tuyển; tổ chức thi các môn thi hoặc phỏng vấn; bàn giao bài thi và các tài liệu khác cho Hội đồng tuyển dụng.
- Tổ chức đánh phách, dọc phách, chấm thi theo quy định.
- Xét tuyển đặc cách:
Việc tổ chức xét tuyển đặc cách công chức cấp xã đƣợc thực hiện khi có đủ các điều kiện, tiêu chuẩn quy định theo quy định tại Điều 15 Thông tƣ 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ.
Quy trình tiếp nhận công chức cấp xã không qua thi tuyển thực hiện theo Điều 16 Thông tƣ số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ.
Sau đó, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có văn bản báo cáo và đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến (thông qua Sở Nội vụ thẩm định) về việc tổ chức xét tuyển đặc cách đối với những trƣờng hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đề nghị xét tuyển đặc cách phù hợp với quy định.
Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định về điều kiện, tiêu chuẩn, quy trình, hồ sơ đối với những trƣờng hợp xét tuyển đặc cách, trình Ủy ban nhân dân tỉnh văn bản phê duyệt kết quả xét tuyển đặc cách.
Bước 4. Thông báo kết quả thi tuyển, xét tuyển, tổ chức phúc khảo (nếu có) và phê duyệt kết quả thi tuyển, xét tuyển công chức cấp xã
Thƣ ký Hội đồng tuyển dụng tổng hợp kết quả tuyển dụng sau khi hoàn thành công tác chấm thi. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đƣợc báo cáo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển của Hội đồng tuyển dụng công chức hoặc của Phòng Nội vụ cấp huyện (trƣờng hợp không thành lập Hội đồng tuyển dụng công chức), Ủy ban nhân dân cấp huyện phải gửi hồ sơ đề nghị thẩm định kết quả tuyển dụng công chức đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo công khai trên trang thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp huyện và niêm yết công khai kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển tại trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tuyển dụng; gửi thông báo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển bằng văn bản tới ngƣời dự tuyển theo địa chỉ mà ngƣời dự tuyển đã đăng ký.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết công khai kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển, ngƣời dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức chấm phúc khảo trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày hết thời hạn nhận đơn đề nghị phúc khảo. Đồng thời gửi văn bản đến Sở Nội vụ nếu có sự thay đổi về kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển.
Sau khi thông báo kết quả tuyển dụng và thực hiện phúc khảo bài thi (nếu có), Hội đồng tuyển dụng hoặc phòng Nội vụ cấp huyện (trƣờng hợp không thành lập Hội đồng tuyển dụng) báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện phê duyệt kết quả tuyển dụng công chức; đồng thời gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới ngƣời dự tuyển theo địa chỉ mà ngƣời dự tuyển đã đăng ký, nội dung thông báo phải ghi rõ thời gian ngƣời trúng tuyển đến nhận quyết định tuyển dụng.
Bước 5. Quyết định tuyển dụng công chức cấp xã và thực hiện chế độ tập sự; bố trí, sử dụng công chức cấp xã sau tuyển dụng
Căn cứ thông báo kết quả trúng tuyển, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ra quyết định tuyển dụng công chức cấp xã.
Trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, ngƣời đƣợc tuyển dụng vào công chức cấp xã phải đến cơ quan nhận việc, trừ trƣờng hợp quyết định tuyển dụng quy định thời hạn khác. Trƣờng hợp ngƣời đƣợc tuyển dụng vào công chức có lý do chính đáng mà không thể đến nhận việc thì phải làm đơn xin ra hạn trƣớc khi kết thúc thời hạn gửi Ủy ban nhân dân cấp huyện. Thời gian xin gia hạn không quá 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn nhận việc.
Trƣờng hợp ngƣời đƣợc tuyển dụng vào công chức không đến nhận việc sau thời hạn quy định thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyển dụng công chức cấp xã.
Công chức cấp xã đƣợc tuyển dụng phải thực hiện chế độ tập sự theo quy định. Thời gian tập sự của công chức cấp xã đƣợc quy định nhƣ sau: 12 tháng đối với công chức đƣợc xếp lƣơng ngạch chuyên viên và tƣơng đƣơng; 06 tháng đối với công chức đƣợc xếp lƣơng ngạch cán sự và tƣơng đƣơng; 03 tháng đối với công chức đƣợc xếp lƣơng ngạch nhân viên và tƣơng đƣơng. Trong thời gian tập sự đƣợc hƣởng 85% bậc lƣơng khởi điểm theo trình độ đào tạo chuyên môn đƣợc tuyển dụng. Trƣờng hợp có học vị thạc sỹ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng thì đƣợc hƣởng 85% lƣơng bậc 2 của ngạch chuyên viên và tƣơng đƣơng; công chức cấp xã ở vùng cao, biên giới, hải đảo, trong thời gian tập sự đƣợc hƣởng 100% bậc lƣơng khởi điểm theo trình độ đào tạo. Thời gian tập sự không đƣợc tính vào thời gian để xét nâng bậc lƣơng theo niên hạn.
Khi kết thức thời gian tập sự, công chức cấp xã đạt yêu cầu thì đƣợc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định công nhận hết thời gian tập sự và xếp lƣơng theo quy định. Trƣờng hợp ngƣời tập sự không đáp ứng đƣợc yêu cầu của chức danh công chức tập sự hoặc bị xử lý kỷ luật từ khiển trách trở lên
trong thời gian tập sự thì bị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyển dụng trƣớc đó.
1.3.6. Chính sách thu hút, ưu tiên trong tuyển dụng công chức cấp xã
- Đối tƣợng và điểm ƣu tiên trong thi tuyển hoặc xét tuyển công chức: + Anh hùng lực lƣợng vũ trang nhân dân, Anh hùng Lao động, thƣơng binh, bệnh binh, ngƣời hƣởng chính sách nhƣ thƣơng binh: Đƣợc cộng 30 điểm vào tổng số điểm thi tuyển hoặc xét tuyển;
+ Ngƣời dân tộc thiểu số, sĩ quan quân đội, sĩ quan công an, quân nhân chuyên nghiệp, ngƣời làm công tác cơ yếu chuyển ngành, con liệt sĩ, con thƣơng binh, con bệnh binh, con của ngƣời hƣởng chính sách nhƣ thƣơng binh, con của ngƣời hoạt động cách mạng trƣớc tổng khởi nghĩa (từ ngày 19 tháng 8 năm 1945 trở về trƣớc), con đẻ của ngƣời hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học, con Anh hùng lực lƣợng vũ trang, con Anh hùng lao động: Đƣợc cộng 20 điểm vào tổng số điểm thi tuyển hoặc xét tuyển;
+ Ngƣời hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ phục vụ có thời hạn trong lực lƣợng công an nhân dân, nghĩa vụ dân quân tự vệ, đội viên thanh niên xung phong, đội viên trí thức trẻ tình nguyện tham gia phát triển nông thôn, miền núi từ đủ 24 tháng trở lên; ngƣời có thời gian giữ chức danh hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn và tổ dân phố liên tục từ 03 năm trở lên: Đƣợc cộng 10 điểm vào tổng số điểm thi tuyển hoặc xét tuyển.
- Trƣờng hợp ngƣời dự thi tuyển hoặc xét tuyển công chức cấp xã thuộc nhiều diện ƣu tiên quy định nêu trên thì chỉ đƣợc cộng điểm ƣu tiên cao nhất vào kết quả thi tuyển.
1.3.7. Ý nghĩa, vai trò của việc tuyển dụng công chức cấp xã
Tuyển dụng công chức cấp xã có ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng đối với các đơn vị hành chính cấp xã. Đây là một trong những phƣơng thức cơ bản để bổ sung nhân lực cho chính quyền cấp cơ sở.
Trong quá trình bố trí, sử dụng đội ngũ công chức đƣợc giao quản lý, việc thiếu một hoặc một số ngƣời đảm nhiệm các chức danh công chức cấp xã của
Ủy ban nhân dân cấp xã là tất yếu, vì một số lý do nhƣ: Công chức nghỉ hƣu, xin thôi việc, đƣợc cấp trên điều động chuyên công tác đi cơ quan, đơn vị hoặc địa phƣơng khác, nhu cầu bổ sung công chức cấp xã để đáp ứng đủ các chức danh công chức cấp xã là đƣơng nhiên. Việc tuyển dụng công chức cấp xã sẽ giúp cho Ủy ban nhân dân cấp xã có đủ số lƣợng ngƣời đảm nhiệm các công việc chuyên môn, đảm bảo hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật. Mặt khác, thông qua tuyển dụng, Ủy ban nhân dân cấp xã tuyển đƣợc những công chức có năng lực, có trình độ, có phẩm chất, đạo đức tốt vào làm việc trong Ủy ban nhân dân cấp xã, làm trẻ hóa đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của chính quyền cơ sở.
Việc tuyển dụng công chức cấp xã nếu đƣợc thực hiện kịp thời sẽ tạo điều