6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu
1.2.2. Xác định tiêu chí đánh giá thànhtích nhânviên
Các tiêu chuẩn thành tích đƣợc xác định từ thông tin phân tích công việc. Dựa vào thông tin này, các cấp độ công việc từ thấp đến cao đƣợc xây dựng nhằm so sánh với mức độ thực hiện của nhân viên. Tiêu chuẩn tập trung vào kết quả hoặc mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, nhằm trả lời câu hỏi: cái gì, bao nhiêu và khi nào? [16, tr.172]
Các đơn vị, tổ chức thƣờng sử dụng hai phƣơng pháp để xây dựng tiêu chuẩn thành tích gồm: Phƣơng pháp chỉ đạo tập trung và phƣơng pháp thảo luận dân chủ.
- Theo phƣơng pháp chỉ đạo tập trung: Từ việc phân tích mô tả công việc, nhà quản trị đƣa ra các tiêu chí và phổ biến đến nhân viên để thực hiện. Bản tiêu chí thực hiện công việc cũng có thể đƣợc xem là cơ sở để thiết lập tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên.
- Theo phƣơng pháp thảo luận dân chủ: Nhà quản lý và nhân viên cùng tham gia vào quá trình xác lập tiêu chí đánh giá dựa trên các mục tiêu công việc cần đạt đƣợc. Thông thƣờng đi đôi với việc xác lập tiêu chí đánh giá sẽ là việc thỏa thuận một kế hoạch hành động nhằm đạt đƣợc những tiêu chí đã xác lập. Phƣơng pháp này nhìn nhận sự chú trọng trong việc xây dựng mục tiêu công việc mới của quá trình đánh giá.
a. Thiết lập tiêu chí đánh giá
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở bản mô tả công việc, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chức danh là cấu trúc của mỗi vị trí việc làm: Để thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khả thi, phù hợp thì đầu tiên ngƣời
lãnh đạo cần thực hiện là tiến hành phân tích công việc để qua đó nắm đƣợc công việc của nhân viên. Bản mô tả công việc là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó giúp cho chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Căn cứ vào nội dung bản mô tả công việc, ngƣời lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu, định lƣợng công việc nhân viên cần phải thực hiện để đạt đƣợc các mục tiêu đặt ra. Cần lƣu ý rằng mục tiêu đề ra cần đạt đƣợc sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên thực hiện để tránh tình trạng ngƣời lãnh đạo áp đặt công việc vƣợt quá khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành công việc dƣới khả năng thực hiện của mình để làm việc nhàn nhã và dễ đạt thành tích. Căn cứ vào bản mô tả công việc, ngƣời lãnh đạo có thể xác định mức độ ƣu tiên, mức độ quan trọng của từng công việc để quyết định thang điểm đánh giá phù hợp.
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Từ bản mô tả công việc, ngƣời lãnh đạo có thể xác định những yêu cầu về tiêu chuẩn đối với nhân viên thực hiện công việc đó. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng có thể đƣợc xem là một cơ sở để tham khảo cho việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá nhân viên.
b. Các yêu cầu đối với tiêu chí đánh giá
Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần phải đáp ứng nguyên tắc SMART [6, tr.239]
- Cụ thể (S- specify). Các tiêu chí phải phản ánh đƣợc sự khác biệt giữa những ngƣời thực hiện công việc tốt và ngƣời thực hiện công việc không tốt.
- Đo lƣờng đƣợc (M-Measurable). Các tiêu chí phải đo lƣờng đƣợc và không quá khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán.
- Phù hợp thực tiễn (A-Achieveable). Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý.
- Có thể tin cậy đƣợc (R-Realistics). Các tiêu chí đo lƣờng thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy. Những ngƣời đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả công việc của một nhân viên, thì phải có các kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó.
- Thời gian thực hiện/hoàn thành công việc (T-Timebound). Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn thành tƣơng ứng với thời gian quy định.
c. Các loại tiêu chí đánh giá
Những nghiên cứu gần đây cho thấy rằng các nhà lãnh đạo thƣờng sử dụng những tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên khác nhau. Quyết định quan trọng là lựa chọn tiêu chí công việc để đánh giá nhƣ thế nào cho phù hợp.
- Tiêu chí đánh giá dựa trên các tố chất, đặc điểm
Một số tố chất đặc điểm của nhân viên nhƣ tính cách, thái độ, hình thức, tính chủ động đƣợc coi là cơ sở cho một số đánh giá. Loại đánh giá này chú trọng tìm hiểu nhân viên là ngƣời nhƣ thế nào nhƣng lại rất ít chú trọng về những điều mà họ thực sự làm vì có khả năng các tố chất đó có thể không liên quan đến công việc hay có thể khó định nghĩa.
Sử dụng loại tiêu chí này có nhiều hạn chế về tính hợp lý. Các đặc điểm đƣợc đánh giá theo loại này thƣờng không liên quan đến cách thức nhân viên thực sự ứng xử ở công việc bởi vì hành vi công việc bị ảnh hƣởng bởi nhiều tình huống và nhân tố môi trƣờng. Ngoài ra đánh giá theo cách này rất khó xác định một cách chính xác và nó không hữu hiệu để cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên.
Một số tố chất có thể liên quan đến hiệu quả công việc. Nếu nhƣ mối quan hệ này đƣợc xác lập thì việc sử dụng chúng có thể là thích hợp.
- Tiêu chí đánh giá dựa trên hành vi thực hiện công việc: Tổ chức có thể đánh giá hành vi liên quan đến công việc của một nhân viên. Chẳng hạn: phong cách lãnh đạo, bồi dƣỡng ngƣời khác, tinh thần hợp tác trong làm việc
nhóm, định hƣớng phục vụ đối tác. Nếu nhƣ một số hành vi mang lại kết quả mong muốn, việc sử dụng chúng trong quá trình đánh giá là xác đáng. Sử dụng các tiêu chuẩn hành vi là thích hợp khi hoạt động sử dụng để hoàn thành công việc là rất quan trọng và muốn đƣợc sử dụng chúng để nhấn mạnh cách thức hoàn thành công việc.
Trong đánh giá dựa trên hành vi, nhân viên đánh giá dựa trên những điều mà họ thực hiện tại công việc. Cách đánh giá này đƣợc pháp luật chấp nhận hơn cách đánh giá theo đặc điểm. Đánh giá hành vi có thể rất hữu ích cho mục đích phản hồi vì nó xác định một cách chính xác những điều nhân viên làm khác biệt.
Sự thiếu hụt có thể là một nhƣợc điểm khi xác lập các tiêu chuẩn hành vi bởi vì chúng không thƣờng bao hàm tất cả hành vi có thể dẫn đến hiệu quả công việc. Đối với một vài công việc, hiệu quả công việc tốt có thể đạt đƣợc qua việc sử dụng hành vi khác nhau.
- Tiêu chí đánh giá dựa trên kết quả thực hiện công việc: Các tiêu chí kết quả thực hiện công việc hay còn gọi là mức độ đạt mục tiêu đƣợc sử dụng khi mà mục đích quan trọng hơn các phƣơng tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện, hoặc khi có nhiều cách thức sử dụng để đạt đƣợc kết quả.
Các kết quả đƣợc xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc nhóm làm việc đó. Đánh giá dựa trên kết quả rất khó đo lƣờng trong một vài trƣờng hợp và đối với một vài công việc. Sử dụng duy nhất tiêu chí kết quả để đánh giá có thể nuôi dƣỡng một trạng thái tâm lý “có kết quả bằng bất cứ giá nào” trong số nhân viên.
Hiệu quả công việc của nhóm sẽ bị tác động nếu các cá nhân lo cho kết quả của mình và không góp phần giúp đỡ đồng nghiệp. Tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc bộc lộ hạn chế vì không đề cập đến các khía cạnh của
công việc chẳng hạn nhƣ sự hợp tác, phối hợp nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi ích của tổ chức. Hạn chế cuối cùng của việc đánh giá theo loại tiêu chí này là không hữu ích ở góc độ phát triển nhân viên. Mặc dù kết quả là thấp hơn mức độ chấp nhận đƣợc, chúng cũng không cung cấp thông tin rõ ràng nhằm cải thiện hiệu quả công việc.
- Tiêu chí đánh giá dựa trên năng lực thực hiện công việc: Năng lực là phạm vi rộng bao gồm kiến thức, các kỹ năng xử lý hoặc định hƣớng công việc. Trong các công việc của nhà lãnh đạo các năng lực liên quan có thể bao gồm việc phát triển tài năng, các kỹ năng quản lý nhƣ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, giám sát…
Năng lực đƣợc lựa chọn để đánh giá thành tích nhân viên phải là những năng lực có liên quan mật thiết đến thành công trong công việc.
Do không có tiêu chuẩn nào bao hàm toàn bộ nội dung công việc, đồng thời mỗi loại có ƣu điểm và tồn tại riêng khi sử dụng để đánh giá thành tích nhân viên. Nên thực tế, tổ chức thƣờng không sử dụng một loại tiêu chuẩn duy nhất mà kết hợp nhiều loại tiêu chuẩn để chúng hỗ trợ cho nhau nhằm có thể đánh giá thành tích từ nhiều góc độ và cho kết quả đáng tin cậy và hữu ích nhất. Tuy nhiên, tiêu chí kết quả thực hiện công việc là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá thành tích nhân viên. Sẽ vô nghĩa nếu một nhân viên có phẩm chất cá nhân tốt, kỹ năng làm việc tốt và có tiềm năng phát triển nhƣng không đạt đƣợc kết quả công việc.
Bảng 1.1. Các loại tiêu chí đánh giá thành tích
Loại tiêu chí Thuận lợi Tồn tại
Tố chất, đặc điểm cá nhân
Không tốn kém khi xây dựng. Dễ sử dụng, sử dụng phù hợp với tổ chức cung cấp dịch vụ và xem xét sự phù hợp với văn hóa của tổ chức
Nhiều tiêu chí không liên quan đến công việc, không hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên
Loại tiêu chí Thuận lợi Tồn tại
Hành vi thực hiện công việc
Sử dụng thƣớc đo thực hiện công việc cụ thể. Đƣợc pháp luật và nhân viên chấp nhận, hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi
Tốn nhiều thời gian, tiền bạc khi phát triển phƣơng pháp. Tiềm ẩn về lỗi bình chọn do không bao hàm tất cả các hành vi liên quan đến công việc
Kết quả thực hiện công việc
Giảm bớt xu hƣớng chủ quan. Đƣợc lãnh đạo và nhân viên chấp nhận liên kết giữa thực hiện công việc của nhân viên với hoạt động của tổ chức
Tốn thời gian khi phát triển, sử dụng, không khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên. Không hữu ích cho nhân viên phản hồi
Năng lực thực hiện công việc
Giúp chú trọng hơn đến hiệu quả công việc, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên nên hữu ích để đào tạo và phát triển nhân viên
Khó xác định năng lực thực sự liên quan đến công việc, nhất là những công việc phức tạp, khó định nghĩa và định lƣợng