6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tiêu chí đánh giá
Để công tác đánh giá thành tích đƣợc thực hiện thành công, Cục Hải quan TP Đà Nẵng cần phải xây dựng đƣợc hệ thống các tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên. Hệ thống các tiêu chí này đƣợc xây dựng chủ yếu dựa trên bản mô tả công việc của cá nhân và đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể mà cơ quan giao cho nhân viên trong từng giai đoạn cụ thể.
Tiêu chí đánh giá đƣợc xem là mấu chốt của hệ thống đánh giá thành tích, thể hiện đƣợc những việc thuộc nhiệm vụ của từng nhân viên và sự kỳ vọng của cấp trên. Các tiêu chí đánh giá phải đƣợc thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
a. Xây dựng danh mục vị trí việc làm
Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức. Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm gồm bản mô tả công việc và khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc.
Các tiêu chí đánh giá phải đƣợc thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
Bản mô tả công việc đƣợc xây dựng dƣới dạng một văn bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc gồm có các nội dung nhƣ sau:
Bảng 3.1. Bản mô tả công việc
Tên vị trí việc làm:
Mã số vị trí việc làm Ngày ban hành Lần ban hành/sửa đổi Cấp trên trực tiếp Tên đơn vị:
Mục tiêu công việc
Tóm tắt tổng quan về vị trí việc làm
Các nhiệm vụ chính
STT NHIỆM VỤ
Nêu các công việc cần thực hiện
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc:
Trang thiết bị:
Các điều kiện khác:
Để làm rõ nội dung này, luận văn minh họa về bản mô tả công việc đối với vị trí việc làm Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK
Bảng 3.2. Bản mô tả công việc vị trí việc làm Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK
Tên vị trí việc làm: Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan
Mã số vị trí việc làm Ngày ban hành Lần ban hành/sửa đổi Cấp trên trực tiếp Tên đơn vị Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Đà Nẵng
Mục tiêu công việc
Thực hiện đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK tạo thuận lợi đảm bảo quản lý hải quan đối với hàng hóa theo quy định của Luật Hải quan, nghị định hƣớng dẫn thi hành Luật Hải quan, các thông tƣ, quy trình hƣớng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan (sau đây gọi tắt là theo quy định).
Các nhiệm vụ chính
STT NHIỆM VỤ
1.
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ ngƣời khai hải quan phải xuất trình theo quy định. Thành phần các chứng từ gồm: tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, hóa đơn thƣơng mại, B/L, giấy phép (nếu có)… đối với từng lô hàng.
2.
Kiểm tra; đối chiếu thông tin trong hồ sơ với hệ thống. Nội dung kiểm tra, đối chiếu và xử lý kết quả kiểm tra, đối chiếu thực hiện theo quy định.
3. Tùy theo kết tình hình thực tế của hồ sơ hải quan để thực hiện thông quan đối với tờ khai hải quan hay không theo quy định.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: Tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu, Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu.
Trang thiết bị:
- Trang thiết bị: Máy tính, máy in/photocopy, điện thoại, máy fax, màn hình theo dõi việc giám sát bằng camera, GPS...
Các điều kiện khác: Không
Khung năng lực vị trí việc làm tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng gồm các nội dung sau:
Bảng 3.3. Bản mô tả khung năng lực vị trí việc làm
Tên vị trí việc làm:
Mã số công việc Ngày ban hành Lần ban hành/sửa đổi Cấp trên trực tiếp Tên đơn vị
Mô tả năng lực
1. Trình độ chu ên môn Cử nhân , kỹ sƣ…
2. Kiến thức chung Nghiệp vụ Hải quan tổng hợp,…
3. Kiến thức chu ên môn 3.1. Nội dung kiến thức chuyên môn:
3.2. Mức độ hiểu biết các kiến thức chuyên
môn nêu trên được phânthành 3 mức, cụ thể
nhưsau:
- Mức độ 1: Nắm đƣợc nội dung chính các quy
định của pháp luật, quy trình nghiệp vụ thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao;
- Mức độ 2: Nhƣ mức độ 1 và nắm đƣợc toàn
bộ nội dung các quy định của pháp luật, quy trình nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao;
- Mức độ 3: Nhƣ mức độ 2 và nắm đƣợc ý
nghĩa thực tiễn nội dung các quy định của pháp luật, quy trình nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao.
4. Kỹ năng thực thi 4.1. Các kỹ năng thực thi
4.2. Mức độ thành thạo của các kỹ năng:
Đƣợc chia thành 3 mức độ thành thạo: - Mức độ 1: Thực hiện đƣợc nhƣng phải có ngƣời giám sát; - Mức độ 2: Độc lập thực hiện đúng quy định; - Mức độ 3: Thực hiện thành thạo, xử lý đƣợc các tình huống phát sinh.
5. Kinh nghiệm làm việc 6. Ngoại ngữ
7. Tin học văn phòng 8. Tin học nghiệp vụ 9. Phẩm chất cá nhân
Để làm rõ nội dung này, luận văn minh họa về khung năng lực đối với vị trí việc làm Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK
Bảng 3.4. Bản mô tả khung năng lực vị trí việc làm Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK
Tên vị trí việc làm:Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa XNK.
Mã số công việc
Ngày ban hành
Lần ban hành/sửa đổi Cấp trên trực tiếp Tên đơn vị Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Đà Nẵng
Mô tả năng lực
1. Trình độ học vấn
Tốt nghiệp đại học trở lên một trong các chuyên ngành tài chính, thƣơng mại, kinh tế, ngoại thƣơng, an ninh, công nghệ thông tin, điện tử, luật...
2. Kiến thức chung
- Kiến thức nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ngạch công chức Hải quan;
- Nghiệp vụ Hải quan tổng hợp1;
- Kiến thức nghiệp vụ văn phòng cơ bản: + Soạn thảo văn bản hành chính,
+ Sử dụng trang thiết bị văn phòng + Lập hồ sơ công việc; lƣu trữ hồ sơ
3. Kiến thức chuyên môn
3.1. Nội dung kiến thức chuyên môn:
- Thủ tục hải quan đối với hang hóa XNK
- Các kiến thức về ngoại thƣơng: Đọc hiểu Invoice, B/L, hợp đồng thƣơng mại,…
3.1.2. Nghiệp vụ liên quan:
(1). Xử lý vi phạm hành chính trong nghiệp vụ trong công tấc thủ tục hải quan (Nhóm hành vi vi phạm trong thực hiện thủ tục hải quan, thẩm quyền xử lý, trình tự thủ tục xử lý...);
thập, xử lý thông tin quản lý rủi ro; tiêu chí xác định trọng tâm, trọng điểm...).
3.2. Mức độ hiểu biết các kiến thức chuyên môn nêu
trên được phânthành 3 mức, cụ thể nhưsau:
- Mức độ 1: Nắm đƣợc nội dung chính các quy định của
pháp luật, quy trình nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao;
- Mức độ 2: Nhƣ mức độ 1 và nắm đƣợc toàn bộ nội
dung các quy định của pháp luật, quy trình nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao;
- Mức độ 3: Nhƣ mức độ 2 và nắm đƣợc ý nghĩa thực
tiễn nội dung các quy định của pháp luật, quy trình nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn thuộc phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao.
4. Kỹ năng thực thi
4.1. Các kỹ năng thực thi
(1)- Kỹ năng kiểm tra các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan nhƣ: Invoice, B/L…
(2)- Kỹ năng về phân loại hàng hóa, trị giá hải quan, thƣơng phẩm học...
(4)- Kỹ năng khai thác sử dụng các phần mềm ứng dụng liên quan đến việc tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan.
4.2. Mức độ thành thạo của các kỹ năng:
Đƣợc chia thành 3 mức độ thành thạo:
- Mức độ 1: Thực hiện đƣợc nhƣng phải có ngƣời giám
sát; - Mức độ 2: Độc lập thực hiện đúng quy định; - Mức độ 3: Thực hiện thành thạo, xử lý đƣợc các tình huống phát sinh. 5. Kinh nghiệm làm việc
5.1. Cần có ít nhất 6 tháng - 1 năm đăng ký, tiếp nhận tờ khai hải quan để có thể độc lập xử lý công việc giám sát 5.2. Cần có ít nhất 1 năm đăng ký, tiếp nhận tờ khai hải quan trở lên để có thể thành thạo các kỹ năng cần thiết
6. Ngoại ngữ Tiếng Anh. Yêu cầu trình độ:
- Hiện tại: đọc, hiểu hồ sơ Hải quan.
- Hƣớng tới: nhƣ trên và giao tiếp tốt với ngƣời khai hải quan.
7. Tin học văn phòng
Sử dụng đƣợc các chƣơng trình tin học văn phòng cơ bản: Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet...
8. Tin học nghiệp vụ
Sử dụng phần mềm theo yêu cầu công tác giám sát: - Phần mềm VNACCS/VCIS;
- Phần mềm E-Customs;
- Phần mềm quản lý rủi ro; trị giá hải quan
9. Phẩm chất cá nhân
- Tính kỷ luật; trách nhiệm với công việc; - Nhanh nhẹn, linh hoạt; bản lĩnh, quyết đoán; - Trung thực, khách quan; liêm khiết;
- Có tinh thần đồng đội;
- Chịu đƣợc áp lực công việc, thời tiết, khí hậu...
b. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá
Hiện tại, Cục Hải quan TP Đà Nẵng chỉ có các tiêu chuẩn đánh giá chung cho hai đối tƣợng là CBCC giữ chức vụ lãnh đạo và CBCC không giữ chức vụ lãnh đạo, chƣa có tiêu chí đánh giá cụ thể cho nhân viên theo từng nhóm công việc, các tiêu chuẩn đánh giá cũng mang tính chung chung, khó đánh giá, không phù hợp và không thống nhất. Chính vị vậy cần xây dựng các tiêu chí mới cho từng đối tƣợng cụ thể. Các nguyên tắc khi xây dựng tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc đƣợc phân công và gắn liền với mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát đƣợc mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc.
- Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị sai lệch do những yếu tố khách quan.
những ngƣời thực hiện đánh giá.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế. - Tiêu chuẩn phải gắn với mục đích cá nhân.
Dựa trên mục tiêu của tổ chức, vị trí việc làm, bản mô tả công việc, khung năng lực vị trí việc làm, tác giả phân nhóm nhân viên và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho từng nhóm nhân viên nhƣ sau:
- Nhóm nhân viên tham mƣu, giúp việc
Bảng 3.5. Bản tiêu chuẩn đánh giá đối với nhóm nhân viên tham mưu, giúp việc
T
T Tiêu chuẩn Định nghĩa và mô tả
Thang điểm đánh giá
1 2 3 4 5
I. Nhóm tiêu chuẩn về trách nhiệm và kết quả cần đạt được
1 Chấp hành các quy định chung
Chấp hành chủ trƣơng, chính sách của Đảng; pháp luật của Nhà nƣớc, các nội quy, quy chế của ngành, cơ quan; thực hành tiết kiệm 2 Hiểu về mục tiêu của tổ chức Mức độ hiểu và nắm rõ mục tiêu, kế hoạch của tổ chức. 3 Mức độ hoàn hoàn công việc về chất lƣợng
Không bỏ sót bất kỳ công việc, báo cáo nào phát sinh; hoàn thành công việc với chất lƣợng yêu cầu; tham mƣu giải quyết công việc quy định, đúng thẩm quyền; Phát hiện những vấn đề bất cập để đề xuất thay đổi. 4 Đảm bảo quy định
về thời gian
Hoàn thành công việc đúng thời gian quy định của pháp luật.
5 Mức độ hoàn thành công việc về số lƣợng
Số lƣợng công việc giải quyết: 40 công việc trở lên/tháng: rất tốt; 30- dƣới 40: tốt; 20-dƣới 30: khá; 10-dƣới 20: TB; dƣới 10 không tốt.
II. Tiêu chuẩn yêu cầu năng lực chuyên môn
1 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Nắm vững các quy định của pháp luật trong lĩnh vực thủ tục hải quan hải quan, chính sách thuế xuất nhập khẩu, nghiệp vụ quản lý rủi ro, xử lý vi phạm; nắm vững quy trình nghiệp vụ của từng đối tƣợng quản lý;
2 Các kỹ năng để xử lý công việc, kỹ năng ngoại ngữ, tin học
Khả năng diễn đạt bằng lời nói, bằng văn bản viết; khả năng sử dụng các công cụ tin học, ngoại ngữ, internet (ngoại ngữ trình độ B, tin học văn phòng trở lên) Lƣu ý: một kỹ năng kém thì không chấm điểm tốt.
3 Năng lực hiểu biết pháp luật liên quan
Là khả năng nghiên cứu và nắm vững các kiến thức pháp luật liên quan: kinh tế, luật pháp, ngoại thƣơng, xử lý vi phạm nhằm áp dụng trong lĩnh vực hải quan, tham mƣu cho lãnh đạo Cục giải quyết công việc đúng với luật pháp, phù hợp với thực tế .
4 Khả năng phân tích thông tin
Là khả năng tổng hợp, nhận xét tỉ mỉ, logic làm sáng tỏ bản chất của các thông tin nhằm đánh giá hoặc dự đoán sự việc, thể hiện dƣới các hình thức: tổng hợp, suy nghĩ tổng quan, tƣ duy logic và khoa học, mức độ chính xác. 5 Năng lực sáng tạo Có các sáng kiến, đề xuất nhằm cải
tiến công hiệu có hiệu quả hơn, đã đƣợc ứng dụng trong thực tế, mang lại hiệu quả đƣợc tập thể công nhận.
III. Tiêu chuẩn hành vi và phẩm chất đạo đức
1 Đạo đức tác phong, đoàn kết
Thực hiện văn minh nơi công sở, ý thức xây dựng mối đoàn kết nội bộ. Cụ thể:
- Không hút thuốc lá tại nơi làm việc; - Niềm nở, lịch sự với khách hàng, không có hành vi phiền hà sách nhiễu 2 Tinh thần học tập,
cầu tiến
Tinh thần học hỏi, nâng cao trình độ nhận thức, năng lực chuyên môn. Thể hiện ở nội dung:
- Tham gia khóa học mới;
- Chủ động, say mê học tập, không bằng lòng với kiến thức hiện có; - Học tập sách báo, tài liệu; - Học tập đồng nghiệp. 3 Gần gũi, chia sẻ
khó khăn, giúp đỡ đồng nghiệp
Luôn gần gũi, hoà đồng, chia sẻ, giúp đồng nghiệp khi họ gặp khó khăn. 4 Tinh thần hợp tác,
phối hợp trong công việc (làm việc nhóm)
Khả năng và thái độ sẵn sàng làm việc với cộng sự, với các bộ phận khác, để nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
5 Tính kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, sự gắn bó với tổ chức
Chấp hành sự phân công của cấp trên, làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm và gắn bó với tổ chức trong mọi điều kiện. * Tổng số điểm đƣợc chấm: D(cn,tt,lđ) = 3 1 *Gi Ki =
* Phân loại: Xuất sắc ; Giỏi ; Khá ; Trung bình ; Yếu
* Các nhận xét đối với nhân viên:
- Nhóm nhân viên tác nghiệp trực tiếp tại các Chi cục
Bảng 3.6. Bản tiêu chuẩn đánh giá đối với nhóm nhân viên tác nghiệp trực tiếp tại Chi cục
TT Tiêu chuẩn Định nghĩa và mô tả
Thang điểm đánh giá
1 2 3 4 5
I. Nhóm tiêu chuẩn về trách nhiệm và kết quả cần đạt được
1 Chấp hành các quy định chung
Chấp hành chủ trƣơng, chính sách của Đảng; pháp luật của Nhà nƣớc, các nội quy, quy chế của ngành, cơ quan; thực hành tiết kiệm 2 Hiểu về mục tiêu của tổ chức Mức độ hiểu và nắm rõ mục tiêu, kế hoạch của tổ chức. 3 Chấp hành các quy định về chính sách và thẩm quyền
Đăng ký tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu, giải quyết thủ tục nhập khâu, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế đúng chính sách mặt hàng hàng, đúng chính sách thuế, đúng thẩm quyền.
4 Chấp hành các quy định và thời gian giải quyết công việc:
Hoàn thành công việc đúng thời gian quy định của pháp luật.