6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu
2.3.3. Về phƣơng pháp đánh giá thànhtích
Phƣơng pháp báo cáo: Theo định kỳ, cuối năm nhân viên viết bản tự đánh giá theo phục lục I, II. Nhân viên thƣờng báo cáo nhiều đến ƣu điểm và đề cập sơ sài hoặc chỉ ghi chung chung các khuyết điểm các khuyết điểm này dƣờng nhƣ giống nhau qua các năm.
Phƣơng pháp thang đo: Sau khi tự đánh giá bằng báo cáo, Cục Hải quan TP Đà Nẵng sử dụng phƣơng pháp thang đo đồ họa theo phụ lục III, IV để mô tả các mức độ thành tích của nhân viên qua 04 mức: Không hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ nhƣng còn hạn chế về năng lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Theo kết quả khảo sát ý kiến nhân viên về phƣơng pháp đánh giá thành tích nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng tại Phụ lục VIII nhƣ sau: Có đến 75% số ngƣời trả lời là không phù hợp và hoàn toàn không phù hợp. Nhƣ vậy, cần phải có sự thay đổi, cải tiến về phƣơng pháp đánh giá thành tích để đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
2.3.4. Thời điểm tổ chức đánh giá thành tích
Cục Hải quan TP Đà Nẵng thực hiện đánh giá thành tích nhân viên hàng tháng để làm cơ sở cho việc chi trả tiền lƣơng tăng thêm và đánh giá thành
tích định kỳ cuối năm để phân loại, bình xét các danh hiệu thi đua, khen thƣởng nhân viên hàng năm.
a. Đánh giá hàng tháng
Nội dung chủ yếu đánh giá thành tích nhân viên hàng tháng là đánh giá kết quả làm việc của nhân viên trong tháng qua. Cách thức đánh giá chủ yếu là qua theo dõi quá trình làm việc, chấp hành kỷ luật kỷ cƣơng của nhân viên. Kết quả của đánh giá hàng tháng là cơ sở để chi trả tiền lƣơng tăng thêm cho nhân viên nên lãnh đạo các đơn vị đều đánh giá ở mức độ hoàn thành hoặc hoàn thành tốt nhiệm vụ để tăng thêm thu nhập cho nhân viên.
Việc đánh giá hàng tháng để làm cơ sở bổ sung thu nhập của nhân viên là quá ngắn nên khó có thể thực hiện chặt chẽ theo một quy trình và rất tốn thời gian. Nên công tác đánh giá thành tích hàng tháng thƣờng đơn giản, kết hợp trong buổi họp giao ban đơn vị, nếu trong tháng nhân viên không có sai phạm gì thì đều đạt loại A nhằm tăng thêm thu nhập cho nhân viên.
b. Đánh giá định kỳ cuối năm
Phần lớn nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng xem đây là một thủ tục phải thực hiện hàng năm nên thƣờng sao chép các bản đánh giá thành tích năm trƣớc và sửa đổi một số nội dung cho phù hợp với từng năm mà không chú ý tập trung phân tích các các ƣu khuyết điểm và phƣơng hƣớng khắc phục và kết quả khắc phục nhƣợc điểm nhân viên sau khi đánh giá, dƣờng nhƣ các nhƣợc điểm tồn tại từ năm này qua năm khác đều nhƣ nhau.
Đánh giá thành tích để phân loại và xét thi đua khen thƣởng nhân viên đƣợc tiến hành định kỳ mỗi năm 1 lần vào cuối năm. Nhƣ vậy, khoảng cách đánh giá giữa hai lần là quá dài, nhân viên và lãnh đạo đơn vị không thể nhớ hết những ƣu khuyết điểm của nhân viên trong năm nên hiệu quả đem lại không cao và thiếu chính xác.
đánh giá để đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, nâng lƣơng trƣớc hạn. Mặc dù vậy, trong thực tế có nhiều nhân viên có kết quả làm việc tốt hơn những ngƣời khác nhƣng khi tiến hành bỏ phiếu quy hoạch, bổ nhiệm lại thấp hơn những ngƣời có thành tích thấp hơn nên không đƣợc quy hoạch, bổ nhiệm vào các chức vụ của đơn vị.
Theo quy định của nhà nƣớc và cũng do đặc thù ngành Hải quan, nên nhân viên làm việc tại các Chi cục và tƣơng đƣơng thì không quá 3 năm và nhân viên làm việc tại các Phòng thì không quá 5 năm phải đƣợc điều động đến các đơn vị khác thuộc và trực thuộc Cục để làm một công việc tƣơng đƣơng hoặc công việc khác, có những nhân viên do yêu cầu công việc nên phải điều động sớm hơn. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho việc chuyên sâu để nâng cao thành tích của nhân viên và việc quản lý thành tích của các nhà lãnh đạo.
Theo kết quả khảo sát về thời điểm đánh giá thành tích tại Phụ lục VIII, có 13% cho rằng nên đánh giá định kỳ sáu tháng một lần, 54% theo quý, 22% theo năm và chỉ có 11% là đồng ý đánh giá theo định kỳ hàng tháng. Nhƣ vậy, thời điểm thực hiện đánh giá thành tích để trả lƣơng tăng thêm theo tháng cho nhân viên theo tháng là không hợp lý.
2.3.5. Đào tạo ngƣời đánh giá thành tích
Những ngƣời tham gia đánh giá thành tích nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng chƣa đƣợc hƣớng dẫn, đào tạo về quy trình, cách thức đánh giá và chƣa nhận thức đƣợc mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của đánh giá thành tích nhân viên nên dẫn đến kết quả đánh giá thƣờng thiếu chính xác.
Ngƣời đánh giá có vai trò lớn trong công tác đánh giá, họ không chỉ ghi lại kết quả ngƣời đƣợc đánh giá mà quan trọng hơn là họ đƣợc đào tạo tránh các lỗi, đƣa ra các thông tin phản hồi, hƣớng dẫn thực hiện. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát tại Phụ lục VIII về việc cơ quan có mở lớp hay các buổi họp để
đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời đánh giá công việc hay không thì chỉ có 11% trả lời có và 89% ngƣời trả lời không đƣợc đào tạo. Do vậy, cần đào tạo ngƣời đánh giá để thực hiện công tác này tốt hơn.
2.3.6. Đối tƣợng đánh giá thành tích
Tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng, việc đánh giá đƣợc thực hiện bởi: - Nhân viên tự đánh giá.
- Tập thể đánh giá: Bao gồm cấp trên trực tiếp đánh giá, cấp dƣới đánh giá và đồng nghiệp đánh giá.
Hiện nay, Cục Hải quan TP Đà Nẵng chƣa thực hiện việc lấy ý kiến đánh giá từ phía khách hàng đối với nhân viên làm việc ở các bộ phận nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến khách hàng (khách hàng ở đây là cá nhân, tổ chức khi đến làm thủ tục hải quan). Điều này thể hiện rõ tại kết quả khảo sát về các đối tƣợng tham gia đánh giá thành tích nhân viên tại Phụ lục VIII: Có 27% ý kiến cho rằng tự nhân viên đánh giá và cấp trên đánh giá là đủ, tuy nhiên có 73% ý kiến cho rằng cần nhiều đối tƣợng tham gia đánh giá (đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng). Nhƣ vậy, cần phải mở rộng đối tƣợng tham gia đánh giá thành tích nhân viên để kết quả đánh giá đƣợc khách quan, đầy đủ và chính xác hơn.
2.3.7. Tiến trình đánh giá thành tích nhân viên
Hình 2.3. Sơ đồ hóa quy trình đánh giá nhân viên cuối năm
Bƣớc 1: Công tác chuẩn bị
Bên cạnh mục tiêu đánh giá, tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá thành tích nhân viên, để thực hiện công tác đánh giá Cục Hải quan TP Đà Nẵng chuẩn bị các biểu mẫu phục vụ hỗ trợ công tác đánh giá, mẫu đánh giá thành
CHUẨN BỊ (Tiêu chuẩn, phƣơng pháp, mục tiêu đánh giá) THU THẬP THÔNG TIN
(Ngày công lao động, kết quả
công việc)
ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH
(Bảng chấm công, báo cáo của nhân viên)
LƢU TRỮ VÀ SỬ DỤNG
(Trả lƣơng, khen thƣởng, công tác khác)
tích nhân viên gồm 2 mẫu là: mẫu đánh giá dành cho công chức giữ chức vụ lãnh đạo và mẫu dành cho công chức thừa hành. Do đặc thù công việc ở mỗi vị trí khác nhau nên việc sử dụng chung biểu mẫu cho tất cả các vị trí việc làm là không phù hợp, cho nên kết quả đánh giá thành tích nhân viên của Cục Hải quan TP Đà Nẵng thƣờng thiếu độ chính xác.
Bƣớc 2: Thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin để tiến hành đánh giá thành tích nhân viên chủ yếu nhƣ sau:
- Theo dõi số ngày công của nhân viên mặc dù điều này chƣa phản ánh đƣợc hiệu quả sử dụng thời gian lao động.
- Quan sát nhân viên thực thi các công việc hằng ngày. Bƣớc 3: Đánh giá thành tích nhân viên
- Cuối năm nhân viên viết bản tự nhận xét, đánh giá và tự chấm điểm theo Phụ lục I, II, III, IV. Chủ yếu tập trung đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống và ƣu nhƣợc điểm chính về thực hiện chức trách nhiệm vụ đƣợc giao.
- Các đơn vị tổ chức cuộc họp đánh giá nhân viên.
+ Nhân viên trình bày bản tự nhận xét, đánh giá và nêu ƣu, khuyết điểm, phƣơng hƣớng khắc phục khuyết điểm.
+ Tập thể tham gia nhận xét, góp ý về kết quả tự đánh giá của nhân viên đó. (Tập thể gồm: Cấp trên, cấp dƣới, đồng nghiệp).
+ Tiến hành bỏ phiếu phân loại nhân viên và các danh hiệu thi đua, hình thức khen thƣởng.
+ Chủ trì cuộc họp căn cứ vào kết quả bỏ phiếu để quyết định phân loại, bình xét các danh hiệu thi đua và hình thức khen thƣởng cho nhân viên.
+ Phê duyệt kết luận đánh giá nhân viên, lập báo cáo kết quả đánh giá, tập hợp hồ sơ gửi Phòng Tổ chức cán bộ.
+ Phòng Tổ chức cán bộ tổng hợp kết quá phân loại, thi đua, khen thƣởng để trình Hội đồng Cục đƣa ra quyết định cuối cùng.
Bƣớc 4: Lƣu giữ và sử dụng thông tin thành tích
Sau khi tiến hành đánh giá thành tích nhân viên, Hội đồng thi đua khen thƣởng phản hồi kết quả đánh giá đến từng nhân viên thông qua văn bản để nhân viên biết kết quả mà mình đạt đƣợc để có hƣớng phấn đấu hoàn thành tốt công việc hơn.
Bản đánh giá thành tích nhân viên đƣợc lƣu giữ tại Phòng Tổ chức cán bộ. Thông tin đánh giá nhằm phục vụ công tác khen thƣởng, đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm cho nhân viên.
Kết quả về tiến trình đánh giá thành tích cụ thể theo số liệu từ Phiếu khảo sát (Phụ lục VIII) nhƣ sau:
- Mức độ hài lòng đối với tiến trình đánh giá thành tích hiện tại: Kết quả
điều tra cho thấy: Nhiều ngƣời không hài lòng về công tác đánh giá hiện tại, có 62% ý kiến không hài lòng và rất không hài lòng.
- Phản hồi từ ngƣời quản lý về những công việc nhân viên đã thực hiện: Theo lý thuyết, ngƣời quản lý phải có những phản hồi tích cực đến nhân viên về những việc đã làm, những việc cần phải làm. Tuy nhiên, có 46% ngƣời đƣợc hỏi trả lời thỉnh thoảng có trao đổi, 40% hoàn toàn không, 14% trao đổi khá nhiều. Nhƣ vậy cần chú trọng việc trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên.
Việc thống nhất với nhân viên kế hoạch khắc phục những điểm yếu của nhân viên cho kỳ đánh giá tiếp theo: Sau buổi họp xem xét, đánh giá công việc, 39% ý kiến cho rằng đơn vị có đƣa ra kế hoạch nhƣng không rõ ràng, 37% là có kế hoạch nhƣng không đầy đủ và chỉ có 18% là có kế hoạch và đầy đủ.
- Lãnh đạo và nhân viên có duy trì hồ sơ công việc hay không: Theo lý thuyết, ngƣời quản lý phải duy trì hồ sơ công việc của nhân viên và bản thân
nhân viên cũng cần phải phải theo dõi công việc của mình để khi đánh giá, xem xét thực hiện đƣợc cụ thể, công bằng.
Kết quả điều tra phản ảnh việc làm này là chƣa tốt, cụ thể: Có 41% trả lời là không duy trì thƣờng xuyên, 42% trả lời có duy trì hồ sơ nhƣng không thƣờng xuyên và 17% trả lời có. Điều này thể hiện các cấp lãnh đạo chƣa quan tâm đến việc theo dõi việc thực hiện công việc của nhân viên, có để ý theo dõi thì cũng chung chung, không cụ thể.
Từ thực trạng trên, có thể nhận thấy tiến trình đánh giá thành tích nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng chƣa thật sự khoa học và còn thiếu các bƣớc trong quan trọng trong tiến trình đánh giá, cụ thể:
- Việc đánh giá có nêu những ƣu, khuyết điểm của nhân viên nhƣng chƣa thật rõ ràng, các ý kiến góp ý chỉ mang tính chung chung chƣa phản ánh đúng thành tích nhân viên, các nhận xét đối với nhân viên đều giống nhau.
- Việc thu thập thông tin của ngƣời đánh giá chủ yếu qua quan sát quá trình làm việc và ngày công lao động của nhân viên, không lập hồ sơ công việc theo dõi mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Nên nhân viên đạt kết quả lao động theo nhiều mức độ khác nhau nhƣng vẫn bị xếp cùng loại thành tích.