7. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Sắp xếp và bố trí công chức trong văn phòng hợp lý để nâng cao hiệu
cao hiệu quả sử dụng lao động trong Văn phòng
Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, là một bộ phận
không thể thiếu trong bất kì cơ quan, đơn vị nào. Do đó việc đổi mới Văn
phòng vừa để nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng, vừa nâng cao hiệu quả
hoạt động của cơ quan là một việc làm cần thiết trong thời đại ngày nay. Đối
với Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút hiện nay thì việc phân công, bố trí đúng người đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng đã
đượcđã được thực hiện một phần. Sự phối hợp giữa các cán bộ nhân viên
trong Văn phòng cũng như giữa cán bộ nhân viên Văn phòng với các nhân
viên trong các phòng, ban, ngành trên địa bàn huyện được tiến hành tương đối
nhịp nhàng, do đó công việc được thực hiện nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo cho hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao hơn nữa thì giữa các khâu
tổ chức phải có mối liên hệ hợp lý.Để tiến hành sắp xếp, bố trí công chức trong Văn phòng một cách hợp lý, hiệu quả chúng ta cần phải:
- Đánh giá lại lao động về các mặt như: trình độ chuyên môn, năng lực,
tuổi đời, ý thức trách nhiệm…
- Tổ chức phân tích, đánh giá công việc về mức độ phức tạp và số lượng công việc;
- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận phụ trách đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập nâng cao trình độ để đảm bảo hoàn thành công việc theo yêu cầu yêu cầu hoặc bố trí công việc
khác phù hợp hơn với năng lực, trình độ của họ.
Do Văn phòng là cơ quan tiếp nhận công chức, mà không được tuyển
dụng công chức cho nên một số công chức, nhân viên hợp đồng khi về làm việc tại văn phòng đều có trình độ chuyên môn là giống nhau, ví dụ tại bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa của huyện thuộc Văn phòng, có 04 nhân viên làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ ở tất cả các lĩnh vực nhưng chỉ có
01 công chức, còn lại là 03 hợp đồng lao động, trong đó có 03 người cùng có trình độ cao đẳng, đại học kế toán nhưng phải tiếp nhận hồ sơ cho các lĩnh
vực đất đai, tài nguyên, đăng ký kinh doanh cho nên khi tiếp nhận công việc
phải mất một khoảng thời gian nhất định để tiếp cận và học các quy định để
áp dụng trong quá trình thực thi công vụ. Thực tế trên cho thấy việc sắp xếp,
khăn khi cơ chế hiện nay là cơ quan sử dụng lao động không phải là cơ quan
tuyển dụng lao động.
Năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP quy định
về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư
số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP.
Trong đó quy định vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ
cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ
quan, tổ chức, đơn vị từ việc tuyển dụng, bố trí sử dụng, nâng ngạch, đề bạt,
bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá.
Nguyên tắc để xác định vị trí việc làm trong mỗi cơ quan, tổ chức là phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó, trên cơ sở bảo đảm tính khoa học và tính thực tiễn, tuân thủ các quy định về quản lý công
chức và phải gắn với một chức danh nhất định. Theo các quy định này, thì xây dựng Đề án vị trí việc làm cho Văn phòng HĐND&UBND huyện là việc làm hết sức cần thiết, khi đã xây dựng được đề án thì việc sử dụng nguồn lực sẽ được đảm bảo và phát huy hiệu quả cao.
Công việc của văn phòng nhìn thì tưởng như đơn giản nhưng lại vô
cùng phức tạp, nên công tác quản lý phải thật chặt chẽ, linh hoạt để có thể sử
dụng lao động một cách tốt nhất. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc,
không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ,
công chức. Tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức có ảnh hưởng
rất lớn đến hiệu quả công tác. Lãnh đạo Văn phòng cần phải quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích cán bộ, công chức, quan tâm đến các chế độ khen thưởng, làm thêm giờ, có các biện pháp để cải thiện thu nhập, chăm lo đời
sống vật chất và điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức. Những năm qua,
đến các chế độ làm thêm giờ cũng như các biện pháp để cải thiện thu nhập
cho cán bộ, công chức cơ quan, việc tính chế độ làm thêm giờ chưa đúng quy định, hầu hết các nhân viên chỉ được chi làm thêm giờ 80 giờ/năm, cách tính đổ đồng đầu người, như vậy là chưa hợp lý. Một số chuyên viên thường
xuyên làm việc ngoài giờ nhưng chưa được thanh toán tương xứng, điều này gây ức chế trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Suy cho cùng, lợi ích kinh tế vẫn là động lực quan trọng nhất đối với
việc kích thích tính tích cực lao động của cán bộ, công chức hiện nay. Thực tế
cho thấy, khi cuộc sống của cán bộ, công chức ổn định thì họ mới toàn tâm, toàn ý làm việc tận tụy, nâng cao tinh thần trách nhiệm và có hiệu quả. Thu
nhập của cán bộ, công chức Văn phòng chủ yếu từ tiền lương từ ngân sách nhà nước, tuy nhiên mức tiền lương cơ sở hiện hành cũng quá thấp, mặc dù từ năm 2014 đến nay đã điều chỉnh ba lần, nhưng so với thị trường lao động thì còn quá thấp, chưa đảm bảo nhu cầu sống tối thiểu cho cán bộ công chức và
gia đình họ.Do đó, lãnh đạo Văn phòng phải nghiên cứu, vận dung các quy định của pháp luật, tính toán hợp lý sao cho tiết kiệm chi phí chi tiêu hơn để
lấy nguồn đó làm nguồn tăng thêm thu nhập cho cán bộ, công chức, đây cũng
là một giải pháp để góp phần nâng cao tính tích cực lao động của đội ngũ
công chức, nhân viên.
Lãnh đạo Văn phòng phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc đội ngũ nhân viên của mình trong quá trình công tác, cụ thể: việc hiện
nhiệm vụ chuyên môn, sự phối hợp trong triển khai thực hiện nhiệm vụ; việc
chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, thực hiện văn hóa công sở thể hiện ở
việc tuân thủ thời gian, lề lối làm việc; thực hiện việc chấm công, trang phục
của cán bộ, công chức; môi trường làm việc của cơ quan, đơn vị: ngăn nắp,
Áp dụng có hiệu quả các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy sở trường, năng lực của
mình cho sự phát triển của toàn cơ quan, ví dụ như chi tăng thêm làm thêm
giờ, tích lũy khen thưởng để đề xuất khen thưởng cuối năm hoặc đề bạt, quy
hoạch vào các ví trị cao hơn…để họ thấy được những cống hiến của mình
được ghi nhận và tiếp tục cống hiến.
Đồng thời áp dụng nghiêm các hình thức kỷ luật khi họ vi phạm nội
quy, quy chế của cơ quan, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng.
Ngoài ra, lãnh đạo Văn phòng cũng cần đổi mới, hoàn thiện công tác
quản lý, điều hành. Lãnh đạo Văn phòng phải phải biết dung hòa các mối
quan hệ giữa các nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm
vụ trong công tác Văn phòng, trong đó yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ Văn
phòng, kỹ năng quản lý nhân sự, kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng thành thạo phần mềm Văn phòng điện
tử eOffice và chữ ký số theo chủ trương của tỉnh Đắk Nông.
Phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng công chức một cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo tính chuyên nghiệp
trong hoạt động Văn phòng. Nắm vững và áp dụng thực hiện tốt hệ thống
quản lý chất lượng ISO 9001:2008 (sắp tới đây là ISO 9001:2015) để nâng
cao chất lượng phục vụ của Văn phòng.