7. Kết cấu của luận văn
1.3.1. Yếu tố bên trong
Công tác quản trị nội bộ hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND cấp
huyện sẽ chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong đó là:
Một là, cơ cấu tổ chức: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến công tác
quản trị nội bộ hoạt động của Văn phòng. Quản trị nội bộ văn phòng trước hết
phải phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ bên trong và bên ngoài với
các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan. Chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng thì được quy định bởi Nghị định của Chính phủ, Quyết định của
UBND tỉnh. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà
nước tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng và vì vậy công tác quản trị nội bộ cũng phải dựa vào các yếu tố này để thực hiện sắp
xếp nhân sự cho khoa học.
Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong
công việc. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc có thể lựa chọn, bố trí,
sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của đơn vị dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực, tuy nhiên thường thì Lãnh
đạo Văn phòng chỉ có trách nhiệm tiếp nhận nguồn nhân lực chứ không được
lựa chọn nguồn nhân lực.
Hai là, đội ngũ nhân sự: Nhân sự là yếu tố có ý nghĩa rất to lớn đối với
công tác quản trị nội bộ hoạt động của văn phòng. Đội ngũ này là khách thể
tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng sẽ làm việc kém
hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng
tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ
chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên phải là những người
có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao.
Ba là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là công cụ đảm bảo cho việc truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý
của lãnh đạo, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, chất lượng
công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của người lãnh đạo. Người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý, có tính thẩm mỹ nhưng không thất thoát, lãng phí tài sản, cơ sở vật chất, đồng thời phải đảm
bảo tính hiện đại hóa trang thiết bị cho phù hợp với yêu cầu công việc.
Bốn là,ứng dụng công nghệ thông tin: Do sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị ứng dụng
thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn
phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả
của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém
chính xác. Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.
Năm là, môi trường làm việc: Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng
trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ
bản của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi
của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ,
hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều
kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần
lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn
chế những sai sót trong quá trình thực hiện.