7. Kết cấu của luận văn
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Nguyên nhân khách quan:
+ Khối lượng công việc văn phòng quá lớn: Hàng năm, văn phòng tiếp
nhận một khối lượng lớn công văn, giấy tờ đủ mọi thể loại thuộc nhiều lĩnh
vực khác nhau gửi đến. Chính vì thế văn phòng phải luôn đối mặt với số lượng công việc, sự vụ, lôi cuốn cả đội ngũ chuyên viên văn phòng bận rộn
với công việc, dẫn đến tình trạng quá tải, vượt quá khối lượng công việc mà
văn phòng đảm đương có hiệu quả, đúng chức năng theo luật định.
+ Thiếu các văn bản quy định, hướng dẫn hoạt động trong nội bộ hệ
thống văn phòng.
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Văn phòng tuy
đã được quan tâm đầu tư nhưng phần nào chưa đáp ứng được nhu cầu; một số
trang thiết bị như máy vi tính, máy photo thường xuyên hư hỏng, mạng
Internet chập chờn, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nhưng hiện nay chưa
thể đầu tư do cơ chế mua sắm tập trung của tỉnh Đắk Nông yêu cầu phải đăng ký đấu thầu tâm trung tài sản công, việc này vừa mất thời gian vừa gây ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ tại các địa phương.
+ Nguyên nhân từ nhận thức: Nhận thức từ thói quen đã được hình thành trong nền hành chính tập trung quan liêu bao cấp nên nhận thức của cán
bộ, công chức về vai trò quản lý nhà nước, tổ chức bộ máy trong tình hình mới chưa rõ ràng và thống nhất; những quy định mới về chức năng, nhiệm vụ văn phòng đã ra đời nhưng chưa kịp thời sửa đổi, thay thế cho phù hợp.
+ Chưa sử dụng tốt nguồn lực: Tổ chức bộ máy của văn phòng chưa
hợp lý, khoa học, chưa sử dụng tốt nguồn nhân lực đang quản lý, do đó chưa
nâng cao chất lượng phục vụ trong điều kiện mới. Một số lãnh đạo văn phòng còn tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau và cho nhân viên dẫn đến công việc còn giải quyết chậm, văn bản tồn đọng.
+ Việc kiểm tra nhân viên đôi lúc còn thực hiện chiếu lệ, không tạo được tác dụng trong việc động viên, khích lệ những mặt tích cực, đồng thời
hạn chế, khắc phục, thậm chí răn đe đối với những mặt còn yếu kém.
+ Hạn chế trong đội ngũ nhân viên và công tác tổ chức: Đội ngũ nhân
viên văn phòng thường thiếu kinh nghiệm công tác thực tiễn, trình độ lý luận chưa đáp ứng yêu cầu, chưa nhận thức hết được vị trí, vai trò và tầm quan
trọng của công việc mình đang thực hiện nên đôi lúc chưa yêu công việc, chưa thể hiện hết trách nhiệm của mình, còn so bì giữa các vị trí công tác với
các phòng, ban chuyên môn khác.
Lãnh đạo văn phòng đôi lúc chủ quan, chưa phát huy hết vai trò tham
mưu, đề xuất với lãnh đạo huyện trong công tác quy hoạch, đào tạo, luân
chuyển, điều chuyển biên chế giữa các đơn vị trực thuộc HĐND,UBND huyện; việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra khi giao việc cho các chuyên viên đôi lúc chưa thường xuyên, chưa chú ý đến vấn đề tạo động lực cho nhân viên làm việc. Việc thực hiện các chế độ đãi ngộ khác như chi tăng thêm giờ cho
cán bộ, công chức chưa được quan tâm, mặc dù công việc văn phòng phải giải
+ Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn
phòng và các phòng ban, đơn vị trong toàn huyện. Các đơn vị, bộ phận không
chủ động đề xuất cho UBND huyện những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất.
Ngoài ra do những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời
gian và ngân sách của huyện lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công
việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc.
+ Là huyện biên giới giáp ranh với tỉnh MunDulKiRi, vương quốc Cam
Pu Chia nên thường xuyên có sự trao đổi, đối ngoại, nhưng cơ quan chưa có
Chuyên viên biết tiếng Cam Pu Chia nên cũng khó khăn trong việc đối ngoại
mỗi khi có nhiệm vụ.
Tiểu kết Chương 2
Chương 2 luận văn đã khái quát các nội dung vàthực trạng hoạt động
quản trị nội bộ tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông. Trên cơ sở những nội dung về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và khung lý thuyết về hoạt động quản trị nội bộ văn phòng đã được
nghiên cứu, đề cập ở chương 1, luận văn đã nêu ra được đặc thù của huyện và phân tích thực trạng về hoạt động quản trị nội bộ tại Văn phòng
HĐND&UBND huyện Cư Jút. Qua nghiên cứu về thực trạng hoạt động quản
trị nội bộ văn phòng, ở chương 2 luận văn đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế
và nguyên nhân của những hạn chế trong hoạt động quản trị nội bộ tại Văn
phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút.
Những kết quả nghiên cứu của chương 2 sẽ là căn cứ để tác giả xây
dựng các biện pháp nhằm nâng cao chất lượngquản trị nội bộ tại Văn phòng
Chương 3.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƯ JÚT, TỈNH ĐẮK NÔNG
3.1. Các định hướng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông