7. Kết cấu của luận văn
3.2.7. Nâng cao điều kiện các trang thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng
Các điều kiện vật chất là nhân tố quyết định đến sự thành công trong công việc văn phòng, các điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ
tạo một môi trường làm việc hăng say, nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, công
Thứ nhất, cách bố trí sắp xếp văn phòng: Văn phòng là bộ mặt của HĐND, UBND huyện, là hình mẫu để các cơ quan, đơn vị nhìn vào học tập, do vậy hoàn thiện công tác bố trí phòng làm việc là việc làm hết sức cần thiết.
Hiện nay, việc bố trí phòng làm việc của văn phòng HĐND&UBND
huyện vẫn còn một số điểm bất cập như phòng Chánh văn phòng ở tách bạch
trên tầng 2, như vậy khó khăn cho quá trình kiểm tra, giám sát nhân viên trong khi thực hiện công việc, do vậy cần bố trí lại xuống tầng 1 cho đồng bộ. Ngoài ra, cần sắp sếp, bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức đảm bảo
khoa học, hiện nay, toàn bộ cán bộ lãnh đạo cơ quan đã có phòng làm việc riêng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc, phòng văn thư cũng đã được sửa
chữa, mở rộng diện tích để có thể chứa thêm tài liệu cơ quan, phục vụ cho nhu
cầu công việc, tuy nhiên còn phòng của bộ phận chuyên viên tổng hợp, như
cách bố trí cũ là 04 chuyên viên ngồi chung một phòng, đây là phòng chung, tuy có không gian mở nhưng nên sử dụng vách ngăn văn phòng để mỗi
chuyên viên dù ở trong một không gian tập thể nhưng vẫn có không gian riêng tư để không bị phân tâm bởi bất cứ những biến động không cần thiết
nào ở xung quanh.
Thứ hai, về trang thiết bị làm việc: Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, do vậy cần có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong Văn phòng. Hiện nay, các trang thiết bị làm việc trong Vănphòng HĐND&UBND huyện đã được trang bị cơ bản đầy đủ, các bộ phận đã được trang bị máy tính, máy in, điện thoại, tủ đụng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác như máy
photo, máy scan… tuy nhiên một số thiết bị đã được trang bị từ lâu, đến nay
đã hết khấu hao tài sản và hư hỏng, phải sửa chữa thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của Văn phòng nói chung, của HĐND và UBND huyện nói riêng, vì vậy, Văn phòng cần có kế hoạch thay
thế, nâng cấp, bổ sung các trang thiết bị cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đảm
bảo nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên hiện nay, việc mua sắm tài sản công ở Đắk Nông đang thực hiện theo phương thức tập trung theo Quyết định số 1682/QĐ-UBND ngày 30/9/2016 của UBND tỉnh, vì vậy định kỳ 6 tháng một
lần Văn phòng HĐND&UBND huyện phải rà soát, kiểm tra các trang thiết bị
làm việc của mình và nhu cầu sử dụng để đăng ký với phòng Tài chính – Kế
hoạch tổng hợp, trình Sở Tài chính, UBND tỉnh xem xét, quyết định để kịp
thời mua sắm, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động một cách đầy đủ, từng bước hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện hoạt độngnhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành của lãnh đạo Văn phòng cũng như lãnh đạo huyện, góp phần nâng cao hiệu
quả quản trị nội bộ Văn phòng.