7. Kết cấu của luận văn
1.2.1. Khái niệm quản trị nội bộ văn phòng
1.2.1.1. Khái niệm quản trị và chức năng của quản trị
- Quản trị (management) là một hoạt động đặc biệt. Hoạt động này xuất
hiện cùng với sự phát triển của xã hội loài người, nhất là khi xuất hiện sự hợp tác và phân công trong lao động. Theo các nhà nghiên cứu, khoa học về quản
trị đã được hình thành từ cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX. Từ những góc độ
khác nhau, khái niệm quản trị được các nhà nghiên cứu định nghĩa theo nhiều
cách khác nhau:
Theo tác giả Nguyễn Tấn Phước trong cuốn Quản trị học – Những vấn đề cơ bảnthì: Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh
đạo và kiểm soát những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách
có hiệu quả mọi nguồn tài nguyên (gồm con người, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, tiền bạc, bí quyết công nghệ…) để hoàn thành các mục tiêu đã định…
Và còn rất nhiều quan niệm khác về quản trị do xuất phát từ các quan điểm,
lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau [25].
Với cách tiếp cận ở góc độ tổ chức, các tác giả của giáo trình Quản trị học(Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội) định nghĩa: Quản trị tổ chức
là quá trình lập kế hoạch, tố chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả cao trong
điều kiện môi trường luôn biến động.
Từ một góc độ khác, trong cuốn Quản trị học, tác giả Nguyễn Hải Sản
lại cho rằng: Quản trị là quá trình làm việc và thông qua người khác để thực
hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động [10]. Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa
trên, có thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (hoặc được giao phụ trách một
tập thể lao động) nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó
sao cho nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định.
- Các chức năng quản trị:
+ Chức năng hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược
tổng thể để đạt mục đích, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp
các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những
mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nói
cách khác, hoạch định chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến
hành thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Nếu không lập kế
hoạch một cách chính xác dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều cơ
quan, tổ chức hoạt động kém hiệu quả, khó phát triển cũng do một phần
nguyên nhân là không có kế hoạch hoặc kế hoạch không được xây dựng chính
+ Chức năng tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức
công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ
phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao. Tổ chức đúng đắn
sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ
chức kém thì hoạt động sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
+ Chức năng lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người,
mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm
vụ của người làm quản trị là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác,
chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa
các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi.
Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa cơ quan, tổ chức, đến thành công dù kế
hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
+ Chức năng kiểm soát: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định
những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động
viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra.
Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế
với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có
sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt động
quản trị, mọi nhà quản trị dù đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng
một trường học, trưởng phòng, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí
nghiệp. Vấn đề chỉ ở chỗ là các chức năng đó được áp dụng ở mức độ nào, phạm vi được tác động. Chẳng hạn như một giám đốc công ty, thì chức năng
quản trị mà ông ta thực hiện chính là chức năng hoạch định, vì với cương vị
của người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì việc định hướng phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển cho toàn công ty là vấn đề cốt lõi cảu
ông ta. Trong khi đó, một người tổ trưởng dây chuyền sản xuất, cùng làm việc
với công nhân thì chức năng chính của chị lại là triển khai kế hoạch sản xuất
do cấp trên giao, liên tục công tác kiểm tra, đôn đốc công việc của những người công nhân trong tổ mình, đảm bảo sản phẩm được làm ra đạt chất lượng cao nhất. Như vậy, mức độ áp dụng cá chức năng quản trị sẽ khác nhau ở các cấp bậc quản trị khác nhau trong cùng một tổ chức.
1.2.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng
Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay
nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một
bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động
của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết
sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới).
Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc
chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng. Những người lãnh đạo văn phòng (như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Từ đó, ta thấy rằng: Quản trị văn phòng là hoạt động quản trị đối với
bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt,
trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằmđạt được các mục tiêu
mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất.
1.2.1.3. Khái niệm quản trị nội bộ văn phòng
Văn phòng là một tổ chức của cơ quan, có chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, tổ chức, biên chế cụ thể. Hoạt động của văn phòng bao gồm hai nhóm: Hoạt động thực hiện chức năng bên trong (đối nội) và hoạt động thực hiện
chức năng bên ngoài (đối ngoại). Hoạt động đối nội bao gồm các nội dung như cơ cấu tổ chức, phân chia quyền lực,chính sách đối với người lao động…. Hoạt động đối ngoại bao gồm các nội dung như quan hệ với đối tác, khách hàng, cơ quan cấp trên, cấp dưới v.v… Quản trị nội bộ văn phòng chính là việc tổ chức, quản lý các hoạt động đối nội.
Như vậy, quản trị nội bộ văn phòng là một phần trong quản trị văn
phòng.
Quản trị nội bộ văn phòng là quá trình quản lý, điều hành các hoạt
động bên trong của văn phòng nhằm đạt được các mục tiêu mong đợi bằng
việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các thành viên và các nguồn nhân lực trong văn phòng.
Quản trị nội bộ văn phòng được thực hiện bởi Người đứng đầu Văn
phòng là Chánh văn phòng, các Phó Chánh văn phòng và các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh văn phòng.