* Xác định số biên chế hợp lý
Tự chủ theo Nghị định 130 trong phần quy định về biên chế giao tự chủ không đề cập đến cơ sở để xác định số biên chế giao tự chủ mà chỉ nói đến nguồn gốc số biên chế giao tự chủ là do các cơ quan có thẩm quyền giao. Điều này đã gây khó khăn cho các cơ quan hành chính trong việc xác định số biên chế hợp lý, đồng thời chƣa tạo đƣợc sự thống nhất chung giữa các cơ quan hành chính trong việc xác định số biên chế hợp lý, chƣa chỉ rõ đƣợc căn cứ khoa học
của số biên chế hợp lý đƣợc giao tự chủ đối với mỗi cơ quan. Tuy nhiên, có thể ngầm hiểu rằng, để xác định đƣợc số biên chế hợp lý trong mỗi cơ quan cần phải dựa trên việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và tính toán chính xác nhu cầu thời gian cũng nhƣ con ngƣời để hoàn thành công việc đó với một chất lƣợng nhất định trƣớc bằng các tiêu chí xác định.
Để đảm bảo việc xác định số biên chế cần thiết một cách thực sự hợp lý, công việc này nên đƣợc tiến hành theo quy trình nhƣ sau:
Bước 1.1. Xác định chức năng, nhiệm vụ hợp lý
Bước 1.2. Kê khai đo lường công việc của mỗi công chức
Bước 1.3. Tổng hợp, phân tích và xác định biên chế hợp lý Bước1.4. Thống nhất định mức biên chế hợp lý
- Xác định mức kinh phí nhận giao tự chủ hợp lý
Việc xác định mức kinh phí nhận giao tự chủ hợp lý là một công đoạn hết sức quan trọng, có ảnh hƣởng lớn tới sự thành công của chính sách, để thực hiện tốt việc này cần tiến hành theo trình tự các bƣớc nhƣ sau:
Bước 2.1. Đánh giá chi tiêu năm trước của mỗi đơn vị.
Bước 2.2. Đánh giá khả năng bố trí ngân sách cho kinh phí quản lý hành chính.
Bước 2.3: Xác định kinh phí để giao thực hiện tự chủ. Bước 2.4: Thống nhất phương án phân bổ.
Các cơ quan thực hiện tự chủ về sử dụng kinh phí hàng năm phải xác định số kinh phí đƣợc giao thực hiện tự chủ, trên cơ sở đó tổ chức thực hiện sử dụng kinh phí đƣợc giao trên nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích để nhằm tiết kiệm kinh phí, từ đó tự chủ trong việc sử dụng kinh phí tiết kiệm đƣợc.
Sơ đồ 1.2: Quy trình thực hiện tự chủ
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Bƣớc 1: Xác định mức biên chế hợp lý cho các đơn vị
1.1. Xây dựng chức năng nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị 1.2. Đo lƣờng khối lƣợng công việc của CBCC và cả đơn vị
Bƣớc 2: Xác định mức kinh phí QLHC tự chủ giao cho các đơn vị 2.1. Đánh giá tình hình chi tiêu 3 năm liền kề
2.2. Đánh giá nguồn thu và khả năng bố trí NS cho kinh phí
1.3. So sánh kết quả bƣớc (1.1) và (1.2) để xác định biên chế
2.3. So sánh KQ bƣớc (2.1), (2.2) & (1.3) để XĐ kinh phí giao trên đầu biên chế & tổng kinh phí giao tự chủ
Bƣớc 3: Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công
3.1. Rà soát các văn bản pháp lý, chế độ, định mức, tiêu chuẩn 3.2. Xây dựng Quy chế theo mẫu đã hƣớng dẫn
3.3. Thảo luận công khai, nhất trí trong nội bộ đơn vị
3.4. Gửi cơ quan tài chính thẩm định
3.5. Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, ban hành, gửi Kho bạc, Tài chính theo dõi
Bƣớc 4: Hoàn chỉnh quy trình giao tự chủ Hợp lý hoá quy trình công việc
tại các đơn vị
Xây dựng tiêu chí xếp loại KQ công việc trong từng đơn vị Xây dựng tiêu chí đánh giá KQ công việc giữa các đơn vị
* Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý tài sản công
Nghị định 130 đã yêu cầu các cơ quan thực hiện tự chủ phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công làm cơ sở pháp lý để cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nƣớc tổ chức thanh toán, chi trả và kiểm soát kinh phí quản lý hành chính cũng nhƣ sử dụng tài sản công tại các cơ quan nhà nƣớc. Đối với nội bộ từng phòng ban, bản quy chế này sẽ tạo điều kiện cho quản lý chi tiêu và tài sản công một cách công khai, minh bạch và đảm bảo trách nhiệm giải trình của cán bộ, công chức. Bản quy chế này sau khi đƣợc cán bộ, công chức trong phòng, ban bàn bạc nhất trí, sẽ trở thành quy chế chính thức để lãnh đạo điều hành các khoản kinh phí khoán và là một trong những cơ sở để bình xét thành tích cũng nhƣ khen thƣởng, kỷ luật một cách công khai, khách quan. Vì thế, xây dựng đƣợc một quy chế có chất lƣợng là thƣớc đo đầu tiên về sự thành công của việc triển khai tự chủ. Việc xây dựng quy chế nên đƣợc tiến hành qua 4 bƣớc chính sau:
Bước 3.1: Rà soát các văn bản pháp lý, chế độ, tiêu chuẩn, định mức do nhà nước quy định.
Bước 3.2: Xây dựng quy chế theo mẫu thống nhất.
Bước 3.3: Thảo luận công khai, nhất trí trong nội bộ đơn vị. Bước 3.4: Thẩm định, phê duyệt và ban hành quy chế.
Để chủ động sử dụng kinh phí tự chủ đƣợc giao, quản lý sử dụng tài sản công đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả, cơ quan thực hiện tự chủ có trách nhiệm xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và Quy chế quản lý sử dụng tài sản công, làm căn cứ cho cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện, Kho bạc nhà nƣớc kiểm soát chi.
Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công do thủ trƣởng cơ quan thực hiện tự chủ ban hành sau khi có ý kiến tham gia của tổ chức công đoàn cơ quan và phải đƣợc công khai trong toàn cơ quan, phải gửi đến Kho bạc nhà nƣớc nơi cơ quan mở tài khoản giao dịch để kiểm soát chi theo quy định, cơ quan quản lý cấp trên (đối với cơ quan thực hiện tự chủ là đơn vị dự
toán cấp dƣới trực thuộc) hoặc cơ quan tài chính cùng cấp (đối với cơ quan thực hiện tự chủ không có đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc) để theo dõi, giám sát.
Việc xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công cần tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực sau:
- Cử cán bộ đi công tác trong nƣớc, cơ chế thanh toán tiền công tác phí, tiền thuê chỗ nghỉ, khoán thanh toán công tác phí cho những trƣờng hợp thƣờng xuyên phải đi công tác;
- Quản lý, phân bổ kinh phí, sử dụng văn phòng phẩm trong các Vụ, Cục, Phòng, Ban thuộc cơ quan;
- Quản lý, sử dụng và phân bổ kinh phí thanh toán tiền cƣớc sử dụng điện thoại công vụ tại cơ quan cho từng đầu máy điện thoại hoặc từng đơn vị trong cơ quan; Tiêu chuẩn, định mức sử dụng, thanh toán cƣớc phí điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với các cán bộ lãnh đạo trong cơ quan.
- Quản lý, sử dụng và phân bổ kinh phí sử dụng ô tô, xăng dầu theo từng Vụ, Cục, Phòng, Ban;
- Quản lý và sử dụng máy điều hoà nhiệt độ, sử dụng điện thắp sáng.
Khi xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công, cơ quan thực hiện tự chủ phải căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành, tình hình thực hiện của các Vụ, Cục, Phòng, Ban trong thời gian qua, khả năng nguồn kinh phí đƣợc giao để quy định. Mức chi, cơ chế chi, tiêu chuẩn định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ không đƣợc vƣợt quá chế độ, định mức, tiêu chuẩn do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành.
Trƣờng hợp Quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan xây dựng vƣợt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành thì cơ quan quản lý cấp trên hoặc cơ quan tài chính có trách nhiệm yêu cầu cơ quan ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ điều chỉnh lại cho phù hợp.
đơn hợp pháp, hợp lệ theo quy định (trừ khoản thanh toán khoán tiền công tác phí theo hƣớng dẫn; khoản thanh toán tiền cƣớc sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động hàng tháng theo hƣớng dẫn).
* Hoàn chỉnh quy trình giao tự chủ
Sau khi thực hiện tốt ba bƣớc trên của quy trình tự chủ, cần rà soát một lần cuối các nội dung công việc đã thực hiện ở 3 bƣớc đó, xem xét trong mối tƣơng quan tổng thể với các vấn đề đã đƣợc xác định khác còn có điều gì chƣa hợp lý để tiếp tục chỉnh sửa hoàn chỉnh. Trên cơ sở các nguồn lực cho sự hoạt động của đơn vị (nguồn lực tài chính và con ngƣời) đã đƣợc xác định thông qua các bƣớc trên cùng với quy chế cho việc sử dụng các nguồn lực ấy, cơ quan hành chính cần xây dựng một quy trình giải quyết các công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình một cách khoa học nhất, đảm bảo với những nguồn lực ấy sẽ cung cấp các sản phẩm, dịch vụ có chất lƣợng cao nhất đến với ngƣời dân và các đối tƣợng thụ hƣởng. Quy trình giải quyết công việc khoa học cũng góp phần hỗ trợ cho việc thực hiện tiết kiệm các nguồn lực theo phƣơng án đã đƣợc tính toán ở trên, đồng thời tạo tiền đề để tiếp tục cải cách trong thời gian tiếp theo. Bên cạnh đó cần xây dựng hệ thống tiêu chí xếp loại công việc trong cơ quan cũng nhƣ giữa các cơ quan để làm cơ sở đánh giá hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng hoàn thành công việc của từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan cũng nhƣ giữa các cơ quan, thông qua đó có chính sách thƣởng, phạt rõ ràng công minh để tạo động lực cải cách. Sau khi các bƣớc công việc của quy trình đã hoàn thành tốt và đƣợc đƣa vào thực hiện, cần thƣờng xuyên rà soát và chỉnh sửa lại các bƣớc cũng nhƣ cả quy trình để tái xây dựng lại quy trình một cách chặt chẽ, khoa học và hiệu quả hơn.
1.2.4. Nội dung cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh