Nghị định 130/2005/NĐ-CP đã yêu cầu các cơ quan thực hiện tự chủ phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và sử dụng tài sản công làm cơ sở pháp lý để cơ quan tài chính kiểm tra, Kho bạc Nhà nƣớc tổ chức thanh toán, chi trả và kiểm soát kinh phí quản lý hành chính cũng nhƣ sử dụng tài sản công tại các cơ quan nhà nƣớc. Đối với nội bộ từng phòng ban, bản quy chế này sẽ tạo điều kiện cho quản lý chi tiêu và sử dụng tài sản công một cách công khai,
minh bạch và đảm bảo trách nhiệm giải trình của cán bộ, công chức. Bản quy chế này sau khi đƣợc cán bộ, công chức trong các phòng, ban bàn bạc nhất trí, sẽ trở thành quy chế chính thức để lãnh đạo điều hành các khoản kinh phí khoán và là một trong những cơ sở để bình xét thành tích cũng nhƣ khen thƣởng, kỷ luật một cách công khai, khách quan. Vì thế, xây dựng đƣợc một quy chế có chất lƣợng là thƣớc đo đầu tiên về sự thành công của việc triển khai cơ chế tự chủ.
Trên thực tế, quy trình xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ tại Sở Tài chính tỉnh Hà Tĩnh đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Bƣớc 1: Thủ trƣởng đơn vị chỉ đạo Văn phòng Sở chủ trì phối hợp với các phòng ban liên quan, đoàn thể trong đơn vị tham gia.
- Bƣớc 2: Tổ chức lấy ý kiến của toàn thể cán bộ, công chức và ngƣời lao động trong đơn vị về Dự thảo Quy chế chi tiêu nội bộ; sau đó tiếp thu ý kiến và hoàn chỉnh.
- Bƣớc 3: Thủ trƣởng đơn vị ký quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ sau khi có ý kiến của tổ chức công đoàn bằng văn bản.
- Bƣớc 4: Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc gửi cơ quan cấp trên, kho bạc nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch. Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc điều chỉnh trong trƣờng hợp có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền và căn cứ vào tình hình cụ thể trong quá trình thực hiện.
Về mặt nội dung: Quy chế chi tiêu nội bộ theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính của đơn vị bao gồm:
* Phần 1: Căn cứ xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ
Căn cứ xây dựng tiêu chuẩn, định mức cơ chế trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị bao gồm:
Thứ nhất là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn do các cơ quan trung ƣơng và các cơ quan địa phƣơng có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành, đang còn hiệu lực, có nội dung là các quy
định của nhà nƣớc về tiêu chuẩn, định mức chi cho các cơ chế công tác phí, tổ chức hội nghị, tiếp khách, sử dụng kinh phí tiết kiệm…đối với các cơ quan nhà nƣớc trên phạm vi cả nƣớc nói chung và địa bàn tỉnh Hà Tĩnh nói riêng làm cơ sở để xây dựng quy chế.
Thứ hai là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của đơn vị để có những tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hợp lý, khả thi, đảm bảo cho từng cán bộ, công chức cũng nhƣ các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
* Phần 2: Các quy định cụ thể
Theo Quyết định số 480/QĐ-STC ngày 30/12/2018 của Sở Tài chính Hà Tĩnh về việc “Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công”, quy định nhƣ sau:
1. Cơ chế công tác phí
Thực hiện theo Thông tƣ của Bộ Tài chính quy định cơ chế công tác phí, cơ chế chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nƣớc, cụ thể nhƣ sau:
a. Khoán phƣơng tiện nội tỉnh
Cán bộ công chức đƣợc khoán phƣơng tiện nội thành phố hàng tháng mức 15.000 đồng/ngày nhƣng tối đa không quá 300.000 đồng/tháng. Cán bộ công chức có thanh toán công tác phí ngày nào thì trừ ngày đó; thanh toán công tác phí trên 10 ngày/tháng thì không đƣợc hƣởng khoán tháng phƣơng tiện nội thành phố.
Cán bộ, công chức: nghỉ ốm dài hạn (từ 01 tháng trở lên), nghỉ sinh, đi học tập trung, không đƣợc hƣởng khoán phƣơng tiện nội thành phố trong tháng đó.
b. Thanh toán tiền tàu, xe đi công tác
- Tiền phƣơng tiện đi công tác bao gồm: tiền thuê phƣơng tiện chiều đi và về từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu xe vận tải công cộng từ cơ quan để di chuyển đến nơi công tác và theo chiều ngƣợc lại; tiền phƣơng tiện đi lại tại nơi đến công tác; từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến
xe về nơi nghỉ (lƣợt đi và lƣợt về); cƣớc qua phà, đò của bản thân và phƣơng tiện của ngƣời đi công tác; phí sử dụng đƣờng bộ và cƣớc chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến công tác (nếu có) mà ngƣời công tác đã trực tiếp chi trả. Trƣờng hợp đã bố trí phƣơng tiện vận chuyển thì ngƣời đi công tác không đƣợc thanh toán khoản chi phí này.
- Tiêu chuẩn thanh toán phƣơng tiện đi lại:
+ Những chuyến đi công tác thông thƣờng, có kế hoạch trƣớc CBCC đƣợc thanh toán tiền phƣơng tiện đi công tác bằng phƣơng tiện tàu hỏa, xe ô tô hoặc phƣơng tiện thô sơ (nếu đi gần);
+ Nếu công tác có tính chất cấp bách, quan trọng thì có thể đƣợc thanh toán đi công tác bằng phƣơng tiện máy bay hạng ghế thƣờng, nhƣng phải đƣợc Giám đốc Sở xét duyệt trƣớc khi đi công tác.
+ Đối với Lãnh đạo Sở có tiêu chuẩn đƣợc bố trí xe đƣa đi công tác theo quy định của Thủ tƣớng Chính phủ, trƣờng hợp cơ quan không bố trí đƣợc xe ô tô cho ngƣời đi công tác mà ngƣời đi công tác phải tự túc phƣơng tiện khi đi công tác cách trụ sở 15km trở lên thì đƣợc thanh toán tiền tự túc phƣơng tiện theo đơn giá thuê xe taxi hoặc ô tô hiện hành theo số km thực tế.
+ Đối với các cán bộ, công chức không có tiêu chuẩn đƣợc bố trí xe ô tô đi công tác, khi đi công tác cách trụ sở 15km trở lên mà tự túc bằng phƣơng tiện cá nhân thì đƣợc thanh toán theo giá cƣớc vận tải ô tô hành khách nếu ở địa phƣơng đó. Nếu không có tuyến xe khách thỡ đƣợc thanh toán khoán nhiên liệu và khấu hao xe với mức khoán 5lít/100km theo giá xăng M92 hiện hành.
- Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hóa đơn mua vé, hoặc giấy biên nhận của chủ phƣơng tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay.
- Căn cứ để thanh toán khoán tiền tự túc phƣơng tiện đi công tác: Giấy đi đƣờng của ngƣời đi công tác có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác (hoặc
của khách sạn, nhà khách); bảng kê độ dài quảng đƣờng công tác, kế hoạch công tác đƣợc giám đốc Sở phê duyệt.
c. Phụ cấp lƣu trú:
Đƣợc tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi kết thúc đợt công tác trở về cơ quan (bao gồm thời gian đi trên đƣờng, thời gian lƣu trú tại nơi đến công tác).
- Mức phụ cấp lƣu trú:
+ Khoán 200.000 đồng/ngƣời/ngày công tác biển, đảo;
+ Khoán 150.000đồng/ngƣời/ngày đối với TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, các tỉnh khác 100.000đồng/ngƣời/ngày. Những trƣờng hợp đi và về trong ngày, đi công tác cách trụ sở cơ quan 30 km trở lên thì mức phụ cấp lƣu trú là 50.000đồng/ngƣời/ngày.
- Chứng từ làm căn cứ thanh toán phụ cấp lƣu trú gồm: Phiếu đăng ký kế hoạch đi công tác có ý kiến của Trƣởng phòng và đƣợc Lãnh đạo Sở đồng ý. Giấy triệu tập của cơ quan triệu tập (nếu có); Giấy đi đƣờng có ký duyệt, đóng dấu của Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc Giám đốc ủy quyền, có xác nhận ngày đến, ngày đi của cơ quan nơi cán bộ đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lƣu trú).
d. Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác - Thanh toán theo hình thức khoán:
+ Mức khoán tối đa 350.000 đồng/ngày/ngƣời đối với các thành phố: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh.
+ Mức khoán 250.000đồng/ngày/ngƣời đối với các tỉnh, thành phố còn lại. + Mức khoán 100.000đồng/ngày/ngƣời đối với các huyện thuộc tỉnh. Trƣờng hợp cán bộ đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày hoặc do chỉ đăng ký đƣợc phƣơng tiện đi lại (vé máy bay, tàu hỏa, ô tô) từ 18h đến 24h cùng ngày thì đƣợc thanh toán tiền nghỉ của nữa ngày nghỉ thêm tối đa bằng 50% mức khoán phòng tƣơng ứng.
Trƣờng hợp ngƣời đi công tác không nhận thanh toán theo hình thức khoán thì đƣợc thanh toán theo giá thuê phòng thực tế (có hóa đơn hợp pháp) do Giám đốc Sở duyệt theo tiêu chuẩn thuê phòng nhƣ sau:
+ Đi công tác thuộc thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức thanh toán tối đa 800.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 ngƣời/phòng.
+ Đối với các vùng còn lại mức thanh toán tối đa 500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 ngƣời /phòng.
+ Trƣờng hợp đi công tác một mình hoặc đoàn công tác lẻ ngƣời khác giới thì đƣợc thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhƣng tối đa không đƣợc vƣợt mức tiền thuê phòng của những ngƣời đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 ngƣời/phòng).
e. Điều kiện và căn cứ thanh toán
Sau khi đi công tác về chậm nhất 10 ngày phải thực hiện thanh toán, quá thời gian nói trên, nếu không có lý do chính đáng sẽ không đƣợc thanh toán.
Căn cứ thanh toán gồm: Giấy báo, Giấy mời, Công văn, Quyết định của cơ quan triệu tập hoặc giấy đề xuất đi công tác đã đƣợc Lãnh đạo Sở phê duyệt (gồm: địa điểm đến công tác, số ngày đi công tác); giấy đi đƣờng của ngƣời đi công tác do Lãnh đạo Sở trực tiếp phụ trách ký và có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lƣu trú); bảng kê độ dài quảng đƣờng đi công tác (đối với cán bộ công chức sử dụng phƣơng tiện cá nhân); hoá đơn phòng nghỉ hợp pháp (trong trƣờng hợp thanh toán theo giá thuê phòng thực tế).
2. Cơ chế chi tiêu hội nghị, hội họp
Bao gồm, Hội nghị sơ kết và tổng kết chuyên đề, hội nghị tổng kết năm, hội nghị tập huấn.
- Mức chi cho báo cáo viên, giảng viên, học viên đối với hội nghị tập huấn thực hiện theo Thông tƣ 36/2018/TT-BTC của Bộ tài chính Hƣớng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức.
- Các cuộc họp Ban giám đốc, họp Cốt cán ngoài giờ hành chính mức chi tối đa nhƣ sau: họp Ban giám đốc: 200.000đ/ngƣời/lần; họp cốt cán 100.000đ/ngƣời/lần (Các cuộc họp mỗi tháng họp 01 lần, trừ trƣờng hợp đặc biệt).
3. Chi phí tiếp khách
Thực hiện theo Thông tƣ số 71/2018/TT-BTC ngày 10/8/2018 của Bộ Tài chính quy định cơ chế chi tiêu đón tiếp khách nƣớc ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nƣớc, cụ thể nhƣ sau:
- Khách trong tỉnh đến làm việc phải tự túc ăn, nghỉ.
- Khách Trung ƣơng, ngoại Tỉnh và một số trƣờng hợp đặc biệt cơ quan thanh toán tiền ăn mức tối đa: 200.000 đồng/suất. Tiền nƣớc uống tối đa không quá 20.000 đồng/ngƣời/ngày.
Trƣờng hợp đặc biệt cơ quan thanh toán tiền ăn, nghỉ và các khoản chi phí khác do Giám đốc Sở quyết định.
4. Cơ chế sử dụng điện thoại * Trang bị điện thoại
- Tại cơ quan
+ Ban Lãnh đạo trang bị mỗi ngƣời 01 máy điện thoại thuê bao cố định; + Máy Fax cơ quan 01 máy;
+ Trang bị mỗi phòng làm việc thuộc Sở 01 máy điện thoại thuê bao cố định. - Tại nhà riêng Giám đốc Sở trang bị 01 máy điện thoại cố định.
* Về kinh phí hàng tháng
- Máy Fax; Sử dụng internet thanh toán theo thực tế phát sinh. - Mức khoán các máy hàng tháng nhƣ sau:
Bảng 2.3. Mức khoán tiền điện thoại theo Quy chế chi tiêu nội bộ
TT Nội dung Mức khoán
(đồng)/tháng) I Điện thoại di động 850.000 1 Giám đốc 250.000 2 Phó giám đốc (3 ngƣời x 200.000) 600.000 II Điện thoại cố định 3.300.000 1 Giám đốc 200.000 2 Phó giám đốc (3 ngƣời x150.000) 450.000 3 - Phòng Hành chính sự nghiệp 600.000 4 - Phòng Quản lý Ngân sách tỉnh 550.000 5 - Phòng Ngân sách huyện xã 300.000 6 - Phòng Tài chính Hành chính Sự nghiệp 250.000 7 - Phòng Tài chính Đầu tƣ 250.000
8 - Phòng Tài chính Doanh nghiệp 250.000
9 - Phòng Quản lý giá và Công sản 250.000
10 - Thanh tra Sở 250.000
11 - Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ Tài chính công 250.000
Nguồn: Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công - Văn phòng Sở Tài chính tỉnh Hà Tĩnh
* Nguyên tắc thanh toán
Nếu cƣớc sử dụng điện thoại thực tế hàng tháng nhỏ hơn mức khoán trên thì tập thể, cá nhân trực tiếp sử dụng điện thoại đƣợc hƣởng khoản chênh lệch giữa mức khoán và tổng số tiền phải trả trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ngƣợc lại, nếu tổng số tiền thực tế phải trả trên hoá đơn lớn hơn mức khoán thì từng nơi trực tiếp sử dụng phải trả phần chênh lệch đó.
Cơ quan thanh toán thay cho các phòng và các cá nhân theo mức khoán, đồng thời cân đối để trả phần chênh lệch hoặc trừ vào lƣơng phần vƣợt của các phòng và các cá nhân trên cơ sở hoá đơn dịch vụ đã sử dụng. Kế toán mở sổ theo dõi và có trách nhiệm thanh toán phần chênh lệch đối với các tập thể, cá nhân theo mức khoán quy định.
Riêng tiền sử dụng điện thoại cố định tại nhà riêng Giám đốc Sở và tiền khoán sử dụng điện thoại di động thì chi cho từng ngƣời theo kỳ lƣơng.
5. Sử dụng tài sản, điện, nƣớc
- Tài sản, tài liệu đƣợc giao cán bộ, công chức quản lý, sử dụng phải bảo quản, giữ gìn cẩn thận không để hƣ hỏng, mất mát. Ra khỏi phòng làm việc phải kiểm tra đóng chốt, khoá các tủ, cửa sổ, cửa phòng. Không đƣợc mang tài sản công ra khỏi trụ sở cơ quan.
Nếu tài sản giao cho cán bộ công chức sử dụng bị hƣ hỏng, mất mát do cán bộ, công chức gây ra thì phải sữa chửa, đền bù theo giá thị trƣờng tại thời điểm.
Các phòng quản lý tài sản thuộc phòng làm việc đƣợc giao.
- Máy tính xách tay giao cán bộ, công chức quản lý, sử dụng chỉ đƣa ra khỏi cơ quan trong trƣờng hợp đi công tác hoặc các trƣờng hợp cần thiết khác nhƣng phải có ý kiến của Lãnh đạo Sở.
- Máy vi tính các phòng hƣ hỏng báo cán bộ Tin học để kiểm tra, sửa chữa. Trƣờng hợp cán bộ Tin học không sửa chữa đƣợc thì báo Văn phòng gọi thợ ngoài đến sửa chữa.
- Cán bộ, công chức của cơ quan sử dụng điện, nƣớc phải hết sức tiết kiệm. Ra khỏi phòng làm việc phải tắt máy móc thiết bị, tắt quạt, tắt điện sáng, bảo đảm an toàn về điện. Thang máy sử dụng khi có hội nghị cơ quan tại tầng 5. Cán bộ công chức chỉ sử dụng thang máy khi chênh lệch từ 3 tầng trở lên.
- Các phòng có lắp máy điều hoà nhiệt độ chỉ đƣợc mở máy vào mùa hè trời nóng (từ 330C trở lên), ở mức nhiệt độ 250C trên bảng điều khiển (trừ một số phòng phải mở điều hoà để bảo đảm an toàn hoạt động của máy móc thiết bị).
- Thứ 6 tuần cuối cùng hàng tháng, các phòng có trách nhiệm làm vệ sinh toàn cơ quan.
6. Quản lý, sử dụng xe ô tô con * Tiêu chuẩn
- Lãnh đạo Sở đƣợc bố trí xe ô tô con đi công tác trong và ngoài tỉnh theo