Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và hƣớng dẫn của cơ quan tài chính, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trƣớc và dự kiến cho năm kế hoạch, Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh thực hiện cơ chế tự chủ lập dự toán ngân sách theo quy định, trong đó xác định và thể hiện rõ dự toán chi ngân sách quản lý hành chính đề nghị giao thực hiện cơ chế tự chủ và dự toán chi ngân sách giao không thực hiện cơ chế tự chủ.
Các bản dự toán đƣợc lập kèm theo thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc, gửi cơ quan tài chính.
Để lập dự toán và xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, Sở Tài chính Hà Tĩnh đã dựa vào các văn bản pháp lý chủ yếu sau:
- Nghị định 130/2005/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ quy định tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hành chính;
- Nghị định 117/2013/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định 130/2005/NĐ-CP về quy định tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hành chính;
- Thông tƣ liên tịch số 71/2014/TTLT – BTC – BNV ngày 30/5/2014 của Bộ tài chính và Bộ Nội vụ quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nƣớc;
- Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/04/2017 của Bộ Tài chính qui định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị;
- Thông tƣ số 141/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao dộng hợp đồng làm việc trong các cơ quan nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp công lập;
- Thông tƣ 57/2014/TT-BTC ngày 6/5/2014 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tƣ số 141/2011/TT-BTC ngày 20/10/2011 quy định về cơ chế thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm đối với cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp công lập
- Thông tƣ 36/2018/TT-BTC của Bộ tài chính Hƣớng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức
- Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg về quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc thiết bị;
- Nghị quyết số 28/2016/NQ-HĐND ngày 15/12/2016 của HĐND tỉnh Hà Tĩnh về định mức phân bổ chi thƣờng xuyên ngân sách địa phƣơng năm 2017;
- Nghị quyết HĐND tỉnh Hà Tĩnh hàng năm về phân bổ ngân sách cho Sở Tài chính Hà Tĩnh.
Nhƣ vậy, đối chiếu với các văn bản hiện hành mà Trung ƣơng, tỉnh hƣớng dẫn thì Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh đã thực hiện, áp dụng đầy đủ các văn bản pháp quy. Ngoài ra, UBND tỉnh Hà Tĩnh có những Quyết định cụ thể cho Sở Tài chính Hà Tĩnh nói riêng và các đơn vị trong tỉnh nói chung làm căn cứ xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với địa phƣơng mình và không trái với quy định của Trung ƣơng. Đây là những điều kiện tiền đề cho thành công trong việc áp dụng cơ chế tự chủ tại Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh.
Căn cứ vào các văn bản pháp quy và sự hƣớng dẫn của UBND tỉnh, Sở Tài chính Hà Tĩnh đã hƣớng dẫn cụ thể cách thức tiến hành tổ chức thực hiện cơ chế tự chủ, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tại Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh theo các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Định biên, xác định biên chế cho mỗi bộ phận trực thuộc Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh.
Đây là công đoạn quan trọng, quyết định cho sự thành công của cơ chế tự chủ tự chịu trách nhiệm. Đơn giản bởi vì đây là yếu tố quan trọng quyết định đến quy mô nguồn kinh phí của cơ quan đƣợc giao tự chủ. Tuy nhiên, thực tế triển khai bƣớc này vẫn nhiều hạn chế do cách xác định biên chế cho mỗi bộ phận chƣa có căn cứ vững chắc. Qua khảo sát các bộ phận với các đối tƣợng khác nhau, đều có những câu trả lời còn chƣa thực sự thoả mãn với cách xác định biên chế của cơ quan chức năng.
Bước 2: Xác định định mức phân bổ cho quản lý hành chính tại cơ quan nhà nƣớc mỗi cấp.
Đây cũng là một bƣớc mất nhiều công sức và qua nhiều vòng đàm phán, định mức phân bổ phụ thuộc vào túi tiền của ngân sách địa phƣơng và nhiệm vụ mà địa phƣơng phải gánh vác. Từ đó, quyết định đến chất lƣợng hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc. Với ngân sách chủ yếu phụ thuộc vào tỉnh, Văn phòng Sở
Tài chính Hà Tĩnh còn nhiều khó khăn khi xác định định mức phân bổ. Tuy nhiên, với phƣơng châm “tiết kiệm, hiệu quả”, Văn phòng Sở Tài chính Hà Tĩnh trong giai đoạn vừa qua đã làm tốt công tác xây dựng định mức phân bổ chi phí quản lý hành chính cho cơ quan.
Bước 3: Tập huấn, giải đáp thắc mắc cho các bộ phận bằng cách gửi các văn bản pháp quy, tổ chức tập huấn, thu thập các ý kiến thắc mắc và giải đáp thắc mắc.
Bước 4: Hƣớng dẫn, quản lý quá trình xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. Bƣớc này đƣợc tiến hành theo chiều từ trên xuống. Vì vậy, vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện bƣớc này lại thuộc về Phòng Kế hoạch - Tài chính với tƣ cách là cơ quan tham mƣu cho UBND thành phố về quản lý tài chính công trên địa bàn huyện.
Bước 5: Kiểm tra, rà soát quá trình xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ
Hầu hết các đơn vị đã tuân thủ đúng quy trình xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý và sử dụng tài sản công theo hƣớng dẫn.