Quy chế chi tiêu nội bộ là xƣơng sống của tự chủ, quá trình thực hiện tự chủ có thực sự tốt hay không phụ thuộc phần lớn vào Quy chế chi tiêu nội bộ. Vì vậy, để chủ động sử dụng kinh phí tự chủ đƣợc giao, quản lý sử dụng tài sản công đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả, cơ quan thực hiện cơ chế tự chủ có trách nhiệm xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và Quy chế quản lý sử dụng tài sản công theo nội dung hƣớng dẫn tại Thông tƣ 71/2014/TT-BTC của Bộ tài chính làm căn cứ cho cán bộ, công chức và ngƣời lao động trong cơ quan thực hiện, Kho bạc Nhà nƣớc kiểm soát chi.
Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công do Thủ trƣởng cơ quan thực hiện cơ chế tự chủ ban hành sau khi có ý kiến tham gia của tổ chức công đoàn cơ quan và phải đƣợc công khai trong toàn cơ quan, phải gửi đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi cơ quan mở tài khoản giao dịch để kiểm soát chi theo quy định, cơ quan quản lý cấp trên (đối với cơ quan thực hiện cơ chế tự chủ là đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc) hoặc cơ quan tài chính cùng cấp (đối với cơ quan thực hiện cơ chế tự chủ không có đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc) để theo dõi, giám sát.
Việc xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công cần tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực sau:
- Cử cán bộ, công chức và ngƣời lao động đi công tác trong nƣớc, cơ chế thanh toán tiền công tác phí, tiền phụ cấp lƣu trú, tiền thuê phòng nghỉ, khoán phƣơng tiện đi lại cho những trƣờng hợp thƣờng xuyên phải đi công tác;
- Quản lý, phân bổ kinh phí, sử dụng văn phòng phẩm cho cán bộ, công chức, viên chức, lao động và các bộ phận công tác thuộc cơ quan;
- Quản lý, sử dụng và phân bổ kinh phí thanh toán tiền cƣớc sử dụng điện thoại công vụ tại cơ quan cho từng đầu máy điện thoại hoặc từng bộ phận trong
cơ quan; tiêu chuẩn, định mức sử dụng, thanh toán cƣớc phí điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý trong cơ quan;
- Quản lý, sử dụng và phân bổ kinh phí sử dụng ô tô, xăng dầu cho các loại xe ô tô đƣợc UBND thành phố giao quản lý, điều hành;
- Quản lý và sử dụng máy điều hòa nhiệt độ, sử dụng điện thắp sáng; - Cơ chế thanh toán làm thêm ngoài giờ; thanh toán cơ chế nghỉ phép hàng năm;
- Cơ chế thăm hỏi ốm đau, hiếu – hỷ; thăm hỏi cán bộ, CC, VC, LĐ có hoàn cảnh khó khăn; gặp hoạn nạn...;
- Cơ chế khen thƣởng đối với cán bộ, CC, VC, LĐ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao; Khen thƣởng con em CC, VC, LĐ đạt thành tích cao trong học tập;
- Cơ chế hỗ trợ CC, VC đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận chính trị...
- Nội dung chi, mức chi thực hiện các nhiệm vụ đặc thù.
Khi xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công, cơ quan thực hiện cơ chế tự chủ phải căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành, tình hình thực hiện của cơ quan trong thời gian qua, khả năng nguồn kinh phí đƣợc giao để quy định. Mức chi, cơ chế chi, tiêu chuẩn định mức hoặc cơ chế khoán trong Quy chế chi tiêu nội bộ không đƣợc vƣợt quá chế độ, định mức, tiêu chuẩn do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành.
Thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, cơ quan phải bảo đảm có chứng từ, hóa đơn hợp pháp, hợp lệ theo quy định (trừ các khoản kinh phí khoán theo quy định tại Điểm c Khoản 6 Điều 3 Thông tƣ 71/2014/TT-BTC).
Quy chế chi tiêu nội bộ khi xây dựng phải đảm bảo các nguyên tác, yêu cầu và nội dung quy định của Nhà nƣớc; đồng thời phải đƣợc các bộ phận và
CB, CC, VC, LĐ trong cơ quan bàn bạc, thảo luận, thống nhất cao. Bởi vì, một yêu cầu quan trọng khi thực hiện tự chủ là xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công phải trên cơ sở các ý kiến thảo luận công khai, dân chủ của toàn bộ công chức cơ quan và Quy chế chi tiêu nội bộ phải thực sự thể hiện đƣợc ý chí, nguyện vọng của toàn thể công chức trong cơ quan.
Một bản quy chế chi tiêu nội bộ tốt sẽ là cơ sở để quá trình thực hiện tự chủ thu đƣợc các kết quả tốt, tuy nhiên, để thực hiện tốt bản Quy chế chi tiêu nội bộ đó cần thiết phải có sự phối hợp tích cực của Kho bạc Nhà nƣớc trong việc giám sát, theo dõi quá trình thực hiện chi ngân sách theo quy định của pháp luật và định mức trong quy chế. Kho bạc Nhà nƣớc cần tăng cƣờng kiểm soát các khoản chi một cách chặt chẽ, kiên quyết từ chối chi các khoản chi không đúng quy định định mức quy chế, đảm bảo việc thực hiện quy chế đƣợc triệt để, tuy nhiên cũng hết sức lƣu ý tránh gây phiền nhiễu cho các cơ quan nhà nƣớc trong việc thực hiện chi ngân sách, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong phạm vi quy định cho các cơ quan nhà nƣớc thực hiện nhiệm vụ.