a) Thủ tục hành chính
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, thủ tục trước hết được hiểu là những trình tự được quy định phải tuân theo khi thực hiện công việc. Theo quan niệm này, ở nhiều nước có luật thủ tục cho hoạt động của các cơ quan nhà nước tương đối cụ thể. Những thủ tục như vậy không đơn thuần chỉ là yêu cầu về giấy tờ hành chính cần có mà còn là trật tự hoạt động của cơ quan nhà nước được quy định. Theo quy định của pháp luật và thực tiễn quản lý nhà nước ở nước ta, hoạt động chấp hành và điều hành (hành pháp) của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện bằng hành động liên tục theo một trình tự nhất định nhằm đạt mục đích quản lý đã được đề ra. Đó là thủ tục quản lý hành chính nhà nước, được gọi là TTHC.
Nguyên tắc quản lý nhà nước bằng pháp luật đòi hỏi hoạt động nhà nước phải tuân thủ theo những quy tắc pháp lý quy định về trình tự, cách thức khi sử dụng thẩm quyền của từng cơ quan để xử lý công việc. Những quy tắc pháp lý này là những quy phạm thủ tục. Xây dựng một quan niệm chung, thống nhất về thủ tục hành chính là rất quan trọng. Điều đó chẳng những có ý nghĩa, vai trò to lớn trong hoạt động lập pháp, lập quy mà còn hết sức cần thiết để có nhận thức hành động đúng đắn trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước; đặc biệt là trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước. Như vậy, “TTHC là trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ của hành chính và giữa các cơ quan hành chính nhà nước đối với các tổ chức và cá nhân công dân. Nó giữ vai trò đảm bảo cho công việc đạt được mục đích đã định, phù hợp với thẩm quyền của các cơ quan nhà nước hoặc của các cá nhân, tổ chức được ủy quyền trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước” [10, tr.5].
Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 63/201/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát TTHC có giải thích “TTHC là trình tự, cách thức thực
hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức”.
Cách hiểu về TTHC của luận văn được hiểu theo giải thích này.
TTHC có ý nghĩa quan trọng đối với quản lý nhà nước và đời sống xã hội:
Thứ nhất, TTHC đảm bảo các quyết định hành chính được thi hành, nếu không thực hiện các TTHC cần thiết thì một quyết định hành chính sẽ không được đưa ra thực tế, hoặc bị hạn chế tác dụng.
Thứ hai, TTHC đảm bảo cho việc thi hành các quyết định được thống nhất và có thể kiểm tra được tính hợp pháp, hợp lý cũng như các hệ quả do việc thực hiện các quyết định hành chính tạo ra.
Thứ ba, khi xây dựng và vận dụng một cách hợp lý, các TTHC sẽ tạo ra khả năng sáng tạo trong việc thực hiện các quyết định quản lý đã được thông qua, đem lại hiệu quả thiết thực cho quản lý nhà nước, ngoài ra còn giảm sự phiền hà, củng cố được quan hệ giữa Nhà nước và người dân. Công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, chính xác theo đúng yêu cầu của cơ quan nhà nước, góp phần chống tệ nạn tham nhũng, sách nhiễu.
Thứ tư, xét trong tổng thể, vì TTHC là một bộ phận pháp luật hành chính nên nắm vững và thực hiện các quy định về TTHC sẽ có ý nghĩa lớn đối với quá trình cải cách nền hành chính sẽ có ý nghĩa lớn đối với quá trình cải cách nền hành chính nhà nước và xây dựng nhà nước pháp quyền.
TTHC trên một phương diện nhất định là biểu hiện trình độ văn hóa, văn hóa giao tiếp, văn háo điều hành, mức độ văn minh của nền hành chính. Chính vì lẽ đó, cải cách TTHC sẽ không chỉ đơn thuần liên quan đến pháp luật, pháp chế, mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển chung của đất nước về chính trị, văn hóa, giáo dục và mở rộng giao lưu khu vực và thế giớI [10, tr.13].
b) Cải cách thủ tục hành chính
Với ý nghĩa quan trọng, TTHC là công cụ giúp cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước; TTHC giúp cơ quan hành chính nhà nước giải quyết công việc với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội,
đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong xã hội khi cần giải quyết các vấn đề.
Nước ta đang thực hiện nền kinh tế thị trường, định hướng xã hội chủ nghĩa thì nền hành chính mà chúng ta hướng tới là nền hành chính phát triển, thiết lập các mối quan hệ rõ ràng, cụ thể, nhất là hướng đến xây dựng nền hành chính phục vụ, nhà nước không phải cai trị mà là định hướng và phục vụ người dân, thể hiện cụ thể là xóa bỏ dần cơ chế xin cho chuyển sang cung ứng dịch vụ công thông qua đăng ký, đề nghị các cơ quan hành chính nhà nước. Các vấn đề đó thể hiện qua việc giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức, nhưng trong thực tế TTHC của nước ta vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế, độ phức tạp, rườm rà cao nên đã gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC, đồng thời cũng là rào cản trong xây dựng mối quan hệ gần gũi, phục vụ giữa chính quyền và người dân. Có thể điểm qua một số hạn chế của TTHC như sau:
- TTHC quy định quá nhiều loại giấy tờ mà cá nhân, tổ chức phải cung cấp, tốn nhiều thời gian để tập hợp các loại giấy tờ, nhất là đối với người có trình độ thấp, ít biết về quy địn và lề lối làm việc của cơ quan nhà nước.
- Các quy định về quy trình giải quyết TTHC còn nặng nề, phải qua nhiều cơ quan, liên hệ nhiều bộ phận mới có thể thực hiện xong TTHC.
- Thường xuyên thay đổi, thiếu đồng bộ, tính công khai minh bạch còn hạn chế, khó tiếp cận tìm hiểu thông tin, hiểu được các quy định của TTHC.
- Độ phức tạp trong TTHC cao, người dân khó thực hiện nếu có trình độ thấp dẫn đến tình trạng cò trong giải quyết TTHC, ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan hành chính nhà nước.
Quy định về TTHC như vậy đã gây nhiều phiền hà, làm trì trệ sự phát triển của xã hội; cá nhân, tổ chức muốn thực hiện phát triển kinh doanh phải được nhà nước cấp phép, trong khi đó để có giấy phép phải tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc; cản trở thu hút đầu tư, khi muốn được cấp phép một dự án phải qua hàng chục cơ quan, thời gian kéo dài từ 01 đến 02 năm,…từ đó bệnh cửa quyền, bệnh giấy tờ, hình thức phát sinh trong bộ máy hành chính nhà nước làm giảm lòng tin của người dân đối với nhà nước.
Vì vậy, cải cách TTHC là một yêu cầu bức xúc và cấp thiết, vấn đề này đã được nhà nước ta nhìn nhận và trong từng giai đoạn của cải cách hành chính, TTHC được xem là một nhiệm vụ trọng tậm, hàng đầu và là điểm nhấn cho quá trình CCHC. Giai đoạn đầu tiên của cải cách thì cải cách TTHC đã được xác lập và đến hiện nay cải cách TTHC đã được tách khỏi cải cách thể chế, là bước đột phá mạnh mẽ trong CCHC; Chính phủ đặt ra các mục tiêu cho cải cách TTHC như cắt giảm giấy tờ không cần thiết, giảm thời gian, tập trung một đầu mối trong quá trình giải quyết (một cửa), phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quan có liên quan trong giải quyết TTHC (một cửa liên thông).
1.3. Cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC cấp tỉnh
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Hành chính công cấp tỉnh trong thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
a) Chức năng:
Trung tâm HCC là đầu mối tập trung để thực hiện việc tiếp nhận, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra đôn đốc việc giải quyết TTHC đối với tổ chức và cá nhân theo cơ chế MC, MCLT. Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trung tâm HCC có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc nhà nước.
b) Nhiệm vụ:
Theo dõi việc tiếp nhận hồ sơ TTHC của công chức có đúng quy định về TTHC đã được công bố; giám sát công chức về thái độ giao tiếp, hướng dẫn hồ sơ đối với cá nhân, tổ chức đến liên hệ thực hiện TTHC; tập huấn, hướng dẫn công chức tiếp nhận và trả kết quả về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp; chủ trì, triển khai, đôn đốc thực hiện các chủ trương, quyết định có liên quan đến cải cách thủ tục về nhận và trả kết quả TTHC qua đường bưu chính, dịch vụ công trực tuyến mức 3, 4, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tiếp nhận và trả kết quả, hoạt động chuyên môn về
tham mưu giải quyết TTHC, kiến nghi, đề xuất đơn giản hóa TTHC. Trung tâm HCC thúc đẩy quá quy trình giải quyết TTHC tại các cơ quan được nhanh chống, kiểm tra quy định, giám sát việc thực hiện, kịp thời báo cáo chấn chỉnh những thiếu sót, hạn chế, khó khăn trong phối hợp giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông giữa các cơ quan. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với việc giải quyết TTHC của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; thái độ phục vụ của công chức; về quy định của thủ tục hành chính. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động tiếp nhận và trả kết quả.
Trung tâm HCC là mô hình mới, bước phát triển của cơ chế MC, MCLT, nếu trước đây các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối để tiếp nhận và trả kết quả TTHC theo cơ chế MC, MCLT đã mang đến hiệu quả thiết thực trong cải cách thủ tục hành chính thì nay Trung tâm HCC là nơi tập trung của các đầu mối (Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh) tạo thuận lợi hơn nữa trong thực hiện liên thông trong TTHC, cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn, cá nhân, tổ chức chỉ cần đến một nơi là Trung tâm HCC là có thể thực hiện được tất cả TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh.