3.3.1. Tăng cƣờng chỉ đạo, điều hành, trách nhiệm ngƣời đứng đầu trong giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
Công tác chỉ đạo, điều hành, trách nhiệm người đứng đầu trong các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh đóng vai trò quan trọng và quyết định đối với kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT. Nơi nào Thủ trưởng đơn vị quan tâm chỉ đạo, nhắc nhở, kiểm tra sát sao thì kết quả giải quyết TTHC đảm bảo yêu cầu về chất lượng và thời gian, cơ chế MC, MCLT cũng được vận hành thông suốt, nhịp nhàng, đúng quy trình, trình tự và ngược lại.
UBND tỉnh Đồng Tháp cần ban hành văn bản quy định chế tài về kết quả giải quyết TTHC của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, theo đó nếu cơ quan nào để xảy ra tình trạng trễ hẹn hồ sơ TTHC đối với cá nhân, tổ chức; tình trạng công chức nhũng nhiễu gây khó khăn trong thực hiện TTHC hoặc có những hành vi vòi vĩnh ảnh hưởng đến thời gian, chi phí thực hiện TTHC của cá nhân, tổ chức thì phải có chế tài đặc biệt như không xét hoàn thành nhiệm vụ năm hoặc không được xét thi đua khen thưởng, bổ nhiệm chức vụ cao hơn, không đào tạo, quy hoạch,… khi để xảy ra các trường hợp trên hoặc bị phản ánh về kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức. Người đứng đầu các sở, ngành tỉnh chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về công tác giải quyết TTHC của cơ quan mình, trong đánh giá, phân loại công chức gắn tiêu chí về kết quả giải quyết TTHC của cơ quan vào đánh giá, phân loại. Cơ quan nào nhiều hồ sơ trễ hạn sẽ phải chịu sự phê bình công khai của UBND tỉnh trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Chỉ đạo các ngành thường xuyên rà soát đưa tất cả TTHC vào thực hiện cơ chế MC, MCLT, không để xảy ra tình trạng TTHC tiếp nhận tại các phòng chuyên môn của sở, cá nhân, tổ chức không nắm rõ quy định thì hướng dẫn cụ thể nơi tiếp nhận hồ sơ, không tự ý tiếp nhận và giải quyết trả kết quả mà không thông qua thực hiện cơ chế MC, MCLT. Thường xuyên rà soát xây dựng quy chế phối hợp trong thực hiện cơ chế MC, MCLT trong nội bộ cơ quan mình, phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận, thời gian thực hiện đảm bảo đúng quy trình theo cơ chế MC, MCLT, đúng theo các nguyên tắc thực hiện cơ chế MC, MCLT đã được Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh quy định. Chủ động tham mưu, đề xuất thực hiện các quy trình liên thông với các lĩnh vực khác nếu có thể, phố hợp chặt chẽ với các cơ quan có liên quan trong quy trình liên thông đã quy định, tránh đùn đẩy trách nhiệm hoặc lợi dụng các yếu tố đặc thù của ngành để kéo dài thời gian giải quyết.
Thủ trưởng các sở, ngành cần tăng cường sử dụng, xử lý kết quả giải quyết TTHC qua phần mềm một cửa điện tử, chỉ đạo, kiểm tra công chức tuân thủ đúng quy trình, kịp thời cập nhật tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC, đồng thời thường xuyên kiểm tra các lỗi, ách tắc trên phần mềm (nếu có) để có chỉ đạo tháo gỡ, khắc phục hạn chế.
3.3.2. Đẩy mạnh rà soát, đơn giản hóa TTHC, tăng cƣờng sự phối hợp giữa các cơ quan xây dựng quy trình liên thông giải quyết TTHC phù hợp
Thủ tục hành chính tuy ngày càng thay đổi, giảm các loại giấy tờ, thông tin kê khai không cần thiết nhưng đâu đó vẫn còn nhiều TTHC rườm rà, phức tạp, mẫu đơn, mẫu tờ khai khó kê khai, các TTHC về điều kiện kinh doanh rất nhiều gây cản trở, kéo dài thời gian thực hiện TTHC của cá nhân, tổ chức,... Kết quả thực hiện Đề án 30 của tỉnh đã thực hiện đúng tiến độ và kết quả khả quan, đến giai đoạn hiện nay các sở cần tập trung, thường xuyên rà soát TTHC, kiến nghị về TTHC theo hướng quy định TTHC phải đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện từ đó tạo thuận lợi cho cơ chế MC, MCLT được vận hành tốt không phải
gián đoạn qua thẩm tra, bổ sung hồ sơ, các loại giấy tờ. Theo kết quả khảo sát cá nhân, tổ chức đánh giá về mức độ dễ dàng, dễ kê khai của TTHC, quy định về thời gian, thu phí, lệ phí của TTHC, nhìn chung đa số cảm thấy hài lòng chiếm tỷ lệ 77%, còn lại 33% cảm thấy bình thường. Tuy nhiên 39% người trả lời mong muốn các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời giản giải quyết, 34% người đề nghị tiếp tục đơn giản hóa TTHC nhất là trên các lĩnh vực: xây dựng, đất đai, tôn giáo, đầu tư.
Ngày 30/10/2017, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 112/NQ-CP về đơn giản hóa TTHC, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vị chức năng quản lý nhà nước của Bộ Công an, theo đó các lĩnh vực thực hiện phương án đơn giản hóa gồm: quản lý xuất nhập cảnh; quản lý ngành nghề kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự; đăng ký quản lý phương tiện giao thông cơ giới; lĩnh vực tổ chức cán bộ; lĩnh vực chính sách; phòng cháy, chữa cháy; cấp quản lý chứng minh nhân dân; đăng ký quản lý cư trú. Các lĩnh vực trên đều có thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; các bộ, ngành Trương ương tập trung thực hiện rà soát sửa đổi, bổ sung thay thế các Nghị định, Thông tư có quy định về TTHC trên các lĩnh vực đã có phương án đơn giản hóa theo Nghị quyết của Chính phủ, địa phương cũng phải tích cực rà soát kiến nghị Trung ương về đơn giản hóa TTHC. TTHC đơn giản, dễ thực hiện là một thuận lợi lớn trong vận hành quy trình cơ chế MC, MCLT mà còn mang lại sự hài lòng cao cho cá nhân, tổ chức, giúp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho thực hiện TTHC.
Rà soát TTHC là nhiệm vụ thường xuyên, trong quá trình giải quyết TTHC công chức một cửa và công chức chuyên môn phát hiện nhiều điểm không hợp của quy định về TTHC cần có kiến nghị kịp thời, các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở hàng năm khi công bố mới, thay thế, bãi bỏ cần được rà soát kỹ lưỡng, xem xét các yếu tố ảnh hướng, tính hợp lý của TTHC. Qua thực hiện TTHC hiện nay cũng còn nhiều TTHC bất hợp lý như quy định về đất đai khi chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc thừa kế thì
người nhận chuyển nhượng phải chứng minh thu nhập ổn định từ đất nông nghiệp như vậy những đối tượng chưa từng qua sản xuất nông nghiệp thì sẽ không chứng minh được thu nhập, không thực hiện được chuyển nhượng hoặc nhận thừa kế từ cha mẹ ruột,....và còn những bất cập khác về các quy định TTHC và để phát hiện và kiến nghị sửa đổi, sửa đổi cần có sự rà soát thường xuyên, chặt chẽ của các ngành.
Các ngành cần tăng cường sự phối hợp trong giải quyết TTHC, chủ động đề xuất UBND tỉnh ban hành quy chế phối hợp trong giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông, những TTHC có liên quan với nhau xây dựng thành những quy trình phù hợp cho từng loại lĩnh vực, thủ tục. Sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan trong quy trình giải quyết TTHC liên thông là rất quan trọng, quyết định đến khả năng vận hành của quy trình, nếu không có quy trình phối hợp sẽ không thể thực hiện thành công giải quyết TTHC theo cơ chế liên thông. Tác giả luận văn đề xuất xây dựng thêm các quy chế liên thông trong giải quyết TTHC ngoài các quy chế đã ban hành như:
- Lĩnh vực xây dựng: cấp giấy phép xây dựng công trình thực hiện liên thông với Sở Tài nguyên và Môi trường, Công an Tỉnh trong xác lập các điều kiện về môi trường, an toàn phòng cháy chữa cháy. Sở Xây dựng sẽ làm đầu mối trong tiếp nhận quy trình TTHC này tại Trung tâm HCC cấp tỉnh, sau đó khi thẩm định TTHC, giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền chuyển thông tin, thành phần hồ sơ đến các cơ quan có liên quan để giải quyết và tập hợp kết quả giải quyết tại Trung tâm HCC trả cho tổ chức. Cụ thể quy trình qua Sơ đồ 3.4.
Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp Lĩnh vực xây dựng 1 2 4 3 Sở TN&MT Công an Tỉnh Cá nhân, Tổ chức UBND tỉnh phê duyệt
Sơ đồ 3.4. Luân chuyển hồ sơ liên thông lĩnh vực xây dựng
- Lĩnh vực đăng ký kinh doanh các ngành nghề có điều kiện: theo đó cá nhân, tổ chức có nhu cầu nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh đến trực tiếp Trung tâm HCC nộp hồ sơ cho công chức tiếp nhận và trả kết quả lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, đây là đầu mối tiếp nhận các giấy tờ có liên quan đến các điều kiện kinh doanh (tùy theo loại hình kinh doanh mà có quy định về các điều kiện khác nhau), sau khi kết quả giải quyết về đăng ký kinh doanh được giải quyết cơ quan đầu mối sẽ chuyển hồ sơ TTHC đến cơ quan có liên quan để thực hiện các giấy điều kiện khác.
Sơ đồ 3.5. Luân chuyển hồ sơ liên thông đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện
Trung tâm HCC cấp tỉnh: Lĩnh vực đăng ký kinh doanh UBND Tỉnh/ CT UBND Tỉnh Công an Thuế Các sở có liên quan Tổ chức, công dân
- Lĩnh vực giao thông vận tải: thực hiện liên thông từ cấp huyện lên cấp tỉnh (liên thông dọc) đối với cấp đổi giấy phép lái xe, người có nhu cầu có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện nơi mình cư trú, Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển hồ sơ TTHC lên Trung tâm HCC cấp tỉnh giải quyết và chuyển kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện trả cho người dân. Thực hiện quy trình này người dân trên địa bàn không phải đi xa lên trung tâm tỉnh lỵ để thực hiện TTHC tốn thời gian và công sức. Cụ thể tại Sơ đồ 3.6.
Sơ đồ 3.6. Luân chuyển hồ sơ liên thông lĩnh vực giao thông vận tải từ cấp huyện lên cấp tỉnh
- Nghiên cứu đưa vào thực hiện mô hình liên thông phi địa giới hành chính: cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện TTHC thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh vẫn có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, việc
MỘT CỬA CẤP HUYỆN A TRUNG TÂM HCC CẤP TỈNH NGƯỜI DÂN MỘT CỬA CẤP HUYỆN B MỘT CỬA CẤP HUYỆN C
luân chuyển hồ sơ và trả kết quả được thực hiện theo quy trình liên thông, cá nhân, tổ chức không phải di chuyển xa, cơ quan có thẩm quyền vẫn thực hiện đúng quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT. Cụ thể qua Sơ đồ 3.7.
Sơ đồ 3.7. Mô hình liên thông phi địa giới hành chính
Theo quy trình tại Sơ đồ 3.7 người dân có thể nộp hồ sơ TTHC tại Bộ phận một cửa cấp huyện hoặc Trung tâm HCC cấp tỉnh cho cá TTHC được tiếp nhận tại Trung tâm HCC cấp tỉnh hoặc một cửa cấp huyện.
Ngoài mở rộng các lĩnh vực liên thông trong giải quyết TTHC còn cần tạo thêm các kênh để người dân có thể tiếp cận nộp hồ sơ nhận kết quả một cách nhanh gọn, thuận tiện tuy nhiên cơ quan hành chính nhà nước vẫn đảm bảo quy trình giải quyết theo cơ chế MC, MCLT. Có thể phá triển các hình thức của phi địa giới hành chính thông qua dịch vụ công trực tuyến, thông qua bưu điện là cánh tay nối dài của cơ quan hành chính nhà nước trong tiếp nhận và trả kết quả.
Dịch vụ nhận hồ sơ tại nhà qua đường bưu chính, sau khi bưu chính thực hiện tiếp nhận hồ sơ tại địa bàn người dân sinh sống sẽ luận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC đó, việc thực hiện của bưu điện được cơ
Một cửa cấp huyện
Trung tâm HCC tỉnh
quan hành chính nhà nước chấp thuận và tập huấn nghiệp vụ, thông báo cụ thể, rộng rãi cho người dân biết, sau khi tiếp nhận TTHC của người dân từ nhân viên bưu điện, công chức một cửa thực hiện đúng quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT cho người dân và chuyển kết quả giải quyết cho người dân qua bưu điện. Cụ thể hóa qua Sơ đồ 3.8.
Sơ đồ 3.8. Mô hình nhận hồ sơ TTHC tại nhà
Trong quá trình xây dựng, thực hiện quy chế phối hợp giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCTL cần thường xuyên rà soát, xem xét để kịp thời sửa đổi, bổ sung, rà soát, rút kinh nghiệm các vấn đề phát sinh trong quá trình phối hợp giữa các cơ quan để có quy trình chuẩn hơn trong giải quyết TTHC liên thông. Các kênh tiếp nhận hồ sơ được mở rộng, không chỉ tại Trung tâm HCC hay Bộ phận một cửa cấp huyện mà hồ sơ TTHC của người dân còn được tiếp nhận tận nhà, trực tuyến, người dân có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa huyện cho các TTHC thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, từ mở rộng các hình thức này tạo thuận lợi cho người dân không phải đi lại nhiều lần, xa, tốn thời gian và chi phí.
TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH (1) Đăng ký nhận hồ
sơ tại nhà qua tổng đài, website
(2) Bưu điện nhận thông tin
(4) Bưu điện nộp hồ sơ hộ người dân
(3) Nhân viên Bưu điện tới nhà người dân nhận
Để làm được điều đó, các cơ quan, các cấp phải xác định luồng luân chuyển hồ sơ, trách nhiệm trong phối hợp giải quyết TTHC, tính toán về mặt thời gian để đảm bảo hồ sơ luân chuyển đúng nơi giải quyết, đúng thẩm quyền, đúng quy trình theo cơ chế MC, MCLT và đúng hạn trong kết quả giải quyết TTHC cho người dân.
3.3.3. Nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ công chức
Trong thực hiện cơ chế MC, MCLT công chức tham gia thực hiện từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến thẩm định hồ sơ để có kết quả giải quyết cuối cùng cho cá nhân, tổ chức. Các phần việc được phân định cụ thể, rõ ràng về quy trình, cách thức, thời gian thực hiện, qua đó đòi hỏi độ chính xác cao đối với từng khâu, nếu khâu tiếp nhận hồ sơ không chuẩn xác, nhận thiếu thành phần hồ sơ theo quy định thì đến phần xử lý sẽ không thực hiện được, phải đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ gây phiền hà và kéo dài thời gian thực hiện TTHC của cá nhân, tổ chức. Vì thế công chức thực hiện nhiệm vụ trong quy trình này phải thật sự giỏi, trình độ chuyên môn phù hợp, có khả năng giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.
Công chức thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả là người trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức, ở đây đòi hỏi công chức phải am hiểu quy định về TTHC thuộc thẩm quyền của ngành, xem xét tính hợp lệ của thành phần hồ sơ, hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện đầy đủ các bước, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để thực hiện TTHC. Nếu đội ngũ này kém năng lực, giao tiếp kém sẽ ảnh hưởng lớn đến khâu giải quyết TTHC bên trong và về mặt thái độ, ứng xử sẽ làm mất lòng cá nhân, tổ chức. Theo dự thảo Nghị định của Chính phủ quy định về thực hiện cơ chế MC, MCLT thì yêu cầu đối với công chức tiếp nhận và trả kết quả phải có trình độ chuyên môn phù hợp và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực, qua đó ta thấy yêu cầu về trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ này khá cao vì thế cần có những bước tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng chặt chẽ, bố trí đúng người nhằm mang lại hiệu quả cao trong thực hiện cơ chế MC, MCLT.
Qua kết quả thống kê, khảo sát đánh giá từ các đối tượng là người dân, công chức cấp huyện, lãnh đạo các sở, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh qua điều