Trung tâm HCC được thành lập và xác định cơ cấu tổ chức cụ thể trong Đề án và quyết định ban hành quy chế tổ chức, hoạt động, cụ thể như sau:
a)Lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc và 02 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động chung của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Phó Giám đốc Trung tâm giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các nhiệm vụ công tác được giao.
b) Các phòng chuyên môn của Trung tâm HCC gồm: Phòng Hành chính - Quản trị; Phòng Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
c) Nhân sự các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ: Trung tâm HCC gồm công chức chuyên trách và công chức không chuyên trách.
Biên chế công chức chuyên trách: giám đốc; các phó giám đốc; công chức làm việc tại các phòng của Trung tâm (02 phòng).
Biên chế công chức không chuyên trách: công chức thuộc các Sở, ngành tỉnh (kể cả một số cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương) được cử về làm việc tại Trung tâm để tiếp nhận và giải quyết TTHC. Căn cứ vào số lượng thủ tục hành chính, khối lượng công việc liên quan mà các Sở, ban, ngành để cử số lượng công chức, viên chức cho phù hợp.
Các công chức làm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả được cử làm việc tại Trung tâm thuộc biên chế của các sở; là người có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định; xem xét, kiểm tra hồ sơ, phân loại hồ sơ, trực tiếp nghiên cứu, thẩm định, giải quyết theo thẩm quyền được phân công hoặc trình cấp có thẩm quyền phê quyệt; hoặc chuyển cơ quan chuyên môn có liên quan xem xét giải quyết theo thẩm quyền.
Tuy nhiên theo điều kiện thực tế, Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp mới bố trí được 01 Giám đốc, 01 Trưởng phòng và 02 chuyên viên chuyên trách Phòng Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả là công chức chuyên trách của Trung tâm và 22 công chức không chuyên trách được các sở cử về Trung tâm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH
BIÊN CHẾ
CHUYÊN TRÁCH BIÊN CHẾ KHÔNG CHUYÊN TRÁCH
01 GIÁM ĐỐC 02 PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ PHÒNG HƯỚNG DẪN, TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ (06 BIÊN CHÊ, 06 HĐ) BIÊN CHẾ KHÔNG CHUYÊN TRÁCH Công chức 16 sở thuộc UBND tỉnh Công an tỉnh Cục thuế tỉnh quan tỉnhCục hải Kho bạc NN tỉnh Bảo hiểm XH tỉnh
d) Về cơ chế tài chính và cơ sở vật chất: Trụ sở tạm Trung tâm HCC tỉnh được cải tạo, sửa chữa từ trụ sở làm việc của Phòng Cảnh sát cơ động Công an tỉnh (kinh phí khoảng 800 triệu đồng, từ nguồn quản lý hành chính chưa phân bổ trong năm 2016). Trụ sở có 02 tầng với 07 phòng (diện tích khoảng 25m2
) và 01 Hội trường (khoảng 75m2). Các trang thiết bị tại Trung tâm đã được trang bị bao gồm: Màn hình cảm ứng được sử dụng để công khai TTHC và tra cứu thông tin, hệ thống camera an ninh, tổng đài điện thoại, phần mềm một cửa điện tử kết nối tất cả các sở và các trang thiết bị cần thiết khác như: hệ thống mạng, máy in, bàn, ghế... đảm bảo phục vụ cho công việc.
Kinh phí hoạt động của Trung tâm được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước cấp và kinh phí được trích từ việc thu phí, lệ phí liên quan đến hoạt động giải quyết TTHC theo quy định của pháp luật về việc thu, quản lý, sử dụng phí và lệ phí. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Trung tâm.
e) Về nguyên tắc hoạt động: Trung tâm là nơi tập trung để các cơ quan, đơn vị cử công chức, viên chức trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết TTHC liên quan đến tổ chức, công dân theo phương thức: Công khai – Minh bạch – Văn minh – Hiện đại – Chuyên nghiệp. Trung tâm không thay mặt các cơ quan, đơn vị, tổ chức để giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân đã được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
Việc xử lý, giải quyết TTHC đảm bảo giảm tối đa thời gian so với quy định; tiến tới thực hiện ứng dụng CNTT trên môi trường mạng máy tính, không tồn tại song song các quy trình, giấy tờ truyền thống (trừ những trường hợp đặc biệt sau khi cơ quan, đơn vị có TTHC đã thống nhất với Trung tâm); từng bước giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình “Thẩm định – Phê duyệt tại chỗ” trên cơ sở ứng dụng CNTT. Cơ cấu tổ chức bộ máy tinh gọn; không làm tăng tổng biên chế của tỉnh.
2.2. Phân tích thực trạng thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Đồng Tháp
2.2.1. Về các lĩnh vực đƣợc tổ chức tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
Theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về đối tượng và phạm vi thực hiện cơ chế MC, MCLT trong giải quyết TTHC cấp tỉnh gồm: các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại địa phương, các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan trên đều phải thực hiện cơ chế MC, MCLT. Theo đó, tỉnh Đồng Tháp đã triển khai thực hiện đúng về đối tượng và phạm vi theo quy định, tuy nhiên tại Trung tâm HCC tỉnh do điều kiện thực tế chưa xây dựng trụ sở chính thức mà đang mượn trụ sở của đơn vị khác, cải tạo, sửa chữa nhỏ để hoạt động nên diện tích chưa đảm bảo nhu cầu sử dụng, giai đoạn này Trung tâm đảm bảo bố trí 16 lĩnh vực thuộc các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh (UBND tỉnh Đồng Tháp có 18 sở, cơ quan ngang sở), các cơ quan ngành dọc vẫn tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tiếp nhận và giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT.
Như vậy, tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp tập trung 16 lĩnh vực đảm bảo thực hiện đúng quy định về đối tượng và phạm vi thực hiện cơ chế MC, MCLT, đối với 02 cơ quan ngang sở là Văn phòng UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh không bố trí tại Trung tâm vì Thanh tra tỉnh thực hiện giải quyết về khiếu nại tố cáo về quy trình và kết quả không thực hiện theo cơ chế MC, MCLT, còn đối với Văn phòng UBND tỉnh không có TTHC giải quyết đối với cá nhân, tổ chức mà chỉ có mối quan hệ phối hợp với các sở trong giải quyết TTHC, việc phối hợp này được công chức chuyên trách của Trung tâm HCC (công chức chuyên trách thuộc biên chế của Văn phòng UBND tỉnh) thực hiện.
a) Các lĩnh vực được giải quyết theo cơ chế một tại Trung tâm HCC gồm 16 lĩnh vực: Nội vụ; Lao động, Thương binh và Xã hội; Tư pháp; Xây dựng; Y tế; Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Tài chính; Công thương; Kế hoạch và Đầu tư; Tài nguyên và Môi trường; Giáo dục và Đào tạo; Giao thông vận tải;
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Thông tin và Truyền thông; Ngoại vụ; Khoa học và Công nghệ.
b) Các lĩnh vực được giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC:
- Đất đai với thuế;
- Đăng ký kinh doanh với thuế; - Văn hóa với công thương;
- Lao động, Thương binh và Xã hội liên thông với cấp huyện.
Trong giai đoạn hiện nay, Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp thực hiện cơ chế MC, MCLT trên các lĩnh vực nêu trên cơ bản đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức vì đã tập trung được tất cả các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, trong giai đoạn tiếp theo khi có trụ sở chính thức Trung tâm HCC sẽ bố trí 05 cơ quan ngành dọc tập trung tại Trung tâm, tạo thuận lợi hơn nữa cho cá nhân, tổ chức liên hệ thực hiện TTHC không phải đi nhiều nơi, nhiều đầu mối, nâng cao hiệu quả của cơ chế MC, MCLT trong giải quyết TTHC. Trung tâm tổ chức làm việc sáng thứ 7 hàng tuần tiếp nhận TTHC đối với 05 lĩnh vực: Kế hoạch và Đầu tư, Tư pháp, Giao thông vận tải, Xây dựng, Tài nguyên và Môi trường để đáp ứng nhu cầu giao dịch của cá nhân, tổ chức đối với những lĩnh vực có nhiều giao dịch.
2.2.2. Về thực hiện quy trình cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
Quy trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết, trả kết quả và quản lý hồ sơ TTHC được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương.
a) Tiếp nhận hồ sơ:
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính thuộc danh mục các thủ tục hành chính đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt đưa vào thực hiện tại Trung tâm thì trực tiếp đến liên hệ, nộp hồ sơ tại Trung tâm hoặc gửi qua đường bưu điện (thời hạn nhận được xác định theo dấu ngày đến của
bưu điện). Công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hoặc có văn bản hướng dẫn việc bổ sung hồ sơ (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện). Trường hợp hồ sơ hợp lệ công chức cập nhật thông tin vào phần mềm một cửa điện tử, in giấy biên nhận hồ sơ, trong đó, có hẹn ngày trả kết quả hoặc gửi giấy biên nhận qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện).
b) Giải quyết hồ sơ:
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức thẩm định, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân. Đối với hồ sơ có quy định thời gian giải quyết, công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân theo giấy hẹn. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc Bộ, ngành Trung ương, công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện quy trình theo quy định hiện hành về giải quyết thủ tục hành chính; tiếp nhận lại hồ sơ khi có kết quả. Tất cả cơ quan, đơn vị, công chức có liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ đều phải cập nhật đầy đủ vào phần mềm một cửa để quản lý phần việc của mình trong toàn bộ quá trình.
Đối với trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trên Cổng Thông tin điện tử của Trung tâm đối với một số lĩnh vực có cung ứng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, quy trình tiếp nhận và xử lý cũng giống như quy trình nộp hồ sơ giấy trực tiếp, luồng xử lý bên trong trên phần mềm một cửa điện tử được thực hiện theo quy trình tiếp nhận và giải quyết đã nêu, khác nhau ở việc cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp và trực tuyến.
Dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3, 4 được thực hiện chủ yếu ở 03 lĩnh vực: giao thông vận tải (TTHC: cấp đổi giấy phép lái xe; cấp đổi biển hiệu, phù hiệu xe ô tô; cấp đổi giấy phép kinh doanh vận tải), kế hoạch và đầu tư (TTHC: đăng ký kinh doanh), tư pháp (TTHC: cấp phiếu lý lịch tư pháp). Trung tâm
HCC tỉnh thực hiện hướng dẫn và thông báo cá nhân, tổ chức biết về các quy định TTHC, cách thức thực hiện, nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.
c) Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân:
Kết quả giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị do công chức trả kết quả cập nhật vào phần mềm quản lý để theo dõi và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện). Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết Trung tâm thông báo cho cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi tổ chức, công dân và trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau. Trung tâm cập nhật, chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết đến tổ chức, cá nhân.
d) Thu phí, lệ phí:
Thực hiện việc thu phí, lệ phí của tổ chức, cá nhân phải nộp phí và lệ phí theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 2.2. Các bước luân chuyển hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
1 4
5
2 3
Cá nhân, tổ chức Trung tâm HCC
16 lĩnh vực Các sở (16 sở) Công chức chuyên môn thẩm định hồ sơ Lãnh đạo sở kiểm tra, ký duyệt Quy trình giải quyết nội bộ các sở UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
* Nếu TTHC thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh thì thực hiện bước 4, còn nếu thuộc thẩm quyền các sở thì không có bước 4.
Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp cơ bản giống với quy trình thực hiện cơ chế một cửa, tuy nhiên do có liên quan đến nhiều cơ quan nên việc luận chuyển hồ sơ, kết quả có thêm các bước trong liên thông từ cấp huyện lên Trung tâm HCC tỉnh. Tùy theo TTHC thuộc lĩnh vực nào mà có quy chế phối hợp, các thức thực hiện, bước nào thì chuyển hồ sơ, kết quả liên thông, mỗi loại TTHC liên thông giữa các cơ quan UBND tỉnh đều ban hành quy chế phối hợp để thực hiện thống nhất và đối với liên thông cũng được cụ thể hóa trong quyết định công bố TTHC của các lĩnh vực (nếu có TTHC liên thông). Tại Trung tâm HCC thực hiện một quy trình cơ bản chung cho các loại hình liên thông theo sơ đồ 2.3 sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
1’ 7 1 2’ 2 3’ 5’ 4’ 6 5 4 3 Cá nhân, tổ chức Trung tâm HCC Các lĩnh vực liên thông Các sở, cơ quan có liên quan Một cửa cấp huyện UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh Các sở, cơ quan có liên quan
Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC được thể hiện với hai loại hình liên thông đó là liên thông ngang và liên thông dọc. Liên thông ngang là việc liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp trong giải quyết TTHC như:
+ Sở Tài nguyên và Môi trường với Chi Cục thuế tỉnh trong giải quyết TTHC cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Sở Kế hoạch và Đầu tư với Chi Cục thuế tỉnh trong cấp Giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
+ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch với Sở Công thương trong đăng ký quảng cáo và khuyến mại.
+ Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục thuế tỉnh liên thông thực hiện về thủ tục triển khai các dự án của nhà đầu tư thực hiện ngoài các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn tỉnh.
+ Liên thông dọc đối với lĩnh vực thuộc Sở Lao động, Thương binh và