thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
Quy trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết, trả kết quả và quản lý hồ sơ TTHC được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương.
a) Tiếp nhận hồ sơ:
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính thuộc danh mục các thủ tục hành chính đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt đưa vào thực hiện tại Trung tâm thì trực tiếp đến liên hệ, nộp hồ sơ tại Trung tâm hoặc gửi qua đường bưu điện (thời hạn nhận được xác định theo dấu ngày đến của
bưu điện). Công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hoặc có văn bản hướng dẫn việc bổ sung hồ sơ (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện). Trường hợp hồ sơ hợp lệ công chức cập nhật thông tin vào phần mềm một cửa điện tử, in giấy biên nhận hồ sơ, trong đó, có hẹn ngày trả kết quả hoặc gửi giấy biên nhận qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện).
b) Giải quyết hồ sơ:
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức thẩm định, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân. Đối với hồ sơ có quy định thời gian giải quyết, công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân theo giấy hẹn. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc Bộ, ngành Trung ương, công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện quy trình theo quy định hiện hành về giải quyết thủ tục hành chính; tiếp nhận lại hồ sơ khi có kết quả. Tất cả cơ quan, đơn vị, công chức có liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ đều phải cập nhật đầy đủ vào phần mềm một cửa để quản lý phần việc của mình trong toàn bộ quá trình.
Đối với trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trên Cổng Thông tin điện tử của Trung tâm đối với một số lĩnh vực có cung ứng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, quy trình tiếp nhận và xử lý cũng giống như quy trình nộp hồ sơ giấy trực tiếp, luồng xử lý bên trong trên phần mềm một cửa điện tử được thực hiện theo quy trình tiếp nhận và giải quyết đã nêu, khác nhau ở việc cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp và trực tuyến.
Dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3, 4 được thực hiện chủ yếu ở 03 lĩnh vực: giao thông vận tải (TTHC: cấp đổi giấy phép lái xe; cấp đổi biển hiệu, phù hiệu xe ô tô; cấp đổi giấy phép kinh doanh vận tải), kế hoạch và đầu tư (TTHC: đăng ký kinh doanh), tư pháp (TTHC: cấp phiếu lý lịch tư pháp). Trung tâm
HCC tỉnh thực hiện hướng dẫn và thông báo cá nhân, tổ chức biết về các quy định TTHC, cách thức thực hiện, nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.
c) Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân:
Kết quả giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị do công chức trả kết quả cập nhật vào phần mềm quản lý để theo dõi và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện). Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết Trung tâm thông báo cho cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi tổ chức, công dân và trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau. Trung tâm cập nhật, chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết đến tổ chức, cá nhân.
d) Thu phí, lệ phí:
Thực hiện việc thu phí, lệ phí của tổ chức, cá nhân phải nộp phí và lệ phí theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 2.2. Các bước luân chuyển hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
1 4
5
2 3
Cá nhân, tổ chức Trung tâm HCC
16 lĩnh vực Các sở (16 sở) Công chức chuyên môn thẩm định hồ sơ Lãnh đạo sở kiểm tra, ký duyệt Quy trình giải quyết nội bộ các sở UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
* Nếu TTHC thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh thì thực hiện bước 4, còn nếu thuộc thẩm quyền các sở thì không có bước 4.
Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp cơ bản giống với quy trình thực hiện cơ chế một cửa, tuy nhiên do có liên quan đến nhiều cơ quan nên việc luận chuyển hồ sơ, kết quả có thêm các bước trong liên thông từ cấp huyện lên Trung tâm HCC tỉnh. Tùy theo TTHC thuộc lĩnh vực nào mà có quy chế phối hợp, các thức thực hiện, bước nào thì chuyển hồ sơ, kết quả liên thông, mỗi loại TTHC liên thông giữa các cơ quan UBND tỉnh đều ban hành quy chế phối hợp để thực hiện thống nhất và đối với liên thông cũng được cụ thể hóa trong quyết định công bố TTHC của các lĩnh vực (nếu có TTHC liên thông). Tại Trung tâm HCC thực hiện một quy trình cơ bản chung cho các loại hình liên thông theo sơ đồ 2.3 sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
1’ 7 1 2’ 2 3’ 5’ 4’ 6 5 4 3 Cá nhân, tổ chức Trung tâm HCC Các lĩnh vực liên thông Các sở, cơ quan có liên quan Một cửa cấp huyện UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh Các sở, cơ quan có liên quan
Quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC được thể hiện với hai loại hình liên thông đó là liên thông ngang và liên thông dọc. Liên thông ngang là việc liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp trong giải quyết TTHC như:
+ Sở Tài nguyên và Môi trường với Chi Cục thuế tỉnh trong giải quyết TTHC cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Sở Kế hoạch và Đầu tư với Chi Cục thuế tỉnh trong cấp Giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
+ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch với Sở Công thương trong đăng ký quảng cáo và khuyến mại.
+ Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục thuế tỉnh liên thông thực hiện về thủ tục triển khai các dự án của nhà đầu tư thực hiện ngoài các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn tỉnh.
+ Liên thông dọc đối với lĩnh vực thuộc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội với cấp huyện trong các thủ tục về ưu đãi người có công, bảo trợ xã hội.
Xin được làm rõ hai quy trình liên thông ngang và dọc sơ đồ 2.3 như sau:
a) Quy trình liên thông ngang
(1) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Trung tâm HCC. (2) Trung tâm HCC chuyển hồ sơ đến sở có liên quan.
(3) Sở giải quyết xong chuyển cho một sở khác, cơ quan khác cùng cấp giải quyết tiếp quy trình của TTHC.
(4) Sở cuối cùng trong quy trình chuyển kết quả về Trung tâm HCC. (5) Nếu TTHC thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thì Trung tâm HCC trình ký.
(6) UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh sau khi phê duyệt, Văn phòng UBND tỉnh chuyển lại Trung tâm HCC.
(7) Trung tâm HCC trả kết quả cuối cùng cho cá nhân, tổ chức. Thu phí, lệ phí theo quy định.
Nếu TTHC thuộc thẩm quyền phê duyệt của các sở thì không thực hiện bước 5, 6.
b) Quy trình liên thông dọc
(1’) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện. (2’) Sau khi cấp huyện giải quyết phần việc thuộc thẩm quyền của mình thì chuyển hồ sơ lên TTHCC.
(3’) Trung tâm HCC chuyển hồ sơ đến sở có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền và chuyển lại Trung tâm HCC.
(4’) Trung tâm HCC trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. (5’)Trung tâm HCC chuyển kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện. Bộ phận này trả kết quả cuối cùng cho cá nhân, tổ chức. Thu phí, lệ phí theo quy định.
Nếu TTHC thuộc thẩm quyền phê duyệt của các sở thì không thực hiện bước 4.
Việc thực hiện liên thông tại Trung tâm HCC chưa được xây dựng quy trình trên phần mềm một cửa điện tử, thực hiện liên thông qua liên kết thông tin đối với các cơ quan với nhau dựa trên quy định của UBND tỉnh ban hành quy chế phối hợp trong giải quyết TTHC liên thông trên từng lĩnh vực, thủ tục cụ thể. Đây là một hạn chế trong việc thực hiện quy trình liên thông tại Trung tâm HCC.
Ngoài việc tiếp nhận và trả kết quả trực tiếp tại Trung tâm HCC, cá nhân, tổ chức có thể gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến Trung tâm và kết quả giải quyết được chuyển đến tận nhà. Trung tâm HCC tham mưu mở rộng hình thức nộp và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức lựa chọn, đảm bảo thuận lợi nhất cho cá nhân, tổ chức. Cụ thể, Trung tâm tham mưu UBND tỉnh ban hanh danh mục TTHC nhận qua đường bưu chính, kết quả giải quyết TTHC nào được trả qua đường bưu chính nhưng vẫn đảm bảo quy trình thực hiện cơ chế MC, MCLT trong giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức trong nội bộ. Theo đó, đến nay đã có hơn 800 TTHC nhận và trả kết quả qua đường bưu chính, tỷ lệ kết quả
trả qua đường bưu chính chiếm khoảng 20% số giao dịch, cá nhân, tổ chức không phải đi lại nhiều lận để nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết TTHC.
Ngoài ra, Trung tâm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Nội vụ phát triển cung ứng dịch vụ công trực tuyến mức 3, 4. Hiện nay, Trung tâm HCC đang được thực hiện thí điểm phần mềm một cửa điện tử mới thay cho phần mềm một cửa điện tử đang sử dụng. Phần mềm một cửa điện tử mới sẽ thêm chức năng giúp công chức tiếp nhận và trả kết quả scan thành phần hồ sơ lên phần mềm và chuyển file hồ sơ đó đến công chức chuyên môn thuộc sở xử lý mà không cần chờ chuyển hồ sơ giấy qua đường bưu điện như hiện nay. Phần mềm một cửa điện tử tích hợp Cổng dịch vụ công trực tuyến mức 3 cho phép cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến, hồ sơ của cá nhân, tổ chức khi nộp thành công sẽ vào luồng xử lý của phần mềm một cửa điện tử và thực hiện quy trình xử lý giống như quy trình một cửa, đảm bảo chính xác, nhanh chóng, thuận lợi.
Cơ chế MC, MCLT trong giải quyết TTHC được đảm bảo, tất cả TTHC đều được tiếp nhận và chuyển xử lý đúng quy trình, không còn TTHC nhận tại các cơ quan chuyên môn hay công chức chuyên môn trực tiếp xử lý TTHC lại nhận TTHC và tiếp xúc với cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải quyết TTHC. Trung tâm HCC có cơ chế giám sát, kiểm tra chặt chẽ nên đã đảm bảo đối tượng, phạm vi, nguyên tắc và quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT.
2.2.3. Thực trạng mức độ hài lòng của ngƣời dân, tổ chức đối với giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm HCC tỉnh Đồng Tháp
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT cần có sự đánh giá từ người sử dụng dịch vụ, Trung tâm HCC là mô hình mới tập trung đầu mối tiếp nhận và trả kết quả của tất cả cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh trong giải quyết TTHC thẩm quyền cấp tỉnh, việc tổ chức một mô hình mới sẽ có những tác động tích cực và cũng có những biến động nhất định nhất là đối với công tác tổ chức, công chức làm việc chuyên trách và không chuyên trách tại Trung tâm, thay đổi cách thức, quy trình vốn có trước đây. Tác giả luận văn đã thực hiện khảo sát ý kiến của 02 nhóm đối tượng, nhóm đối
tượng là công chức làm nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm HCC và công chức giữ chức vụ lãnh đạo, công chức chuyên môn thuộc các sở tham gia quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế MC, MCLT tại Trung tâm HCC, nhóm đối tượng thứ 2 là cá nhân, tổ chức đến Trung tâm thực hiện TTHC và đã nhận kết quả giải quyết.
Hai nhóm đối tượng được khảo sát để đánh giá một số vấn đề xoay quanh các tiêu chí để đánh chất lượng, hiệu quả của cơ chế MC, MCLT tại Trung tâm HCC, việc thành lập Trung tâm HCC có cần thiết và sự đồng tình, ủng hộ thành lập Trung tâm HCC, hiệu quả của Trung tâm HCC mang lại so với trước khi chưa thành lập Trung tâm HCC.
2.2.3.1. Về tiếp cận thông tin TTHC, cơ quan giải quyết
Đây là tiêu chí đánh giá mức độ công khai về quy định TTHC để cá nhân, tổ chức biết thực hiện đúng quy định. Công khai để minh bạch quy trình giải quyết TTHC, công chức không thể yêu cầu thêm thành phần hồ sơ, nhũng nhiễu trái với quy định.
Bảng 2.1. Cá nhân, tổ chức đánh giá về mức độ đầy đủ, chính xác của thông tin của TTHC
(Nguồn khảo sát của tác giả, năm 2017)
Các cá nhân, tổ chức tìm hiểu thông tin về TTHC, cơ quan giải quyết chủ yếu qua các kênh sau: 29% trả lời thông qua hỏi người thân, bạn bè, 29% thông qua xem bảng niêm yết TTHC tại Trung tâm, 26% qua tìm hiểu trên internet và 21% qua hỏi công chức tiếp nhận hoặc công chức có quen biết. Trong đó 82% người được khảo sát cho rằng cách họ tiếp cận, tìm hiểu thông tin về TTHC dễ dàng, thuận tiện, qua việc tìm hiểu thông tin 72% người dân đánh giá các thông tin về TTHC đầy đủ, chính xác, 11% cho rằng thông tin về TTHC không đầy đủ, chính xác, còn lại cảm thấy bình thường. Đối với công chức thì tỷ
Frequency Percent Valid
Percent
Cumulative Percent
Valid
Thông tin không đầy đủ,
chính xác 11 11,0 11,0 11,0
Bình thường 17 17,0 17,0 28,0
Đầy đủ, chính xác 72 72,0 72,0 100,0
lệ này thấp hơn, có 69,1% công chức cho rằng thông tin về TTHC được công khai đầy đủ, chính xác.
Bảng 2.2. Sự hài lòng của cá nhân, tổ chức đối với tiếp cận thông tin về TTHC
(Nguồn khảo sát của tác giả, năm 2017)
Có 84% cá nhân, tổ chức đánh giá hài lòng với việc công khai TTHC, cơ quan giải quyết để họ có thể tiếp cận, tìm hiểu thông tin về TTHC trước khi đến thực hiện TTHC, vẫn còn người dân không hài lòng đối với việc công khai và các kênh thông tin về TTHC, chiếm tỷ lệ 4%. Đối với công chức tỷ lệ hài lòng đối với việc tiếp cận thông tin về TTHC lại thấp hơn chiếm 61,7%. Qua khảo sát hai đối tượng là người dân và công chức có thể thấy được đánh giá về mức độ tiếp cận thông tin TTHC, công khai TTHC, sự hài lòng khi tìm hiểu thông tin về TTHC lại có sự trái nghịch nhau, công chức là người trực tiếp tham mưu thực hiện về TTHC lại không đánh giá cao về mức độ đầy đủ, chính xác của thông tin được cung cấp, tỷ lệ hài lòng cũng thấp hơn người dân. Ở đây có thể thấy những người có am hiểu về TTHC thì đánh giá chưa cao về mức độ công khai, tính đầy đủ, chính xác của thông tin về TTHC tại Trung tâm. Điều này cho thấy công tác niêm yết công khai TTHC, các kênh tìm hiểu thông tin về TTHC và cơ quan giải quyết TTHC còn chưa thật sự hiệu quả nên việc tiếp cận với các hình thức còn