7. Kết cấu của đề tài
2.3. Đánh giá thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ
Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt
Từ khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, tác giả tổng hợp được ưu nhược điểm và nguyên nhân tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị theo 5 thành tố của COSO năm 1992 và cập nhật COSO 2013 như sau:
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Ưu điểm
Ban lãnh đạo công ty đều nhận thức rõ tầm quan trọng môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ để xây dựng môi trường văn hóa doanh
nghiệp nâng cao sự trung thực và giá trị đạo đức nhân viên.
Trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn từ lãnh đạo đến nhân viên đều luôn tôn trọng ý kiến của những người trong cùng đơn vị phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao.
Ban lãnh đạo Công ty luôn gương mẫu và nhắc nhở nhân viên toàn công ty luôn tuân thủ các quy định của pháp luật tạo ra một lề lối làm việc hiệu quả tại Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty luôn đặt giá trị đơn vị lên hàng đầu trong các quyết định đều rõ ràng minh bạch đều đó làm cho toàn nhân viên trong đơn vị tin tưởng.
Nhược điểm và nguyên nhân
Công ty chưa ban hành các quy dịnh cụ thể liên quan đến đạo đức nghề nghiệp để nhân viên có một chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp chuyên môn.
Công ty chưa ban hành quy tắc ứng xử giữa cấp trên và cấp dưới bằng văn bản để có thể phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên xung đột lợi ích.. Cơ cấu tổ chức ở các bộ phận vẫn bị chồng chéo trong việc phân định chức năng quyền hạn.
Công ty vẫn chưa cho nhân viên đi tập huấn thường xuyên vì cho rằng những người làm lâu năm ở Công ty có thể huấn luyện họ làm việc hiệu quả.
Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức luân chuyển thường xuyên.
Khi có một vị trí nghỉ phép đột ngột thì sự chuyển tiếp giao việc lại cho người sau vẫn còn bất cập.
2.3.2. Đánh giá rủi ro
Ưu điểm
Công ty đã xây dựng mục tiêu chung dài hạn toàn đơn vị trong sản xuất kinh doanh hàng năm rõ ràng để đơn vị hoàn thành kế hoạch do ban lãnh đạo đề ra.
Trong các bộ phận thì Công ty cũng xây dựng mục tiêu để cho các bộ phận hoàn thành kế hoạch bộ phận mình đồng thời hoàn thành kế hoạch chung toàn đơn vị.
Nhược điểm và nguyên nhân
Công ty chưa phân tích đánh giá những rủi ro xảy ra ảnh hưởng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị.
Vẫn chưa đề ra các biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của các rủi ro. Chưa nhìn nhận rủi ro mang tính hệ thống toàn đơn vị, chưa quy định rõ mức độ rủi ro nào có thể chấp nhận được và rủi ro nào không chấp nhận được trong từng mục tiêu cụ thể.
2.3.3. Hoạt động kiểm soát
Ưu điểm
Công ty có quy định về bảo vệ và sử dụng tài sản thường xuyên kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu trên sổ sách.
Các bộ phận liên quan đều tách biệt rõ ràng, không có hiện tượng một cá nhân nắm hết tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ, lãnh đạo phân công cho nhân viên tách bạch rõ ràng để phòng ngừa xảy ra gian lận sai sót.
Nhược điểm và nguyên nhân
Qua khảo sát vẫn còn có tỷ lệ ý kiến không đồng ý với các tiêu chí về hoạt động kiểm soát như: Quy định về bảo vệ và sử dụng tài sản công cụ dụng cụ, về sự tách biệt các bộ phận và sơ kết báo cáo mức độ hoàn thành giữa thực tế so với kế hoạch.
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Ưu điểm
Công ty có cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Lãnh đạo đơn vị xác định thông tin và truyền thông là một trong những giải pháp hữu hiệu để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Xây dựng mục tiêu cho toàn thể nhân viên ở từng bộ phận và có hướng dẫn để đạt mục tiêu mà ban lãnh đạo đề ra.
Qua khảo sát có tỷ lệ đồng ý từ lãnh đạo đến nhân viên Công ty ở các bộ phận đều ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cũng như kết quả công việc của mình ảnh hưởng đến bộ phận khác.
Nhược điểm và nguyên nhân
Qua khảo sát khi phát hiện sai phạm của đồng nghiệp họ ngại báo cáo cấp trên, điều đó các sai phạm gian lận sai sót còn tiềm ẩn vì khi báo lên cấp trên thì không được bảo vệ đến nơi đến chốn.
Các thư từ gửi lên ban lãnh đạo tố cáo những cá nhân hay lãnh đạo các bộ phận có gian lận sai sót thì ban lãnh đạo chưa giải quyết không quan tâm đến thư nặc danh.
Công ty vẫn chưa xây dựng kênh thông tin hai chiều rõ ràng thường xuyên giữa nhà quản lý cấp cao với các nhân viên ở tất cả các bộ phận để có thể truyền đạt các thông điệp cũng như có hành vi gian lận nào để cấp trên nắm rõ và xử lý kịp thời.
2.3.5. Hoạt động giám sát
Ưu điểm
Toàn thể nhân viên định kỳ có báo cáo về việc hoàn thành nhiệm vụ của mình, Công ty có định kỳ họp các trưởng bộ phận để xem xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ về chỉ tiêu thực tế với kế hoạch giao.
Các chứng từ báo cáo từ các bộ phận khác chuyển đến các nhân viên liên quan kiểm tra kiểm soát để hạn chế gian lận sai sót.
Nhược điểm và nguyên nhân
Việc kiểm tra giám sát chưa được thực hiện thường xuyên. Một số bộ phận chưa xây dựng được công cụ giám sát, chưa rà soát cập nhật lại công cụ giám sát cho phù hợp với điều kiện thực tế vì thế công tác giám sát chưa đạt
hiệu quả cao.
Từng bộ phận quản lý vấn đề tự chịu trách nhiệm giám sát các thành viên trong tổ, bộ phận mình đảm trách chưa cao điều đó công việc giám sát sẽ không quyết liệt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý luận của Chương 1, Chương 2 đã thể hiện thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt qua 5 nội dung cơ bản của COSO 1992 cập nhật 2013 là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.
Qua bộ câu hỏi khảo sát tại Công ty tác giả đã trình bày thực trạng về kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Kết quả khảo sát cho thấy tại Công ty có quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm thiểu gian lận và sai sót. Tuy nhiên, việc thực hiện các nghiệp vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng chỉ mang tính tự phát dựa vào kinh nghiệm từ bản thân chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc quyết tất cả các hoạt động của Công ty, không mang tính hệ thống bài bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ nên vẫn còn một số hạn chế nhất định vì thế hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát huy hiệu quả. Vì vậy trong chương 3 tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt để đơn vị hạn chế thấp nhất những gian lận sai sót để phát triển Công ty bền vững hơn nữa.
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt
3.1.1. Sự cần thiết phải tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt
Toàn cầu hóa kinh tế, hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế tất yếu của thời đại và Việt Nam không nằm ngoài xu thế đó và đến nay đã mở ra nhiều cơ hội phát triển mới và là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn cho những khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh mức độ cạnh tranh lại khốc liệt hơn, việc yêu cầu thị trường sẽ khắc khe hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi thích hợp để nâng cao vị thể của mình.
Trên cơ sở lý thuyết của chương 1 đã khẳng định tầm quan trọng và lợi ích của việc tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp công ty. Bởi lẽ, kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất mát tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật.
Đứng trước những cơ hội và thách thức đó, Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt ngày càng mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm cả trong và ngoài nước. Công ty cần tích cực đổi mới và cải cách mạnh mẽ công tác quản lý kinh tế, khắc phục những tồn tại để hoàn thiện trong kinh doanh. Doanh thu bán hàng của Công ty ngày càng được gia tăng, do vậy tăng cường
hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty đặc biệt có ý nghĩa hết sức quan trọng. Bên cạnh đó mở rộng cùng một lúc thị trường tiêu thụ trong nước và ngoài nước đã đặt ra yêu cầu khắc khe gây áp lực cho Ban lãnh đạo Công ty.
Trong khi đó với thực trạng đã nêu ở chương 2, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Các quy chế kiểm soát của Công ty còn kém hiệu lực và chưa đồng bộ vì nhiều quy định chưa chặt chẽ và đầy đủ điều này cản trở sự phát triển của Công ty. Vì vậy việc tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ là yêu cầu cấp thiết để Công ty thực hiện thành công chiến lược phát triển cũng như vượt kế hoạch mà Công ty đề ra.
3.1.2. Tiếp cận và từng bước tạo nên sự phù hợp COSO 1992 và cập nhật 2013 nhật 2013
Từ khi ban hành vào năm 1992, sau một thời gian hơn 20 năm nội dung của COSO không chỉ phục vụ cho công tác tài chính kế toán mà còn mở rộng đối với phạm vi toàn doanh nghiệp. COSO 2013 tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị công ty ở tầm vĩ mô, hướng đến sự toàn cầu hóa của thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng, thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với biến động của thế giới đáp ứng nhu cầu mức độ phức tạp quy định và các chuẩn mực, tăng các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình, sử dụng sự phát triển của công nghệ hiện đại và ngăn ngừa hoặc giảm đi hoặc phát hiện gian lận tại doanh nghiệp.
Xây dựng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đang được ứng dụng rộng rãi trong các công ty doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới. Dựa vào nền tảng lý thuyết của COSO 2013 để trở thành khuôn mẫu dùng để đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO sẽ giúp ích cho Công ty trong việc hoàn thành các quy trình, kiểm tra, giám sát các hoạt động tại đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, điều kiện,
hoạt động kinh doanh của từng công ty cụ thể mà mỗi Công ty sẽ có cách ứng dụng khác nhau để phù hợp với điều kiện tại đơn vị.
Những giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt dựa trên khuôn mẫu COSO, trong đó tập trung đến các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ như: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiềm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Năm bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và cần có tính linh hoạt cao trong quá trình hoạt động của Công ty nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty.
3.1.3. Các quan điểm để tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Công ty
Trên cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ đã đề cập và thực trạng của Công ty, tác giả xin đưa ra các quan điểm và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty như sau:
Quan điểm kế thừa: Thời gian vừa qua Công ty đã thiết lập được một vài tiêu chí trong hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo tốt mọi hoạt động tại Công ty được ổn định và phát triển. Việc xây dựng các giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần kế thừa các thành quả đạt được và không ngừng hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là nhằm kiểm soát, phát hiện, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Quan điểm về tính đồng bộ: Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải mang tính đồng bộ trong tất cả các hoạt động tại các bộ phận Công ty kiểm tra các hoạt động của đơn vị phù hợp với các luật thông tư nghị định đúng chủ trương và chính sách phát luật của nhà nước. Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phải rà soát tất cả các hoạt động tại Công ty
khắc phục những hạn chế yếu kém trong công tác quản lý. Cần phải có mối quan hệ chặt chẽ của hoạt động kiểm tra giám sát với các hoạt động nghiệp vụ để đánh giá yếu tố như môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát…
Quan điểm phù hợp: Kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý huy động tất cả các nguồn lực trong Công ty, chi phối hầu hết các hoạt động, đội ngũ nhân viên trong đơn vị. Vì vậy, kiểm soát nội bộ phải phù hợp với thực tế thì mới có thể phát huy hiệu quả như mong đợi. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát phải thiết thực, cần đánh giá và xem xét giữa lợi ích mà các hoạt động kiểm soát này mang lại và chi phí phải bỏ ra khi thực hiện các hoạt động kiểm soát này. Chi phí bỏ ra phải xét đến cả về chi phí bằng tiền và thời gian bỏ ra khi thực hiện các thủ tục kiểm soát để phát huy hiệu quả tối đa làm cho Công ty ngày càng vững mạnh hơn.
Quan điểm ổn định và hiệu quả: Vừa hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ vừa đảm bảo hoạt động tại Công ty ổn định hiệu quả. Tính ổn định và hiệu quả là hai tiêu chí mà công ty nào cũng muốn hướng đến vì vậy việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt phải hướng đến mục tiêu ổn định, minh bạch trong tất cả các hoạt động của đơn vị để phát triển ổn định, bền vững và hiệu quả hơn.
3.2. Một số giải pháp tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt
3.2.1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Các đơn vị có hệ