7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hoặc có thể sẽ gặp phải. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp các đơn vị trực thuộc nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát như sau:
Trước tiên, để đảm bảo cho các quy định, nội quy, các mệnh lệnh chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện, Công ty cần ban hành chính sách kiểm soát bằng văn bản đầy đủ và có hệ thống, nêu rõ những nguyên tắc cần phải thực hiện cho toàn thể nhân viên trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát.
Phân định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng, đẩy đủ, tách biệt giữa các chức năng để nhân viên các bộ phận có thể kiểm soát lẫn nhau. Nếu có sai phạm có thể được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa các gian lận sai sót.
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong kiểm tra, kiểm soát đôn đốc cá nhân và tập thể trong Công ty thực hiện các quyết định mà ban lãnh đạo đưa ra, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của nhà nước.
Qua khảo sát thực tế ở chương 2 cho thấy, định kỳ Công ty có sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo chỉ chú trọng đến việc so sánh đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đã được xây dựng về mặt số lượng, chứ chưa chú trọng phân tích mức độ hoàn thành về mặt tỷ trọng như là doanh thu trên vốn hay lợi nhuận trên vốn, cũng như chưa đánh giá các chương trình quan trọng như là cải tiến quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh lãnh đạo Công ty nên phân tích kỹ lưỡng về mức độ hoàn thành về mặt tỷ trọng cũng như các phương án tiết kiệm chi phí để có thể đưa ra các phương án thích hợp nhất.
Bộ phận Hành chính Nhân sự ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bị tại Công ty cũng như trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát. Các quy định này cần được phổ biến đến toàn thể nhân viên trong Công ty làm căn cứ xử lý quy trách nhiệm cho những cá nhân có liên quan khi có chênh lệch, mất mát xảy ra. Các bộ phận kiểm tra độc lập tại Công ty như ban kiểm soát cần thường xuyên soát xét lại việc thực hiện nghiệp vụ của các bộ phận trong Công ty nhằm tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.