7. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát. Quan điểm này do cấp quản lý cao nhất thiết lập thông qua xây dựng và ban hành
các chính sách như bảng Quy tắc ứng xử, trong đó đưa ra giá trị đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt mục tiêu chung của đơn vị.
Qua khảo sát có đến 85% cho rằng Công ty chưa ban hành các quy định cụ thể liên quan đến đạo đức nghề nghiệp vì vậy nên xây dựng quy định cụ thể về đạo đức nghề nghiệp điều này tạo ra một môi trường làm việc thân thiện trách nhiệm làm việc năng động góp phần tăng năng suất lao động làm đơn vị phát triển tốt hơn tránh một thái độ nói không đi đôi với làm chắc chắn sẽ mang đến một môi trường kiểm soát không lành mạnh. Tuy vậy xây dựng các giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hòa lợi ích của các bên, lợi ích của nhà quản lý cấp cao phải hài hòa với lợi ích của doanh nghiệp, của các nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và cộng đồng. Tuy nhiên không phải vì thế mà không thực hiện, về lâu dài chính việc dung hòa lợi ích mới đưa đến sự phát triển của Công ty. Vì vậy mà lãnh đạo Công ty nên xây dựng quy định cụ thể để tránh xảy ra xung đột lợi ích do đó tác giả đề xuất bảng Quy định về quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp tại Công ty. Cụ thể như sau:
Bảng 3.1. Bộ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
Địa chỉ: : Khu vực 7 - Phường Bùi Thị Xuân Thành phố Qui Nhơn- Tỉnh Bình Định Điện thoại : +84 56 510217 - 510 684
Fax : + 8456 510682 Email : tiendat@dng.vnn.vn
BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ VÀ ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT Điều 1. Trách nhiệm đối với Công ty
- Tuân thủ các chuẩn mực đạo đức trong công việc - Bảo mật thông tin của Công ty
- Bảo vệ thương hiệu của Công ty - Bảo vệ tài sản của Công ty
- Đảm bảo sự chính xác của sổ sách và số liệu trong công việc - Tránh xung đột lợi ích với Công ty
- Báo cáo các hành vi sai trái
Điều 2. Trách nhiệm với đồng nghiệp
- Quan hệ công việc với đồng nghiệp - Quan hệ công việc với lãnh đạo cấp trên - Quan hệ công việc với cán bộ cấp dưới - Giải quyết mâu thuẫn trong công việc
- Xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh
Điều 3. Trách nhiệm đối với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các bên liên quan khác
Luôn xác định khách hàng là trọng tâm
Điều 4. Trách nhiệm đối với Cơ quan quản lý nhà nước và pháp luật
Tuân thủ các quy định của Cơ quan quản lý Nhà nước và pháp luật
Điều 5. Trách nhiệm với cộng đồng
Sống và làm việc có trách nhiệm với cộng đồng
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của Công ty được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát giám sát. Các hoạt động này bao gồm mua hàng, sản xuất, bán hàng, tiếp thị và các hoạt động hỗ trợ khác như hành chính, nhân sự hay kỹ thuật. Qua khảo sát có đến 55% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức ở các bộ phận phòng ban ở Công ty vẫn bị chồng chéo trong phân định chức năng và quyền hạn vì vậy để thiết lập cơ cấu tổ chức tại Công ty thích hợp lãnh đạo cần chú ý xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động xác định cấp bậc cần báo cáo ví dụ như bộ phận kiểm soát nên có quyền kiểm tra không giới hạn đối với tất cả các bộ phận trong Công ty kể cả các trưởng các đơn vị bộ phận phòng ban và cho họ đủ quyền lực để thực hiện việc kiểm soát kể cả việc theo dõi các kiến nghị của các bộ phận cấp dưới khi kiến nghị lên cấp trên đồng ý có được thực hiện hay không. Bên cạnh đó lãnh đạo Công ty cần có rà soát lại quyền hạn giải quyết các vấn đề của Công ty phân định quyền hạn rõ ràng ở các bộ phận và tự chịu trách nhiệm khi xảy ra tiêu cực hoặc không đạt về năng suất lao động để tránh hiện tượng các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, bộ phận này làm ảnh hưởng đến bộ phận khác các trưởng bộ phận không thể hiện hết quyền hạn và trách nhiệm mà họ quản lý.
Nhân sự và năng lực là hai yếu tố rất quan trọng trong sự phát triển Công ty nhưng có được nhân viên năng lực chuyên môn giỏi nhưng phải bố trí sắp xếp đúng vị trí mà chuyên môn của họ để khai thác hết thế mạnh để công việc được hiệu quả hơn. Qua khảo sát 80% ở Công ty không gửi nhân viên đi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn do vậy lãnh đạo Công ty nên thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn từ các chuyên gia giỏi trong và ngoài nước điều này rất tốt vì được tiếp cận với những kỹ năng, công nghệ và nhiều lĩnh vực mới mà mình có thể học tập để về ứng dụng tại Công ty, ngoài ra định kỳ hàng năm Công ty nên tổ chức
đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên qua đó để xem xét đề xuất thưởng và luân chuyển công việc, bổ nhiệm các nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn cũng như buộc thôi việc hay luân chuyển công tác đối với các nhân viên không có năng lực chuyên môn phù hợp. Việc luân chuyển thường xuyên sẽ tạo ra một môi trường làm việc cạnh tranh đồng thời hạn chế hiện tượng gian lận, che giấu sai phạm đặc biệt có thể tránh việc thông đồng với nhau để trục lợi do ở quá lâu một vị trí công tác. Bên cạnh đó việc luân chuyển thường xuyên sẽ tạo ra một lực lượng lao động sẵn sàng thay thế khi những vị trí làm việc đột ngột nghỉ phép hoặc nghỉ việc đột xuất để cho việc sản xuất tại Công ty được đúng kế hoạch không bị gián đoạn đồng thời những vị trí việc làm sẽ được cạnh tranh lành mạnh sẽ làm tăng năng suất lao động góp phần phát triển Công ty.