7. Kết cấu của đề tài
3.2.5. Hoàn thiện Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát là một trong năm thành phần quan trọng của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty hay không? Để đạt được kết quả tốt thì lãnh đạo Công ty cần phải có những hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ.
Một cơ cấu tổ chức thích hợp, phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa cá nhân rõ ràng sẽ giúp các nhân viên trong Công ty giám sát chéo lẫn nhau giúp ngăn ngừa được gian lận và phát hiện được sai sót nếu có. Công ty nên xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tự giác. Trong các cuộc họp các phòng ban hay toàn thể nhân viên trong Công ty nên phổ biến công việc đến với nhân viên và yêu cầu nhân viên xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc hàng ngày hàng tuần hàng quý. Nên động viên ý thức tự giác của nhân viên để tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất, việc giám sát quá thái quá có thể tạo ra phản ứng ngược lại như tạo áp lực đôi khi khiến cho nhân
viên làm việc kém hiệu quả. Tuy nhiên, nếu như một hệ thống kiểm soát nội bộ không được giám sát thì hệ thống sẽ tự động mất đi tính hiệu quả dần dần, cho đến khi nó không còn hữu hiệu trong việc kiểm soát nữa. Giám sát được thực hiện nhằm đảm bảo cho kiểm soát nội bộ Công ty được hoạt động liên tục và mang tính hiệu quả. Khi giám sát được thiết kế và vận hành phù hợp tương thích nó sẽ mang lại cho Công ty nhiều lợi ích. Vì vậy, lãnh đạo Công ty nên đặt vấn đề giám sát lên vị trí quan trọng vì sau một thời gian thì giám sát sẽ mang lại cho Công ty những năng suất và hiệu lực hơn hẳn cùng với một chi phí khác sẽ giảm đáng kể vì các vấn đề được xác định đúng đắn và thực hiện thay đổi một cách đúng lúc. Một khi giám sát được chặt chẽ thì sẽ tạo nên các thông tin chính xác và đáng tin cậy để cho lãnh đạo đơn vị đưa ra các quyết định chính xác, lập các báo cáo tài chính phù hợp kịp thời, cung cấp được báo cáo định kỳ điều đó tạo nhiều lợi thế cho Công ty để đưa Công ty phát triển vững mạnh về mọi mặt để sẵn sàng cạnh tranh thị trường trong nước cũng như nước ngoài.
3.3. Một số kiến nghị về tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ Kiến nghị với cấp trên
Việc tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những biện pháp rất quan trọng vì chúng giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu. Vì vậy, ban lãnh đạo Công ty cần phải lấy nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho đơn vị là trách nhiệm phải quyết tâm thực hiện trong quản lý và điều hành công ty.
Rà soát sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ để Công ty có thể chủ động trong việc giải quyết các tình huống phát sinh. Nâng cao năng lực bộ máy quản trị, điều hành và cơ cấu tổ chức, hoàn chỉnh mô hình quản lý năng động, hiệu quả để đáp ứng kịp thời xu thế thị trường ngày càng khốc
liệt. Điều hành cần thiết kế theo nguyên tắc trách nhiệm gắn liền với quyền hạn. Các chế độ quy chế cần phải được xây dựng trên cơ sở luật định, tránh tình trạng áp đặt theo lối bảo thủ cục bộ.
Công ty cũng nên tạo môi trường kiểm soát tốt chú trọng đến tình trung thực và các giá trị đạo đức mà hiệu quả nhất là thông qua việc làm gương của các trưởng bộ phận, ban giám đốc để tác động đến ý thức kiểm soát cho nhân viên và làm nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ được hiệu quả. Lãnh đạo phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống.
Ban lãnh đạo Công ty phải tích cực học tập trang bị kiến thức về kiểm soát nội bộ và kiến thức quản lý tài chính cũng như tổ chức đưa nhân viên đi đào tạo ở những cơ sở có uy tín trong nước và nước ngoài để họ có thể thực hiện công việc của mình theo quy trình kiểm soát đã được thiết lập.
Kiến nghị đối với các cơ quan Nhà nước
Nhà nước cần hoàn thiện cơ sở pháp lý cho hệ thống kiểm soát nội bộ, cần có sự thống nhất về nội dung kiểm soát nội bộ trong các văn bản của Nhà nước để tránh nhận thức không đầy đủ về chức năng hệ thống này. Nhà nước cần tạo điều kiện cho các viện nghiên cứu, các ban ngành khuyến khích họ có những nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra hướng dẫn, quy định, cũng như cách thức thực hiện việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với điều kiện Việt Nam, đặc thù cho ngành nghề kinh doanh và quy mô doanh nghiệp. Được như vậy mới mong góp phần giúp cho các doanh nghiệp nước ta nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận với sự phát triển của thế giới về hệ thống kiểm soát để có thể điều hành, quản lý tạo lập tư duy nhạy bén, chủ động trước những biến động của điều kiện kinh doanh. Từ đó có thể giúp các doanh nghiệp trong nước cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong chương 3, tác giả đã đưa ra các quan điểm chung làm căn cứ để xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt đó là: Quan điểm kế thừa, Quan điểm về tính đồng bộ, Quan điểm phù hợp, Quan điểm ổn định và hiệu quả.
Căn cứ những quan điểm nói trên tác giả đã đưa ra một số biện pháp để tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. Các nhóm giải pháp tập trung vào nội dung về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Như vậy, chương 3 đã cơ bản giải quyết được những tồn tại và hạn chế của kiểm soát nội bộ ở chương 2. Nhìn chung các giải pháp đưa ra là phù hợp góp phần giúp công tác quản lý kiểm soát tại Công ty đạt hiệu quả cao hơn trong thời gian đến.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong quá trình phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn có thể vượt qua được sự cạnh tranh và hướng đến việc đạt được một sự tăng trưởng nhất định trong sản xuất kinh doanh. Với bối cảnh kinh tế mở và có nhiều biến cố cũng như cơ hội từ khách quan đến chủ quan tác động thì vấn đề kiểm soát tất cả các hoạt động của doanh nghiệp cũng được xem là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát nội bộ có bề dày lịch sử, gắn với hoạt động có tổ chức, tự giác của con người. Do vậy, mỗi công ty doanh nghiệp phải thiết lập và tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ để bảo vệ, bảo đảm thực thi pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động của chính mình.
Theo chuẩn mực Quốc tế và ứng dụng một số quốc gia tiên tiến trên thế giới về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và lý thuyết COSO năm 1992 cập nhật 2013. Luận văn đã dựa vào lý thuyết trên để hệ thống hóa lý luận và thực tiễn tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Tuy nhiên, tại Công ty vẫn còn nhiều hạn chế. Do đó, luận văn đã nghiên cứu, phân tích về lý luận và thực tiễn giải quyết được các nội dung sau:
Thứ nhất: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với các doanh nghiệp.
Thứ hai: Mô tả và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt và chỉ ra ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Thứ ba: Trên cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ kết hợp với những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị như: Hoàn
thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện đánh giả rủi ro, hoàn thiện các hoạt động kiểm soát, hoàn thiện thông tin và truyền thông, hoàn thiện các hoạt động giám sát.
Nhìn chung luận văn đã thực hiện được các mục tiêu ban đầu. Tuy nhiên, luận văn cũng chỉ mới dừng lại ở hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty chứ chưa đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ ở tất cả các doanh nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định. Mặc dù có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện luận văn nhưng các giải pháp được rút ra từ nghiên cứu lý luận, trong điều kiện phát triển không ngừng và thực tế luôn có thay đổi, do đó còn rất nhiều vấn đề tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn.
Trong suốt quá trình nghiên cứu, tác giả xin trân trọng cảm ơn Thầy – GS.TS. Trương Bá Thanh, Ban lãnh đạo, Các phòng ban Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt đã tạo điều kiện hoàn thành luận văn này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ tài chính (2001), Chuẩn mực kiểm toán việt nam số 400 - đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ.
[2] Bộ môn kiểm toán, khoa kế toán – kiểm toán, Trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2010), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TPHCM.
[3] Nguyễn Thị Hải (2014), Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng, luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng.
[4] Nguyễn Quang Quynh (2009), Giáo trình kiểm toán hoạt động, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội.
[5] PGS.TS Ngô Hà Tấn, TS Đường Nguyễn Hưng (2016), Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại Việt Nam, bài báo đăng trên tạp chí kế toán, kiểm toán, số 04/2016.
[6] PGS.TS Hoàng Tùng (2013), Kiểm soát nội bộ hoạt động công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp, bài báo đăng trên tạp chí kế toán và kiểm toán, số 07/2013.
[7] Hoàng Thị Thanh Thùy (2010), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam, luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng.
[8] Nguyễn Thị Bích Trâm (2013), Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định, luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng.
TIẾNG ANH
[9] Committee of Sponsoring Organizations (COSO) (1992), Internal Control: Integrated Framework
Organizations, Journal of Accounting.
[11] International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) (2001), Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector.
PHỤ LỤC 1
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
Họ và tên người trả lời bảng câu hỏi:……… Chức vụ:……… Số điện thoại liên lạc:……… Kính chào Quý Anh, Chị!
Tôi tên là: Lê Thị Thu; Hiện tôi đang thực hiện nghiên cứu về thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt và để ra các giải pháp hoàn thiện. Vì vậy, mong Quý Anh, Chị dành chút ít thời gian trả lời câu hỏi bảng khảo sát. Thông tin trung thực mà Quý Anh, Chị cung cấp rất có giá trị đối với nghiên cứu này của tôi.
Xin chân thành cảm ơn sự đóng góp quý báu của Quý Anh, Chị vào bảng khảo sát này. Mọi thông tin cá nhân Quý Anh, Chị cung cấp sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Câu hỏi Kết quả trả lời I. Sự trung thực và giá trị đạo đức Có Không
1 Công ty có tạo dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự liêm chính và giá trị đạo đức của nhân viên không?
2 Công ty có ban hành các quy định cụ thể các vấn đề có liên quan đến đạo đức nghề nghiệp?
3 Công ty có xử lý những vi phạm đạo đức nghề nghiệp (gian lận, giấu giếm sai sót, không thực hiện theo quy trình...) theo đúng quy định của Công ty không?
định cụ thể phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột lợi ích, kể cả các quy định xử phạt thích hợp khi phát sinh hành vi vi phạm không?
5 Công ty có truyền đạt và hướng dẫn cụ thể các yêu cầu về đạo đức, phân biệt các hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích không? 6 Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo và các cấp quản
lý của Công ty có hành vi ứng xử, tư cách đạo đức gương mẫu và hiệu quả công việc cao để có thể là tấm gương cho nhân viên noi theo hay không?
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
1 Hội đồng quản trị, Ban giám đốc Công ty có thận trọng trong các quyết định liên quan đến hoạt động của đơn vị hay không?
2 Hội đồng quản trị, Ban giám đốc các cấp quản lý có thể hiện được phong cách điều hành rõ ràng không?
3 Công ty có các văn bản, sơ đồ cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể không?
4 Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các cấp quản lý có minh bạch, rõ ràng trong công tác quản lý, điều hành hoạt động tại đơn vị không?
5 Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các cấp quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những quy định, chính sách của Nhà nước
trong hoạt động của đơn vị không?
Cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn, trách nhiệm
1 Cơ cấu tổ chức hiện nay có phù hợp với quy mô của Công ty và độ phức tạp của nghiệp vụ không?
2 Công ty có sơ đồ tổ chức, sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng đối với từng nhân viên không?
3 Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty có tạo nên sự chồng chéo trong công việc không?
4 Cơ cấu tổ chức hiện tại có đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy hiệu quả hay không? 5 Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các
bộ phận, phòng ban có được quy định cụ thể bằng văn bản không?
6 Quyền hạn giữa các phòng ban có bị trùng lặp không?
7 Nhân viên Công ty có hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ không?
8 Công ty đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một số quy trình nghiệp vụ không?
Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên
1 Khi tuyển dụng, Công ty có chú trọng đến việc xem xét đạo đức và năng lực không?
2 Khi tuyển dụng nhân viên mới, Công ty có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên không?
3 Cách thức tuyển dụng nhân viên hiện tại của Công ty có đảm bảo đúng người đúng việc không?
4 Công ty đã triển khai bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong đơn vị hay không?
5 Công ty có thường xuyên cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo để nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ hay không?
6 Các nhân viên có nhận thức rõ được trách nhiệm của mình đối với công việc, các biện pháp xử lý (nhắc nhở, cảnh báo, kỷ luật, sa thải...) khi vi phạm điều lệ, không tuân thủ quy trình nghiệp vụ hay không?
7 Đơn vị có xây dựng và thi hành quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng hay không?
8 Khi phân công công việc, Ban giám đốc và các