7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc PCT. HĐQT kiêm Giám đốc tài chính
Phòng vật tư Phòng XNK Phòng kế toán P. HC nhân sự Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch KD QĐPX N.liệu QĐPX Tinh chế QĐPX Bao bì QĐPX Nguội QĐPX Sơ chế QĐPX Lắp ráp T. trưởng tổ N.liệu T.trưởng tổ Bao Bì T.trưởng tổ T.chế T.trưởng tổ Nguội T.trưởng tổ Sơ chế T.trưởng tổ L.ráp Đại hội đồng cổ đông
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Ban kiểm soát
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan sự tồn tại, phát triển của Công ty được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đại hội đồng cổ đông gồm 15 cổ đông thành viên, có quyền bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát để chỉ đạo điều hành hoạt động của Công ty, đồng thời kiểm tra, giám sát sự điều hành hoạt động của Ban Giám đốc Công ty.
- Hội đồng quản trị: Gồm 5 thành viên, là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa 2 kỳ đại hội cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty cho phù hợp với Pháp luật như quyết định kế hoạch phát triển dài hạn, huy động vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc…Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát ban giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và các thành viên góp vốn và sáng lập. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, bảo tồn và phát triển vốn, thực hiện các phương án kinh doanh đã được Hội đồng quản trị phê duyệt. Tổng Giám đốc là người đưa ra quyết định điều hành nhưng phải thông qua Hội đồng quản trị và có nhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng quản trị.
- Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc tài chính: giúp Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự phân công ủy quyền của Tổng giám đốc. Vận dụng các công cụ tài chính nhằm thực hiện tối đa hóa hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối
quan hệ tài chính trong công ty; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Xúc tiến thường xuyên công tác chăm sóc khách hàng và theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kênh bán hàng và hợp đồng mua bán với khách hàng. Ghi nhận và nắm bắt các thông tin phản hồi của khách hàng về tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như chất lượng sản phẩm, mẫu mã bao bì, lập dự toán về tiêu thụ sản phẩm; Đề xuất chương trình quảng cáo, khuyến mãi, biện pháp củng cố thị trường cải tiến mẫu mã để tăng sản lượng tiêu thụ.
- Phòng vật tư: Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua và cung ứng vật tư phục vụ hoạt động sản xuất, tổ chức điều hành kho bãi của Công ty, lập các kế hoạch về vật tư, cung ứng, điều phối vật tư cho các quản đốc phân xưởng theo tháng, quý, năm. Duy trì thực hiện hệ thống sổ sách kho theo qui định của chế độ Kế toán Tài chính. Quyết toán định kỳ tình hình sử dụng vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm. Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để đảm bảo hoàn thành công việc chung. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của tổng giám đốc trong phạm vi quy định của Pháp luật.
- Phòng xuất nhập – khẩu: Trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng Xuất nhập khẩu, xây dựng phương án nhập khẩu, ký kết hợp đồng ngoại thương, giao dịch, đàm phán với các đối tác để phát triển sản phẩm mới, thực hiện và triển khai các dự án hợp tác với các đối tác nước ngoài. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.
- Phòng kế toán: có nhiệm vụ giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty. Lập kế hoạch cân đối tài chính, tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán thu nhập, xử lý và lập các hoạt động kinh tế toàn công ty. Lập các báo kế toán theo chế độ hiện hành, báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm kê, quản lý, sử dụng vốn hợp lý. Báo cáo lên Ban giám đốc kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty một cách kịp thời.
- Phòng hành chính nhân sự: tham mưu cho Ban giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý tổ chức lao động, theo dõi thực hiện các chế độ chính sách. Thực hiện các công việc hành chính trong đơn vị như: tuyển dụng, văn thư, tiếp khách và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. Tổ chức và quản lý các bộ phận bảo vệ Công ty, bảo vệ phân xưởng, kho bãi, các tài sản của Công ty. Tính toán tiền lương, thực hiện chế độ lương bổng cho toàn bộ công nhân trong Công ty.
- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra an toàn trong lao động thực tế so với tiêu chuẩn đề ra, xây dựng mức kinh tế kỹ thuật và kiểm tra thực hiện định mức, có biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm hao phí, kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, kiểm tra chất lượng vật liệu mua vào. Có trách nhiệm chung về hoạt động máy móc, thiết bị trong Công ty.
- Các Quản đốc phân xưởng: Chịu sự quản lý các bộ phận cấp cao và chịu trách nhiệm về chuyên môn, kỹ thuật và nhân sự mà phân xưởng mình quản lý.
- Các Tổ trưởng các bộ phận: Chịu sự quản lý trực tiếp của Quản đốc phân xưởng và chịu trách nhiệm về chuyên môn, sản lượng mà cấp trên giao.