7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Hoàn thiện Thông tin và truyền thông
Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung cấu thành một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông tin và truyền thông phải đảm bảo phủ sóng tới mọi bộ phận, phòng ban và cá nhân trong Công ty cũng như các đối tượng
bên ngoài có liên quan. Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên trường quốc tế, thông tin và truyền thông có vai trò ngày càng quan trọng trong việc giúp Công ty đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.
Mọi bộ phận và cá nhân trong Công ty đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình trong đó có trách nhiệm kiểm soát. Do đó, những thông tin cần thiết như các thông tư, nghị định và các chính sách pháp luật ban lãnh đạo Công ty bằng nhiều cách cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt đến những cá nhân, bộ phận liên quan một cách kịp thời và thích hợp.
Công ty cần xây dựng văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn mỗi cá nhân rõ ràng cũng như mối quan hệ giữa các cá nhân trong Công ty để họ hiểu rõ trách nhiệm của bản thân trong mỗi giai đoạn thực hiện nghiệp vụ tránh gây ảnh hưởng đến công việc của người khác.
Qua khảo sát tại Công ty cho rằng khi phát hiện sai phạm của đồng nghiệp các nhà quản lý các bộ phận và nhân viên không báo lên cấp trên. Vì vậy, tác giả đề xuất ban lãnh đạo Công ty nên xây dựng ban hành những hình thức xử phạt đối với nhân viên vi phạm. Cụ thể như sau:
Bảng 3.2. Quy định hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm tại Công ty
QUY ĐỊNH HÌNH THỨC XỬ LÝ
ĐỐI VỚI CÁC HÀNH VI VI PHẠM TẠI CÔNG TY
STT NỘI DUNG VI PHẠM HÌNH THỨC XỬ LÝ VI PHẠM Lần 1 Lần 2 Lần 3
1 Thời gian làm việc Nhắc nhở Kiểm điểm Trừ lương 2 Giao tiếp và ứng xử Nhắc nhở Kiểm điểm Trừ lương 3 Sử dụng lãng phí tài sản Nhắc nhở Kiểm điểm Trừ lương 4 Gây hư hỏng tài sản Nhắc nhở Kiểm điểm Đền tiền 5 Gây thất thoát tài sản Kiểm điểm Đền tiền Cho nghỉ việc 6 Biết đồng nghiệp vi phạm
mà không báo cáo
Kiểm điểm Trừ lương Cho nghỉ việc 7 Thông đồng với nhà cung
cấp
Kiểm điểm Cho nghỉ việc ………. ….. ………. ………… …………. ……….. TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Qua tham vấn tại Công ty và đề xuất của tác giả)
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
Địa chỉ: : Khu vực 7 - Phường Bùi Thị Xuân Thành phố Qui Nhơn- Tỉnh Bình Định Điện thoại : +84 56 510217 - 510 684
Fax : + 8456 510682 Email : tiendat@dng.vnn.vn
Nhiều ý kiến cho rằng Công ty không quan tâm đến thư tố cáo nặc danh và cũng không xây dựng kênh thông tin hai chiều giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên. Do đó, lãnh đạo Công ty nên thiết lập kênh thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên thông qua thùng thư góp ý, điện thoại, email, hay các buổi gặp trực tiếp để có thể cập nhật kịp thời thông tin cần báo cáo lên cấp trên. Các thư nặc danh cũng cần được quan tâm và đưa ra các biện pháp điều tra đến nơi đến chốn.
Song song với các kênh thông tin nội bộ, Công ty cần xây dựng kênh thông tin từ bên ngoài của khách hàng, nhà cung cấp như có đường dây nóng giao cho người có quyền xem xét, điều chỉnh và đưa ra quyết định kịp thời.