7. Kết cấu của đề tài
2.2.2.3. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Bảng 2.4. Tổng hợp kết quả khảo sát về Cơ cấu tổ chức Phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Câu hỏi Kết quả trả lời Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn,
trách nhiệm Có Không Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
1 Cơ cấu tổ chức hiện nay có phù hợp với quy mô của Công ty và độ phức tạp của nghiệp vụ không?
17 85% 3 15%
2 Công ty có sơ đồ tổ chức, sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng đối với từng nhân viên không?
15 75% 5 25%
3 Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty có tạo nên sự chồng chéo trong công việc không?
11 55% 9 45%
4 Cơ cấu tổ chức hiện tại có đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy hiệu quả hay không?
16 80% 4 20%
5 Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, phòng ban có được quy định cụ thể bằng văn bản không?
15 75% 5 25%
6 Quyền hạn giữa các phòng ban có bị trùng lặp không?
10 50% 10 50%
7 Nhân viên Công ty có hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ không?
15 75% 5 25%
ràng những ai có quyền hoặc uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một số quy trình nghiệp vụ không?
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Để môi trường kiểm soát tốt, Công ty phải có cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng. Qua khảo sát bảng 2.4 tại Công ty có đến 85% ý kiến cho nói rằng đơn vị có cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô của Công ty và phức tạp của nghiệp vụ có 75% ở đơn vị có sự phân chia, quy định về quyền hạn và trách nhiệm. Qua khảo sát ở cơ cấu tổ chức có bị chồng chéo không thì có 55% cho rằng cơ cấu tổ chức ở các bộ phận phòng ban vẫn bị chồng chéo trong việc phân định chức năng và quyền hạn. Các nhà quản lý cũng chưa thấy sự bất cập của vấn đề này để đưa ra các giải pháp khắc phục.
Sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ quyền hạn của từng cá nhân từng bộ phận từng phòng ban trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề về quyền hạn và trách nhiệm ở công ty ta có nhận xét như sau:
Có 75% ý kiến khảo sát cho rằng việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, phòng ban đã được quy định cụ thể bằng văn bản, 80% khảo sát đồng ý Công ty đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một số quy trình nghiệp vụ nhưng lại có đến 50% quyền hạn của các phòng ban bị trùng lắp điều này ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các bộ phận làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tại đơn vị. Việc phân quyền sẽ giúp cho công việc được xử lý nhanh hơn,
tránh tình trạng đùn đẩy công việc. Bên cạnh đó có đến 75% ý kiến khảo sát nhân viên Công ty hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến KSNB giúp đơn vị hoàn thành mọi nhiệm vụ tránh sai sót rủi ro để đạt mục tiêu chung của đơn vị.