7. Kết cấu của đề tài
2.2.2.4. Chính sách nhân sự và Năng lực nhân viên
Bảng 2.5. Tổng hợp kết quả khảo sát về Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên
Câu hỏi Kết quả trả lời Chính sách nhân sự và năng lực nhân
viên Có Không Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
1 Khi tuyển dụng, Công ty có chú trọng đến việc xem xét đạo đức và năng lực không?
17 85% 3 15%
2 Khi tuyển dụng nhân viên mới, Công ty có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên không?
16 80% 4 20%
3 Cách thức tuyển dụng nhân viên hiện tại của Công ty có đảm bảo đúng người đúng việc không?
18 90% 2 10%
4 Công ty đã triển khai bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong đơn vị hay không?
16 80% 4 20%
5 Công ty có thường xuyên cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo để nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ hay không?
6 Các nhân viên có nhận thức rõ được trách nhiệm của mình đối với công việc, các biện pháp xử lý (nhắc nhở, cảnh báo, kỷ luật, sa thải...) khi vi phạm điều lệ, không tuân thủ quy trình nghiệp vụ hay không?
16 80% 4 20%
7 Đơn vị có xây dựng và thi hành quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng hay không?
16 80% 4 20%
8 Khi phân công công việc, Ban giám đốc và các cấp quản lý có dựa trên kỹ năng, kiến thức, thế mạnh của nhân viên hay không?
17 85% 3 15%
9 Công ty có thường xuyên luân chuyển cán bộ giữa các bộ phận với nhau hay không?
1 5% 19 95%
10 Có các nhân viên được đào tạo đầy đủ sẵn sàng thay thế cho các vị trí quan trọng hay không?
11 55% 9 45%
11 Khi các nhân viên nghỉ phép, có sự ủy quyền, bàn giao bằng văn bản để đảm bảo công việc được hoàn thành hay không?
12 60% 8 40%
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Kết quả khảo sát đánh giá các tiêu chí đánh giá về chính sách nhân sự và năng lực nhân viên ở bảng 2.5 ta được:
vi đạo đức và năng lực mà đơn vị mong đợi từ nhân viên. Do vậy, chính sách nhân sự và năng lực nhân viên là nhân tố rất quan trọng trong sự phát triển công ty có đến 85% bảng 2.5 người được khảo sát cho rằng đạo đức và năng lực là rất quan trọng để đơn vị khi tuyển dụng để có người vừa có đức vừa có tài để có thể cống hiến công ty đơn vị được tốt hơn. Song song với công tác tuyển dụng nhân viên có tài đức thì đơn vị phải có chính sách tốt để phát triển đội ngũ nên tại đơn vị có đến 80% ý kiến khảo sát đồng ý nhưng đơn vị có đội ngũ tốt và chuyên môn giỏi nhưng việc bố trí sắp xếp đúng người đúng việc là vô cùng cần thiết nên khi khảo sát tại đơn vị có đến 90% ý kiến đồng ý. Do vậy khi phòng nhân sự tuyển nhân sự phải sắp xếp trình độ chuyên môn đúng với vị trí việc làm để khai thác hết thế mạnh để công việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó có đến 80% ý kiến cho rằng Công ty cũng đã có bảng mô tả yêu cầu công việc cho từng vị trí việc làm điều này tạo ra một môi trường làm việc hiện đại hiệu quả.
Về công tác đào tạo nghiệp vụ chuyên môn Công ty chỉ tuyển vào tự Công ty huấn luyện cho những người mới vào để quen việc chứ không có gửi đi các lớp huấn luyện do vậy nên có đến 80% ý kiến nói rằng Công ty không thường xuyên gửi nhân viên đi đào tạo, hầu hết nhân viên đều ý thức rõ ràng công việc của mình đang làm, những nhân viên đạt kết quả tốt trong vị trí việc làm của mình sẽ dược khen thưởng, động viên, khích lệ kịp thời. Ngược lại, những nhân viên vi phạm kỷ luật, có những hành vi không tuân thủ quy định sẽ bị xử lý theo mức độ vi phạm.
Tuy nhiên, kết quả cho thấy có đến 95% ý kiến Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức luân chuyển nhân viên thường xuyên. Việc luân chuyển sẽ giúp cho các nhân viên có thể nắm được quy trình nghiệp vụ, làm quen và tạo ra một môi trường làm việc cạnh tranh, đồng thời hạn chế hiện tượng gian lận, che giấu sai phạm, thông đồng với nhau do ở quá lâu một vị trí công tác. Tiếp
đến chỉ có 55% ý kiến có những vị trí quan trọng có nhân lực sẵn sàng thay thế tuy vậy còn lại 45% thì công ty không thể thay thế được những vị trí then chốt. Tiếp đến khi nhân viên có việc đột xuất phải xin nghỉ phép thì việc bàn giao ủy quyền lại cho người sau để hoàn thành công việc thì có 60% đồng ý tuy nhiên lại còn 40% thì cho rằng ở phần này bàn giao công việc chưa được liền lạc. Do vậy, Công ty nên khắc phục việc này để công việc sản xuất được đúng kế hoạch và tạo uy tín cho đơn vị mình làm để tạo được niềm tin nơi khách hàng.
2.2.3. Đánh giá rủi ro
Mỗi doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết là để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán do vậy đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu từ đó có thể quản trị được rủi ro.
Bảng 2.6. Tổng hợp kết quả khảo sát về Đánh giá rủi ro
CÂU HỎI TRẢ LỜI
Đánh giá rủi ro Có Không
Số
lượng Tỷ lệ Số
lượng Tỷ lệ
1 - Công ty có xây dựng mục tiêu toàn đơn vị không?
- Mục tiêu dài hạn (quy hoạch hoặc kế hoạch giai đoạn 5 năm, 10 năm…) - Mục tiêu hàng năm
16 80% 4 20%
2 Công ty có xây dựng mục tiêu cho các
3 Công ty có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình không?
9 45% 11 55%
4 Công ty có tiến hành phân tích, đánh giá những rủi ro đã xảy ra ảnh hưởng đến mục tiêu chung của đơn vị không?
9 45% 11 55%
5 Công ty có đề ra các biện pháp nhằm
làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro? 10 50% 10 50%
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Qua khảo sát bảng 2.6 tại Công ty thì có đến 80% ý kiến cho rằng Công ty có xây dựng mục tiêu toàn đơn vị, cũng như có xây dựng mục tiêu dài hạn 5 năm, 10 năm để các bộ phận căn cứ để có đảm bảo kế hoạch đề ra hay không? Xây dựng mục tiêu cho các bộ phận theo khảo sát có khoảng 80% ý kiến cho là Công ty có xây dựng mục tiêu cho các bộ phận và có đến 55% cho rằng Công ty không có nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình.
Sau khi nhận dạng và phân tích rủi ro Công ty phải phân tích đánh giá để đưa ra các biện pháp nhằm giảm tác hại của rủi ro. Tuy nhiên, cũng chỉ có 45% có đánh giá và đề ra các biện pháp làm giảm tác hại của các rủi ro còn lại đến 50% cho rằng ở các đơn vị không phân tích và đánh giá các rủi ro cũng như đề ra các biện pháp phòng ngừa.
Như vậy, qua việc khảo sát yếu tố rủi ro của hệ thống KSNB tại Công ty cho thấy họ đã thực hiện tốt việc xây dựng mục tiêu cho đơn vị cũng như các bộ phận tại Công ty. Từ việc thiết lập mục tiêu đã làm cho nhà quản lý không đánh giá hết được rủi ro của Công ty để có thể đưa ra các biện pháp đối phó. Tuy vậy, các đơn vị chưa quan tâm đến mục tiêu phân tích đánh giá các nguyên nhân rủi ro và biện pháp giảm thiểu rui ro. Phân tích rủi ro không phải
là vấn đề mang tính lý thuyết mà nó quyết định sự thành công của đơn vị.
2.2.4. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các mệnh lệnh của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu tại Công ty. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận ở Công ty.
Bảng 2.7. Tổng hợp kết quả khảo sát về Hoạt động kiểm soát
CÂU HỎI TRẢ LỜI
Hoạt động kiểm soát Có Không Số
lượng Tỷ lệ
Số
lượng Tỷ lệ
1 Công ty có quy định về bảo vệ và sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ và vật tư không?
17 85% 3 15%
2 Công ty có quy chế chi tiêu nội bộ
không? 16 80% 4 20%
3 Công ty định kỳ có sơ kết báo cáo mức
độ hoàn thành kế hoạch giao không? 15 75% 5 25% 4 Định kỳ Công ty có thực hiện kiểm kê
tài sản đối chiếu với số liệu trên sổ sách không?
18 90% 2 10%
5 Khi phân công công việc cho nhân viên Công ty có quy định tách biệt xét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và kế toán không?
16 80% 4 20%
Theo khảo sát bảng 2.7 quy định về bảo vệ và sử dụng tài sản công cụ dụng cụ và vật tư tại Công ty thì có đến 85% ý kiến đồng ý là Công ty có quy định về bảo vệ và sử dụng tài sản điều này chống thất thoát tài sản của đơn vị kiểm soát thường xuyên định kỳ công ty có thực hiện kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Có đến 90% ý kiến khảo sát cho rằng định kỳ Công ty thực hiện kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu trên sổ sách để đảm bảo thực tế và sổ sách phải khớp với nhau để khi xảy ra thất thoát thì việc tìm hiểu nguyên nhân cũng như hướng khắc phục nhanh chóng.
Ở phần tách biệt công việc các bộ phận có liên quan dễ xảy ra sai sót gian lận khi khảo sát có 80% ý kiến nói lên rằng khi phân công công việc cho những bộ phận phải tách biệt ra, không có hiện tượng một cá nhân nắm hết tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ, các lãnh đạo đơn vị khi phân công cho nhân viên đều tách biệt các chức năng như xét duyệt và bảo quản tài sản; kế toán và bảo quản tài sản; xét duyệt và kế toán điều đó làm hạn chế khả năng các bộ phận liên quan thông đồng nhau để gian lận.
Tiếp đến về định kỳ sơ kết báo cáo mức độ hoàn thành kế hoạch có 25% cho rằng các bộ phận công ty chưa có báo cáo về kết quả thực tế so với kế hoạch còn lại 75% thì đồng ý công ty có báo cáo sơ kết thực tế với kế hoạch đề ra điều đó giúp Công ty khắc phục những hạn chế trong các khâu để hoàn thành hoặc vượt kế hoạch mà lãnh đạo Công ty giao. Về quy chế chi tiêu nội bộ có 80% cho rằng đơn vị có ban hành quy chế chi tiêu nội bộ.
Như vậy, qua khảo sát ở phần kiểm soát công ty cũng có những biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận và sai sót. Tuy nhiên, vẫn còn những ý kiến chưa đồng ý với những vấn đề kiểm soát tại Công ty điều đó đặt ra vẫn còn nhiều vấn đề cần phải khắc phục trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty trong thời gian đến để hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị vững mạnh hơn.
2.2.5. Thông tin và truyền thông
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết để giúp hoàn thành những công việc mà trách nhiệm mình phải hoàn thành trong đó có trách nhiệm kiểm soát. Vì vậy, những thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động của bộ máy Công ty thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động thực tế tại Công ty. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo trong đó chứa đựng thông tin về tài chính hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản lý điều hành kiểm soát Công ty.
Bảng 2.8. Tổng hợp kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông
CÂU HỎI TRẢ LỜI
Thông tin và truyền thông Có Không Số
lượng Tỷ lệ
Số
lượng Tỷ lệ
1 Công ty có cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của mình không?
16 80% 4 20%
2 Các nhân viên có thu thập thông tin từ những đối tượng bên ngoài công ty không?
18 90% 2 10%
3 Các nhân viên Công ty có biết mục tiêu các công việc mà mình đảm nhận và phương thức để đạt mục tiêu đó không?
15 75% 5 25%
4 Nhân viên có biết kết quả công việc của
của người khác không?
5 Khi phát hiện sai phạm của đồng nghiệp trong Công ty nhân viên có báo lên cấp trên không?
10 50% 10 50%
6 Nếu nhận được thư nặc danh Công ty có
điều tra và tìm ra nguyên nhân không? 9 45% 11 55% 7 Thông tin giữa các phòng ban có được
cung cấp qua lại đầy đủ kịp thời không? 9 45% 11 55% 8 Công ty có có xây dựng kênh thông tin
hai chiều giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên để có thể truyền đạt các thông điệp cũng như khuyến khích mọi người báo cáo cho cấp trên những điều nghi ngờ về những hành vi bất thường mà họ phát hiện không?
9 45% 11 55%
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Qua khảo sát bảng 2.8 có 80% ý kiến nói rằng Công ty có cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của mình điều đó sẽ làm cho mỗi cá nhân khi tham gia làm việc và lao động sản xuất cố gắng hoàn thành công việc mà cấp trên đã lập kế hoạch cho để mình hoàn thành. Nhưng nếu không khuyến khích để họ có nhiều sáng kiến tăng năng suất lao động thì họ chỉ làm theo những kế hoạch mà cấp trên đã đưa ra sẵn không giúp họ cố gắng để tăng năng suất lao động nên cần phải lập kế hoạch nhưng đồng thời cũng khuyến khích bằng những phần thưởng để họ phấn đấu nên ở phần khảo sát về những cá nhân có biết mục tiêu công việc mà mình đảm nhận và phương thức để đạt mục tiêu đó có khoảng 75% ý kiến đồng ý. Bên cạnh đó có khoảng 65% lãnh đạo và nhân viên công ty ở các bộ phận đều
ý thức được trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cũng như kết quả công việc của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc của người khác và ngược lại. Tuy nhiên, vẫn còn 35% vẫn chưa ý thức được công việc của mình không ảnh hưởng đến người khác điều đó ảnh hưởng đến sự thống nhất phối hợp giữa các phòng ban.
Chỉ với 50% ý kiến cho rằng khi phát hiện sai phạm của đồng nghiệp trong Công ty họ báo cáo lên cấp trên để giải quyết điều đó cho thấy còn lại 50% các nhà quản lý và nhân viên ngại báo lên cấp trên nếu họ phát hiện sai phạm của các nhân viên hay lãnh đạo các bộ phận khác trong Công ty vì họ sợ không được Công ty bảo vệ. Vì có đến 55% ý kiến cho rằng Công ty không quan tâm đến thư tố cáo nặc danh, cũng với tỷ lệ ý kiến 55% cho rằng Công