Để được thành lập, DN phải có trụ sở, địa chỉ cụ thể rõ ràng, bao gồm cả trụ sở, văn phòng giao dịch của DN, trụ sở địa chỉ nơi DN tiến hành hoạt động kinh doanh cũng như các văn phòng đại diện ở các địa phương khác (nếu có).
Điều 35 của LDN quy định về trụ sở của DN như sau: (i) Trụ sở chính của DN là địa điểm liên lạc, giao dịch của DN; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có); (ii) DN phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan ĐKKD trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp GCN ĐKKD. LDN 2005 không thừa nhận một DN có trụ sở ảo. DN có thể đăng ký các địa chỉ liên lạc ảo như email, website phục vụ cho việc giao dịch điện tử. Mỗi DN có 1 trụ sở chính. Địa chỉ trụ sở chính có thể đồng thời là địa
điểm kinh doanh. Nhưng, ngoài trụ sở chính, DN có thể có nhiều địa điểm kinh doanh khác ngoài trụ sở chính.
Trước đây, Luật Công ty và Luật DNTN 1990 bắt buộc giấy tờ chứng thực về trụ sở giao dịch của DN (như: GCN quyền sở hữu hay hợp đồng thuê nhà hay các giấy tờ hợp lệ khác chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm làm trụ sở của DN) là nhằm bảo đảm rằng trụ sở đăng ký là có thực, tránh việc DN thành lập mà không có trụ sở. Tuy nhiên, xác nhận về trụ sở giao dịch của CQNN có thẩm quyền hoàn toàn không đảm bảo được sự xác thực của trụ sở. Một người đã cố ý lừa đảo thì việc thực hiện yêu cầu của pháp luật về xác nhận trụ sở là không khó. Hơn nữa, trong trường hợp một người có ý định thành lập DN để lừa đảo thì việc xác nhận bằng giấy về trụ sở của DN vẫn chưa đủ cơ sở để chứng minh là trụ sở có thực về lâu dài. Vì vậy, kiểm tra tính trung thực của lời khai về trụ sở hay địa chỉ giao dịch của DN, tốt hơn hết là trách nhiệm của bạn hàng, đối tác DN.
LDN hiện nay không quy định nhà đầu tư phải có giấy tờ chứng thực về trụ sở giao dịch cũng góp phần xoá bỏ thói quen của người dân Việt Nam là coi chữ ký của người có thẩm quyền kèm dấu đỏ của CQNN là bằng chứng của sự chính xác và trung thực. So với LDN 1999 thì LDN 2005 đã bổ sung thêm điều kiện cấp GCN ĐKKD là phải “có trụ sở chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 35 của Luật này”. Pháp luật cũng quy định Sở KH&ĐT có trách nhiệm cung cấp địa chỉ của DN cho những khách hàng muốn giao dịch với DN đó. Nếu Sở KH&ĐT phát hiện trụ sở DN không đúng như DN đã khai báo thì Sở KH&ĐT xử lý theo thẩm quyền. Việc quy định rõ về trụ sở, địa điểm kinh doanh sẽ giúp tăng quyền chủ động tổ chức kinh doanh cho DN, đồng thời có thể tránh phiền phức có thể xảy ra cho DN trong quá trình CQNN thực hiện việc kiểm tra, giám sát. Qua đó,
cho ta thấy, trụ sở của DN có nhiều người biết thì càng tốt vì khách hàng hoặc các đối tượng khác có thể giao dịch với DN tạo ra nhiều khoản lợi cho DN. Vì vậy, một nhà đầu tư đúng đắn không bao giờ khai man trụ sở.
Gắn liền với trụ sở của DN là con dấu của DN. Mỗi DN đều có con dấu riêng. Con dấu của DN phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của DN. Con dấu là tài sản của DN. Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, DN có thể có con dấu thứ hai (Điều 36 LDN 2005).
DN cũng bắt buộc phải có tên gọi chính thức do CQNN có thẩm quyền công nhận. Trong mọi hoạt động kinh doanh, trong các giấy tờ giao dịch cũng như khi tham gia vào các quan hệ tố tụng DN luôn luôn sử dụng tên gọi chính thức đó. Về đặt tên và tên riêng của DN, LDN 2005 đã quy định khá rõ ràng và cụ thể tại các Điều 31, 32, 33, 34 LDN 2005 và chương 3 của Nghị định 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 của Chính phủ về ĐKKD. Theo đó, tên DN bao gồm 3 nội dung: tên đầy đủ, tên giao dịch quốc tế và tên viết tắt. Tên đầy đủ của DN phải được viết bằng tiếng Việt, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố sau: loại hình DN và tên riêng. Những điều pháp luật cấm trong việc đặt tên DN là:
- Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của DN đã đăng ký. Để tránh bị trùng hoặc đặt tên nhầm lẫn với tên của các DN đã đăng ký, người thành lập DN có thể yêu cầu đăng ký viên kiểm tra trong cơ sở dữ liệu của phòng ĐKKD hoặc có thể dễ dàng tự kiểm tra trên trang website thông tin của Sở KH&ĐT (đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có tổ chức ĐKKD qua mạng).
- Sử dụng tên CQNN, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức nghề nghiệp, để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của DN, trừ trường hợp có văn bản chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
- Sử dụng những từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Tuy chưa được quy định cụ thể trong văn bản nào, tuy nhiên có những trường hợp tên riêng của DN sử dụng như là một thương hiệu sản phẩm, dịch vụ đã được nhiều người biết đến, đã được đăng ký sở hữu công nghiệp, và có nội dung không trái với những quy định cấm ở trên, thì cơ quan ĐKKD vẫn có thể cấp GCN ĐKKD cho DN đó, ví dụ: Công ty Cổ phần Vincom,…
Tóm lại, tên của DN đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh. Phần đông các nhà đầu tư luôn có mong muốn đặt tên DN sao cho ấn tượng, dễ đọc, dễ nhớ, thể hiện được ngành nghề kinh doanh chính hoặc tiêu chí mục tiêu của DN…vì trên thực tế tên DN phù hợp và ấn tượng sẽ là một trong những tài sản quý giá nhất giúp DN cạnh tranh thành công trên thương trường. Tuy nhiên, dù muốn thế nào thì tên DN cũng phải phù hợp với các quy định của pháp luật như đã nói ở trên. Mục đích những quy định về trụ sở, địa chỉ và tên gọi của DN nêu trên nhằm đảm bảo công tác QLNN về DN, giúp CQNN dễ dàng tra cứu, thống kê và kiểm tra các DN theo từng khu vực địa giới hành chính.