7. Bố cục của đề tài
2.3.1.2. Số lượng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đưa ra phục vụ khai thá c
khai thác
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III kể từ khi được thành lập cho đến nay đã trở thành là địa chỉ cung cấp nguồn tài liệu lưu trữ vô cùng phong phú và đa dạng đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thông tin của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Cũng bằng phương pháp phỏng vấn và thống kê số liệu sổ ghi chép phiếu yêu cầu đọc của độc giả được lưu lại tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chúng tôi tổng hợp số lượng hồ sơ đưa ra khai thác phục vụ độc giả trong thời gian từ năm 2014-2018 (5 năm), cụ thể:
Đơn vị tính: Hồ sơ
STT Tên phông
Năm
2014 2015 2016 2017 2018
1 Phông UBKCHC KTT Việt Bắc 124 155 24 98 147 2 Phông UBKCHC KTT Tây Bắc 194 110 04 78 34
33
3 Phông Liên khu III 139 118 02 42 66
4 Phông Liên khu IV 08 44 0.0 0.0 20
5 Phông khu Tả Ngạn 123 0.0 0.0 0.0 06 6 Phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc 59 50 0.0 0.0 0.0 7 Phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc 21 24 0.0 0.0 07 8 Các đơn vị trực thuộc liên khu III 07 19 0.0 0.0 0.0
Tổng cộng: = 1.723 hồ sơ 675 520 30 218 280
Qua bảng tổng hợp số liệu trên có thể nhận thấy số lượng hồ sơ được đưa ra khai thác, sử dụng là rất ít, trung bình mỗi năm có 214 hồ sơ được đưa ra khai thác, sử dụng phục vụ độc giả với nhiều mục đích khác nhau. Đặc biệt, phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc, phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc trong thời gian 4 năm không có hồ sơ nào được đưa ra khai thác, sử dụng mặc dù số lượng tài liệu lưu trữ của phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc, Tây Bắc tương đối lớn, qua khảo sát và nghiên cứu phông các đơn vị trực thuộc Việt Bắc, Tây Bắc có khoảng 2890 hồ sơ (đơn vị bảo quản). Nhìn chung số lượng hồ sơ đưa ra khai thác, sử dụng phông tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu với nhiều mục đích khác nhau là quá ít. Điều này cho thấy công tác phát huy giá trị tài liêu trữ của Khu và liên khu chưa nhận được sự quan tâm đúng mực, thậm chí đang bị bỏ ngõ. Với tình hình này, trong thời gian không xa khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu có thể bị lãng quên, không còn là nguồn sử liệu quan trọng, nếu như chưa có sự quan tâm đúng mực dành cho khối tài liệu lưu trữ này. Ngoài ra, số liệu trên còn thể hiện số lượng độc giả đến đăng ký khai thác sử dụng, nhưng độc giả chỉ đọc mục lục hồ sơ, chứ không thực hiện phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.
2.3.1.3. Loại hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác
Qua nghiên cứu và thu thập số lượng hồ sơ các năm đã được đưa ra khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu có tới tổng cộng 1.723 hồ sơ đưa ra
34
khai thác, sử dụng trong thời gian là 5 năm như vậy bình quân mỗi năm có 214 hồ sơ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu. Qua khảo sát, đối chiếu hồ sơ mà độc giả yêu cầu khai thác chúng tôi xác định số lượng hồ sơ độc giả yêu cầu khai thác chủ yếu là tài liệu lưu trữ của UBKCHC KTT Việt Bắc và tài liệu lưu trữ UBKCHC KTT Tây Bắc về mặt cơ bản độc giả chủ yếu khai thác về tài liệu nội chính. Với hơn 1.723 hồ sơ đã được đưa ra khai thác, sử dụng là số lượng rất nhỏ nếu tính theo tỷ lệ hằng tháng.
Qua tổng hợp và thu thập thông tin chúng tôi sơ lược một số hồ sơ được độc giả đánh giá là rất có giá trị để khai thác sử dụng cụ thể như sau:
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Khu Tự trị Việt Bắc có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Quyết định số 307/QĐ-UB ngày 04/9/1972 của Ủy Ban hành chính Khu Tự trị Việt Bắc về việc tổ chức xây dựng khu cơ quan UBHC Khu ở A.T.1 năm 1972. Hồ sơ số 4155.
- Hồ sơ về vấn đề dân tộc Khu Tự trị Việt Bắc năm 1956. Hồ sơ số 1799. - Hồ sơ về việc thi hành điều lệ tổ chức chính quyền nhân dân các cấp Khu Tự trị Việt Bắc. Hồ sơ số 2109
- Thông tri số: 08/TT ngày 16/5/1959 Thông tri của Ban chấp hành nông hội Khu Tự trị Thái Mèo số về việc kế hoạch đấu tranh chống chính sách kinh tế nô dịch của Mỹ Diệm tổ chức cứu tế nạn đói ở miền Nam năm 1959. Hồ sơ số 791.
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Khu Tự trị Tây Bắc có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ về báo cáo công tác tháng 3, 7, 8, 9 năm 1954 của UBHC tỉnh Lai Châu. Hồ sơ số 12.
- Hồ sơ về báo công tác Châu Điện Biên, Mai Sơn, Mộc Châu, Mường La, Mường Lay trong năm 1956. Hồ sơ số 55.
- Hồ sơ chương trình, báo cáo công tác trong năm 1957 của UBHC các tỉnh Nghĩa Lộ, Lai Châu, Sơn La. Hồ sơ số 81.
- Hồ sơ về chương trình, báo cáo công tác Mường Lay, Mường La, Mường Tè, Mù Cang Chải năm 1957. Hồ sơ số 88
35
- Tài liệu lưu trữ phông UBHC Liên Khu III có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ báo cáo tổng kết công tác nội chính năm 1949 của BUHC tỉnh Hải Dương, Ninh Bình, Nam Định. Hồ sơ số 200.
- Hồ sơ Báo cáo tổng kết về xây dựng bộ đội địa phương và phát triển dân quân Liên khu III năm 1949 của Bộ Tư lệnh Liên khu III. Hồ sơ số 212.
- Hồ sơ Báo cáo tổng kết tình hình huy động nhân, vật, tải lực cung cấp cho chiến dịch Điện Biên Phủ của Hội đồng Cung cấp mặt trận Liên khu III năm 1954. Hồ sơ số 1284
- Tài liệu lưu trữ Phông UBHC khu Tả Ngạn có số hồ sơ khai thác, sử dụng như sau:
Ví dụ: - Hồ sơ Nghị quyết, biên bản họp hội nghị nội chính của UBHC Khu Tả Ngạn năm 1953. Hồ sơ số 257
- Hồ sơ báo cáo danh sách Đại biểu Quốc hội ở Khu Tả Ngạn năm 1953. Hồ sơ số 259.
- Hồ sơ Nghị quyết, báo cáo của UBHC khu Tả Ngạn về công tác giảm tô và cải cách rộng đất năm 1956. Hồ sơ số 385.
- Hồ sơ Công văn của UBHC khu Tả Ngạn về việc tổ chức bộ máy và kiện toàn chính quyền xã năm 1957. Hồ sơ số 399.