7. Bố cục của đề tài
3.2.4.Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ
sở dữ liệu để tra tìm tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực hiện nay là một trong những xu thế hàng đầu được quan tâm và xem đây là then chốt đối với sự phát triển các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội. Đối với công tác lưu trữ thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng quan trọng, nhờ có công nghệ thông tin ngành lưu trữ mới xây dựng được cơ sở dữ liệu, việc xây dựng cơ sở dữ liệu được hiểu đó là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin để thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khách nhau. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Ưu điểm của cơ sở dữ liệu là giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu, bảo đảm dữ liệu có thể được duy trì theo nhiều cách khác nhau, bảo đảm việc trao đổi thông tin một cách an toàn và thuận tiện giữa các cơ quan lưu trữ.
Để làm tốt công tác chuẩn đầu vào CSDL trong lưu trữ thì điều kiện tiên quyết đó chính là mạng lưới công nghệ thông tin và hạ tầng công nghệ thông tin. Mạng lưới công nghệ thông tin và hạ tầng thông tin gồm có: Hệ thống máy tính trạm, máy tính chủ, bộ nhớ; hệ thống mạng Internet, mạng LAN, các phần mền chuyên dụng kết nối liên thông với nhau cùng thống nhất trong một hệ thống, điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nhập CSDL thông tin đầu vào và việc quản lý sử dụng hệ thống tin CSDL được áp dụng.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phải bám sát Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để thực hiện thống nhất chuẩn cơ sở dữ liệu về thông tin đầu vào vì đây điều kiện tiên quyết để đảm bảo thông tin tài liệu lưu được đưa vào chính xác.