7. Bố cục của đề tài
2.3.1.4. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu tạ
khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Xác định được tầm quan trọng của TLLT, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó yêu cầu TLLT phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng.
Nhận thức được tầm quan trọng và tính đa dạng của việc khai thác, sử dụng TLLT của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đa phần là tài liệu giấy, Trung tâm đã áp dụng khá đa dạng các hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là tổ chức sử
36
dụng tài liệu tại phòng đọc, sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu cụ thể như sau:
- Thứ nhất là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc:
Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức truyền thống tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Đối tượng độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Trung tâm bao gồm các công dân Việt Nam và các công dân nước ngoài. Độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích như phục vụ hoạt động quản lý; phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức; phục vụ nghiên cứu khoa học; phục vụ công tác học tập như làm khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ; phục vụ nhằm bảo vệ quyền lợi của cá nhân, gia đình và người thân ví dụ như: Xác minh lý lịch; tìm những thông tin về người thân...
Phục vụ độc giải tại phòng đọc với hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với nhiều độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Cán bộ phục vụ phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên quan đến các chủ để nghiên cứu của họ; dễ theo dõi, nắm bắt, thu nhận được nhiều ý kiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả; có điều kiện bảo vệ an toàn TLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu…
Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng.
- Thứ hai là sao chụp tài liệu:
Ngoài nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu nội dung thông tin của tài liệu tại phòng đọc, nhiều cán bộ trong cơ quan có nhu cầu sao chụp lại tài liệu làm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Sử dụng hình thức sao chụp tài liệu độc giả có thể có toàn văn tài liệu và có thể sử dụng thoải mái ở bất cứ nơi đâu mà không bị hạn định thời gian như ngồi tại phòng đọc. Sao chụp tài liệu còn giúp độc giả lấy thông tin được chính xác từ tài liệu gốc tránh sai sót trong việc sao lưu bằng hình thức ghi chép lại thông tin trong quá trình khai thác tài liệu tại phòng đọc.
37