7. Bố cục của đề tài
3.1.1. Hoàn thiện về cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Công tác phát huy giá trị tài liệu được các cơ quan lưu trữ tích cực triển khai với nhiều hình thức khác nhau nhằm mục đích là phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành của Việt Nam về tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các cơ quan lưu trữ thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng. Trong thời gian tới cần tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện một số vấn đề như sau:
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Về nội dung: Quy định rõ thẩm quyền trong xác định tài liệu thuộc diện
hạn chế sử dụng; cấp bản sao, chứng thực tài liệu; giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; công bố các ấn phẩm lưu trữ; đưa tài liệu ra trưng bày, triển lãm; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ do các cá nhân tặng, ký gửi.
+ Về cấp xét duyệt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Phân định rõ trách
nhiệm của Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng; Chánh Văn phòng Bộ; Trưởng phòng Lưu trữ Bộ; Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Giám đốc các Trung tâm quốc gia; Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Giám đốc Sở Nội vụ...
- Văn bản hướng dẫn, xác định, lựa chọn các loại tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phát huy giá trị tài liệu và công bố tài liệu.
Đây là một trong những văn bản rất quan trọng nhằm giúp các cơ quan lưu trữ xác định được những loại tài liệu được phép đưa ra khai thác sử dụng một cách rộng rãi đồng thời cũng xác định được đâu là những tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử
45
dụng, tài liệu không được phép sử dụng. Trên thực tế thì vấn đề này còn rất nhiều bất cập bởi những quy định chưa rõ ràng và cụ thể do đó các cơ quan lưu trữ rất khó khăn trong việc xác định và lựa chọn tài liệu lưu trữ để đưa ra phát huy giá trị.
- Văn bản ban hành quy định về điều kiện, tiêu chuẩn để tổ chức công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan lưu trữ.
Việc áp dụng điều kiện, tiêu chuẩn trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết. Bởi trong điều kiện hiện nay, khi ngành công nghiệp 4.0 đang trên đà phát triển vượt bậc, Nhà nước đang tích cực đẩy mạnh công tác ứng dụng ngành công nghiệp 4.0 trên tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Vì vậy, ngành lưu trữ đã và đang hòa chung với định hướng trên. Xây dựng quy định về điều kiện, tiêu chuẩn trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm cụ thể hóa lộ trình thực hiện phát huy giá trị tài liệu lưu trữ một cách khoa học và đảm bảo tính thống nhất có hiệu quả. Việc xây dựng quy định về điều kiện, tiêu chuẩn để thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm tránh được các yếu tố rủi ro không đáng có như tổ chức công bố, phát huy giá trị tài liệu một cách rộng rãi, tràn lan khi chưa đủ điều kiện cho phép hay lợi dụng hệ thống công nghệ thông tin đường truyền mạng internet để phát huy giá trị tài liệu dẫn đến việc khó kiểm soát thông tin đặc biệt là những thông tin tài liệu bí mật của nhà nước và những tài liệu mật khác.