7. Bố cục của đề tài
3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu
Để đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nói riêng và tài liệu lưu trữ nói chung của độc giả thì việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hết sức quan trọng. Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chính là công việc đảm bảo hồ sơ đem ra phục vụ độc giả một cách khoa học, kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Làm tốt công tác này cũng là một trong những hình thức nâng cao chất lượng thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng như chất lượng sản phẩm thông tin từ tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hết sức quan trọng.
Qua nghiên cứu phông tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu chúng tôi nhận thấy toàn bộ phông của Khu và liên khu về mặt cơ bản đã được tổ chức khoa học, về phương án phân loại đều thống nhất là phương án “Mặt hoạt động - Thời gian”. Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy phông tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu công tác tổ chức khoa học còn nhiều vấn đề cần phải khắc phục cụ thể như sau:
Thứ nhất là về phân chia các khối tài liệu lưu trữ giữa Khu và liên khu cần
phải xem xét lại, vì qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy có rất nhiều tài liệu lưu trữ bị lẫn phông, cũng có thể trong quá trình chỉnh lý chưa phân loại hết được tài liệu lưu trữ của mỗi phông.
Thứ hai là rà soát lại, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ tài liệu của các phông,
tìm ra những hồ sơ chưa đạt yêu cầu, kiểm tra lại những tài liệu rời lẽ, những hồ sơ chỉ có một tờ tài liệu duy nhất nên nghiên cứu phương án sắp xếp hồ sơ chỉ có một tờ tài liệu duy nhất. Đồng thời nghiên cứu loại bỏ những tài liệu trùng thừa trong hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu bên trong hồ sơ nhằm phản ánh đúng mối liên hệ của các khối tài liệu được hình thành trong Khu và liên khu.
Thứ ba là biên mục đầy đủ toàn bộ hồ sơ trong phông nhằm giúp chúng ta
dễ dàng nhận dạng và loại bỏ những hồ sơ bị trùng thừa một cách dễ dàng, xem lại các tiêu đề hồ sơ và chỉnh sửa lại những tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh đúng nội dung tài liệu lưu trữ bên trong hồ sơ để đảm bảo độ chính xác cao về hồ sơ cũng như thông tin chứa đựng trong đó.
49
Thứ tư là xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức giúp cho chúng ta tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ được dễ dàng và nhanh chóng, bên cạnh đó giúp cho Trung tâm Lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ nói chung và phông lưu trữ Khu và liên khu nói riêng. Thông qua các công cụ tra cứu tài liệu còn thống kê chính xác thành phần tài liệu của Khu và liên khu.
Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đối với phông lưu trữ của Khu và liên khu đã được xây dựng mục lục hồ sơ để giúp cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng và chính xác đây là cách xây dựng mục lục hồ sơ truyền thống, bên cạnh đó toàn bộ phông lưu trữ của Khu và liên khu đã được cập nhật trên hệ thống phần mền máy tính. Tuy nhiên, mới dừng lại ở việc xây dựng đầu mục của mỗi phông, giai đoạn của hồ sơ và loại hình tài liệu của hồ sơ. Do đó, khi độc giả tra cứu tài liệu lưu trữ phải tra cứu thông qua mục lục hồ sơ truyền thống, ghi số hồ sơ sau đó mới tạo phiếu yêu cầu đọc và nhập tiêu đề hồ sơ yêu cầu đọc, việc này dẫn đến mất rất nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề này chúng tôi xin đề xuất Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nghiên cứu, ứng dụng hệ thống phần mềm có chức năng quét mục lục hồ sơ của mỗi phông lưu trữ và định dạng mã số thứ tứ của mỗi hồ sơ tương ứng.