7. Bố cục của đề tài
3.2.2. Đa dạng hóa hình thức khai thác tài liệu lưu trữ
Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ cuối cùng trong công tác lưu trữ. Và nó là khâu nghiệp vụ quan trọng, đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Hiện nay, ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tổ chức thực hiện các hình thức khai thác sử dụng chủ yếu như:
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc; - Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức trưng này, triển lãm tài liệu lưu trữ; - Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ…
Tuy nhiên, do phông lưu trữ của Khu và liên khu là những tài liệu mật ở dạng hạn chế khai thác sử dụng, nên những hồ sơ của phông được độc giả khai thác chủ yếu đọc tài liệu trực tiếp tại phòng đọc. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử
50
dụng được thể hiện:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần đẩy mạnh hình thức triển lãm hình ảnh, tài liệu. Tài liệu lưu trữ Khu và liên khu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu phim ảnh. Công tác triển lãm có thành công là nhờ vào quá trình xây dựng đề tài và nhờ một phần lớn vào nội dung tài liệu (tài liệu hành chính và chủ yếu là tài liệu phim ảnh). Hằng năm, nhân các ngày kỷ niệm, các ngày lễ lớn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nên có các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ như: Kỷ niệm ngày Giải phóng miền Nam thống nhất đất nước, Kỷ niệm vụ thảm sát ở Phú Lợi- tỉnh Bình Dương ngày 01/12/1958 hoặc triển lãm những hình ảnh, tư liệu về Bác Hồ lên thăm đồng bào các vùng dân tộc thiểu số ngày 07/7/1959...
Công bố tài liệu lưu trữ của khu và liên khu. Hình thức công bố tài liệu lưu
trữ đã được Phòng Công bố, giới thiệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện một cách triệt để nhằm mục đích phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm nói chung và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nói riêng. Có hai bài viết được công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ đó là bài viết của Phạm Hải Yến “
Khu Tây Bắc với công tác kiến thiết cầu đường bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ (1953), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7-2014, mới đây UBND tỉnh Sơn La phối hợp với các tỉnh phía Bắc và các tỉnh vùng duyên hải miền Trung tổ chức sự kiện kỷ niệm 60 năm Bác Hồ về thăm Sơn La –Khu Tự trị Thái Mèo và lễ khánh thành tượng Bác Hồ tại Trung tâm hành chính tỉnh Sơn La. Nhờ hình thức công bố tài liệu mà thông tin tài liệu được đến với độc giả và những người quan tâm ngày càng rộng rãi hơn.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia nghiên cứu ứng dụng dịch vụ khai thác, sử
dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ. Hệ thống dịch công phục vụ khai thác, sử dụng
trực tuyến tài liệu lưu trữ là một biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Bởi khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ sẽ xóa bỏ mọi khó khăn, rào cản về không gian và thời gian. Độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào chỉ với một thiết bị công nghệ thông tin như máy vi tính hoặc máy điện thoại di động thông minh có kết nội mạng Internet. Đồng thời, hệ thống này là cơ sở để tổ chức các
51
hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến như: Trưng bày, triển lãm trực tuyến; công bố, giới thiếu tài liệu lưu trữ trực tuyến; nghiên cứu tài liệu lưu trữ trực tuyến…
Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể xuất bản các ấn phẩm
lưu trữ. Có thể nói, tài liệu lưu trữ của Khu và liên Khu rất đa dạng và phong phú,
chứa đựng những thông tin quan trọng và có giá trị nhiều mặt trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc khai thác tài liệu ở Trung tâm rất mất thời gian và bị bó buộc bởi các thủ tục hành chính. Vì vậy, nếu như có thể biên tập viết sách, đặc biệt là sách phục vụ giảng dạy lịch sử để phát hành thì đó là một hình thức khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cùa Khu và liên khu sẽ mang lại hiệu quả vô cùng lớn.
Ví dụ: Sưu tập xuất bản ấn phẩm “Khu và liên khu cơ quan hành chính kháng chiến trong lòng địch”.