7. Bố cục của đề tài
2.4.2. Một số hạn chế về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và
Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Qua quá trình nghiên cứu và tiếp cận trên góc độ là một độc giả, chúng tôi nhận thấy tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang còn một số hạn chế sau:
- Thứ nhất về công cụ tra cứu: Toàn bộ phông tài liệu lưu trữ của Khu và
liên khu công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ, hồ sơ chưa có sự chú thích rõ ràng về các loại hồ sơ được khai thác và hồ sơ nào không được khai thác (hồ sơ mật), do đó khi độc giả đến tra cứu ở mục lục hồ sơ lập phiếu yêu cầu đọc nhưng
41
khi nhận kết quả có một số hồ sơ độc giả không được khai thác vì hồ sơ mật, dẫn đến mất rất nhiều thời gian của độc giả.
- Thứ hai về chất lượng hồ sơ: Như chúng tôi đã đánh giá ở trên hồ sơ phông tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu được lập chưa đảm bảo chất lượng, các hồ sơ lập theo hình thức tập lưu văn bản hoặc tài liệu bảo quản lâu dài khiến cho độc giả rất khó nghiên cứu về nội dung thông tin của hồ sơ. Ngoài ra, giữa nội dung bên trong và tiêu đề hồ sơ không thật sự chính xác còn bị lẫn lộn dẫn đến khó khăn trong quá trình nghiên cứu tài liệu của độc giả.
- Thứ ba về số hóa tài liệu: Hiện nay, toàn bộ phông tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu chưa được số hóa, mới chỉ dừng lại ở cập nhật đầu mục của mỗi phông lên phần mềm máy tính. Do đó, độc giả khai thác tài liệu chủ yếu là tài liệu giấy, mặt khác toàn bộ thông tin thủ tục yêu cầu khai thác tài liệu đều được thực hiện trên máy vi tính và chờ đợi thẩm duyệt phiếu yêu cầu đọc của Lãnh đạo cho nên mất rất nhiều thời gian.
- Thứ tư là mức phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như sau: Đọc tài liệu hành chính mức phí là: 6.000đ/ 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản); sao chụp tài liệu lưu trữ mức phí là: 3.000đ/ 1 trang giấy A4; phô tô màu tài liệu mức phí là: 20.000đ/ trang A4; chứng thực tài liệu mức phí là 20.000 đồng/ 01 văn bản. Với mức phí trên hiện chưa thật phù hợp đối với những độc giả nghiên cứu và đọc nhiều tài liệu lưu trữ và sao chụp tài liệu để làm minh chứng cho công trình nghiên cứu của họ.
Trên đây là một số hạn chế trong quá trình nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu mà chúng tôi nhận thấy được. Đối với việc đánh giá và nhìn nhận một cách khách quan về những hạn chế sẽ giúp cho nhà quản lý nghiên cứu và khắc phục để công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của xã hội được nâng cao.