7. Bố cục của đề tài
3.4.3. Đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia III
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần bổ sung thêm chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đối với Trưởng phòng đọc trong việc phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Căn cứ vào mức độ của từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao Trưởng phòng đọc thực hiện nhiệm vụ duyệt phiếu yêu cầu cho độc giả đối với những hồ sơ, tài liệu đã được phép công bố rộng rãi. Vì trên thực tế cho thấy, khi độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đều phải lập phiếu yêu cầu, sau đó chuyển phiếu yêu cầu đó đến Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, rồi mới được xuất hồ sơ cho độc giả đọc, việc này mất rất nhiều thời gian chờ đợi.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động công bố, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tham mưu đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ
58
của Khu và liên khu. Trên thực tế cho thấy, toàn bộ phông lưu trữ của Khu và liên khu chưa số hóa, mới chỉ dừng lại ở phần cập nhật thông tin phông lên hệ thống phần mền tại phòng đọc của Trung tâm.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đề xuất chỉnh lý lại toàn bộ phông lưu trữ của các Khu và liên khu vì trên thực tế, mặc dù phông lưu trữ của các Khu và liên khu đã chỉnh lý nâng cấp, song còn nhiều tồn tại như tài liệu trùng thừa, tài liệu bị lẫn phông; tài liệu sắp xếp lộn xộn và đặc biệt có nhiều hồ sơ chưa được biên mục.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về cải tiến hình thức đăng nhập thông tin độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua hệ thống sổ truyền thống mà thay vào đó là trang bị hệ thống máy vi tính tại phòng đọc, khi độc giả đến yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả chỉ cần đăng ký thông tin lên máy vi tính và phông lưu trữ, số hồ sơ tài liệu cần khai thác việc này sẽ giúp cho công tác kiểm đếm thống kê số lượng độ giả đến khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ đưa ra khai thác hằng năm một cách dễ dàng không phải mất công kiểm đếm thống kê qua sổ theo dõi.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nghiên cứu đề xuất làm thêm ngoài giờ thứ bảy và chủ nhật đối với cán bộ phục vụ phòng đọc, trên thực tế phòng đọc phục vụ độc giả từ thứ 2 đến hết buổi sáng thứ 6 hàng tuần, trong giờ hành chính. Trong khi đó, độc giả nghiên cứu tài liệu lưu trữ rất nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là đối tượng đang công tác tại cơ quan, đơn vị nhà nước, các công ty công việc chiếm hết thời gian trong ngày, cho nên họ không còn thời gian đến Trung tâm để nghiên cứu tài liệu lưu trữ thực hiện các đề tài, luận án. Vì vậy, thời gian thứ bảy và chủ nhất là khoảng thời gian hợp lý nhất để độc giả đến Trung tâm nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
59
Tiểu kết chương 3:
Từ những cơ sở khoa học ở chương 1 và qua đánh giá phân tích thực trạng tình hình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, đồng thời đánh giá những kết quả đã đạt được, rút ra những hạn chế và nguyên nhân hạn chế đối với công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu trong chương 2. Từ những kết quả nghiên cứu trên chúng tôi đưa ra một số giải pháp như: Hoàn thiện về cơ sở pháp lý phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp; Nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội; Tổ chức khoa học phông lưu trữ của khu và liên khu và đa dạng hóa hình thức khai thác đồng thời đề xuất một số kiến nghị đối với Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhằm đảm bảo tốt công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện tại và trong tương lai.
60
KẾT LUẬN
Nghiên cứu tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của xã hội là yêu cầu tất yếu được diễn ra thường xuyên. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ vô cùng phong phú và quan trọng nhằm phục vụ nghiên cứu của nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, an ninh quốc phòng... Tuy nhiên, để những tài liệu có giá trị đến được với đông đảo công chúng thì thật sự không đơn giản. Thách thức lớn được đặt ra là làm sao để công chúng biết đến những giá trị quý giá bên trong tài liệu lưu trữ hiện đang được cất giữ trong các kho lưu trữ. Dó đó, cần phải có sự vào cuộc của các cơ quan quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ nói chung và hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng. Bên cạnh đó, thì nâng cao nhận thức của Lãnh đạo ở các cơ quan tổ chức đối với hoạt động lưu trữ, cũng như nâng cao nhận thức trong đời sống xã hội đối với tài liệu lưu trữ. Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện nay không còn là vấn đề mới. Nhưng không phải là vấn đề cũ kỹ. Bởi đến nay, công tác này vẫn còn tồn tại những hạn chế, đòi hỏi cần có những nghiên cứu tổng thể để đưa ra các giải pháp khắc phục, phát huy hiệu quả nhất đối với công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Từ kết quả nghiên cứu của vấn đề “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” cho thấy công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bước đầu đã đạt được những thành tựu nhất định. Song vẫn còn những mặt hạn chế, do đó công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn.
Lựa chọn vấn đề “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, chúng tôi đã tìm hiểu và phân tích, đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Những kết quả đạt được trong quá trình nghiên cứu, cũng như những nhận xét ưu điểm, hạn chế, đồng thời đưa ra kiến nghị các giải pháp đối với hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nói riêng và công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung. Chúng tôi hy vọng rằng sẽ góp phần giúp cho công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian tới sẽ đạt kết quả cao hơn./.
61
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb. Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
2. Phạm Thị Chung (2002) Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo. Luận văn thạc sĩ khoa học. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Trần Việt Hà (2008) Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện - Đại học Quốc gia Hà Nội.
5. Nguyễn Văn Hàm (2007), Văn kiện Quốc hội toàn tập (1945-1960) tập-1. Những hoạt động của quantrọng của Quốc hội qua dấu ấn của tài liệu lưu trữ. Tạp chí Khoa học ĐHQG, Hà Nội, số 1.
6. Trần Phương Hoa (2007) Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử của các cơ quan cấp Bộ. Luận văn thạc sĩ khoa học. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn.
7. Nguyễn Thị Hằng (2017), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt, Khóa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Văn thữ Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Nguyễn Thị Hạnh (2014) Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện-Đại học Quốc gia Hà Nội.
9. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ,
Nxb. Lao động, Hà Nội.
10. Đặng Thị Hồng (2002) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự phát triển ở Thủ đô Hà Nội trong thời kỳ đổi mới, Khoa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội
62
và Nhân Văn.
11. Nghiêm Kỳ Hồng (1999) Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 01).
12. Vũ Thu Huyền (2011) Một số đề xuất về cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 8).
13. Vũ Xuân Hưởng (2009) Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn. Hội thảo khoa học của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn.
14. Kỷ yếu Hội thảo khoa học (2009) Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn. Nxb. ĐHQG Hà Nội.
15. Kỷ yếu Hội nghị quốc tế (2008) Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
16. Kỷ yếu Hội nghị khoa học (2004) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẽ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
17. Nguyễn Thị Luận (2009) Những quy định của Nhà nước về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Báo cáo khoa học sinh viên. Tư liệu Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn.
18. Nguyễn Thị Loan (2008] Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn thạc sĩ. Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội.
19. Luật Lưu trữ (2011), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
20. Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
21. Phạm Thị Nhi (2017), Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh, Khóa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Văn thữ Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
22. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006): Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ căn bản. Nhà xuất bản Hà Nội.
63
quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 12).
24. Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 12).
25. Vũ Thị Phụng (2009), Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn - Tiềm năng, hiệu quả và giải pháp. Hội thảo khoa học của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn
26. Thủ tướng Chính phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
27. Thông đạt số 1-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946.
28. Hoàng Thị Phiền (2017), Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Cạn, Khóa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Văn thữ Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
29. Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1996) Văn bản và Lưu trữ học đại cương. Nxb Giáo dục, Hà Nội.
30. Nguyễn Thị Thảo (2011) Tổng quan các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Khóa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa học Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn.
31. Nguyễn Văn Thâm (1994) Giá trị của tài liệu lưu trữ nhìn từ phương diện văn hóa xã hội. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 3).
32. Sổ theo dõi độc giả tại phòng đọc- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III năm 2014-2018.
33. www.luanvan.net.vn
34. www.luutru.gov.vn
35. www.thuvienphapluat.vn.