7. Bố cục của đề tài
2.4.1.1. Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của
2.4.1.1. Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của Khu và liên khu trữ của Khu và liên khu
- Thứ nhất về tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Phông lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có thời gian năm 1946 đến năm 1976. Toàn bộ tài liệu lưu trữ được sản sinh trong thời kỳ đất nước còn chiến tranh ác liệt. Tài liệu lưu trữ được làm trên chất liệu như: Giấy Poluye, giấy dó, giấy học sinh… khổ giấy trong các hồ sơ cũng rất nhiều kích thước như A3, A4 hay một tờ A4 chia làm đôi, làm ba hoặc chỉ là một mẫu giấy rất nhỏ ghi một dòng chữ. Tuy nhiên, do điều kiện chiến tranh thiếu thốn, đa phần là giấy sản xuất thủ công nên giấy làm ra tài liệu trong phông có chất lượng kém và không đồng đều. Dưới sự tác động của môi trường, thời gian, giấy lại kém chất lượng nên hiện nay, có rất nhiều tài liệu bị ố vàng, rách thủng nhiều chỗ ngoài ra có nhiều tài liệu được viết tay bằng bút máy hoặc bút bi đến nay chữ bị mờ, nhòe có nhiều tài liệu không thể đọc được. Ngoài ra, các loại giấy khác thì biến thành màu vàng, có bản bị đen, chữ nhìn rất khó.
- Thứ hai về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu
Qua trực tiếp tiếp xúc với rất nhiều hồ sơ tài liệu chúng tôi thu thập được kết quả về công tác tổ chức khoa học phông lưu trữ của Khu và liên khu như sau:
38
ngay từ nộp lưu vào Trung tâm đã được lập hồ sơ mục lục tra tìm nhưng chất lượng lập hồ sơ chưa tốt, một số hồ sơ giữa nội dung tài liệu và tiêu đề hồ sơ không trùng khớp với nhau.
Ví dụ: Hồ sơ của UBHC Khu Tự trị Thái Mèo và các Châu Mường Tè, Phong Thổ về việc thành lập chính quyền và phân vạch địa giới năm 1956. Hồ sơ số 899.
Tuy nhiên, bên trong hồ sơ lại không ghi mục lục hồ sơ, trong tập hồ sơ trên có 07 văn bản, mỗi văn bản do các Châu, Phong Thổ sản sinh ra, các văn bản đều có số, ngày tháng năm và có con dấu.
Ví dụ: [Tờ số 01] Quyết định số 17-QĐ/TC ngày 14/9/1956 của UBHC Khu Tự trị Thái Mèo về việc thành lập các thị trấn.
[Tờ số 02] Văn bản số 212/MT ngày 26/3/1956 của UBHC Châu Mường Tè về việc đề nghị bầu HĐND và UBND cấp xã.
Ví dụ: Hồ sơ về giải thể Khu Tự trị Việt Bắc năm 1975-1976 (Tập 03). Hồ sơ số 4750.
[Tờ số 06] văn bản xin cơ sở tổ chức nghỉ ngơi cho công nhân viên chức. [Tờ số 07] Công văn xin nhà để tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ.
Hồ sơ phản ánh về giải thể Khu Tự trị Việt Bắc nhưng bên trong hồ sơ đa số tài liệu của các phòng, ban, sở về việc xin mua sắm tài sản, xin cấp tài sản, xin nhà… đặc biệt hồ sơ còn lưu trữ cả hồ sơ cá nhân.
+ Về tiêu đề hồ sơ: Qua tìm hiểu và nghiên cứu tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung các văn bản bên trong hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ về công văn, báo cáo của Bộ Tư lệnh Liên Khu Việt Bắc, UBHC, Ty Công an cac tỉnh: Tuyên Quang, Yên Bái về tình hình máy bay rơi và địch thả truyền đơn năm 1951. Hồ sơ số: 1280.
Hồ sơ này ở phần mục lục có ghi 04 loại hồ sơ, nhưng [Tờ số 03] văn bản số 804/CT-BV không có tài liệu này trong hồ sơ.
[Tờ số 05] Văn bản số 1026/HC ngày 30/11/1956 của UBHC Châu Phong Thổ về việc đề nghị bổ sung thêm ủy viên cho xã.
[Tờ số 06] Văn bản số 732/HC ngày 02/10/1956 UBHC Châu Phong Thổ về việc đề nghị khắc thêm con dấu.
39
Đặc biệt trong hồ sơ này còn có một số tài liệu nhỏ lẽ nhưng không được đính kèm ở văn bản nào, mặt khác việc sắp xếp tài liệu bên trong rất lộn xộn về mặt thời gian nên không phản ánh đúng về tính chất công việc.
Ví dụ hồ sơ số: 1799. Ngoài tiêu đề hồ sơ ghi “Về vấn đề dân tộc Khu Tự trị Việt Bắc năm 1956” nhưng ở tờ số 66 văn bản số 134-VF Biên bản triệu tập cuộc họp Bộ các ngành trong tỉnh tổ chức xây dựng phòng triển lãm Hải Ninh.
Ví dụ: Hồ sơ của UBHC Khu Tự trị Thái Mèo về việc đấu tranh củng cố hòa bình và buổi mít tinh phản đối Mỹ Diệm tổ chức tuyển cử riêng rẽ ở miền Nam năm 1956. Tuy nhiên, khi đọc tài liệu chúng tôi thấy bên trong hồ sơ có cả văn bản của Chính phủ về vấn đề củng cổ hòa bình ở các dân tộc, nội dung văn bản của Chính phủ là kiện toàn và củng cố các tòa án. Nội dung tài liệu không hề phản ánh hay chỉ đạo về công tác tổ chức mít tinh phản đối Mỹ Diệm tổ chức tuyển cử riêng, việc hồ sơ và nội dung không liên quan đến nhau dẫn đến khó khăn trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, do đó cần phải tách tài liệu không liên quan ra khỏi hồ sơ và lập thành một hồ sơ riêng. Hồ sơ số 10323.
+ Các văn bản bên trong khá nhiều hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự logic vấn đề hoặc theo trình tự thời gian.
Việc các văn bản trong hồ sơ không sắp xếp theo trình tự thời gian không những không phản ánh được mối liên hệ giữ các văn bản này mà còn gây rất nhiều khó khăn khi cần tra cứu thông tin văn bản.
Ví dụ: Hồ sơ về thi hành điều lệ tổ chức chính quyền nhân dân các cấp Khu Tự trị Việt Bắc năm 1958. Bên trong mục lục hồ sơ ghi có 04 loại tài liệu nhưng thực chất nó chỉ có 03 loại, trong cuốn điều lệ tạm thời tổ chức chính quyền nhân dân các cấp trong Khu Tự trị Việt - Bắc đính kèm theo Nghị định số 420/TTg ngày 29/8/1958 của Chính phủ về việc ban hành bản điều lệ tạm thời tổ chức chính quyền các cấp Khu Tự trị Việt Bắc nhưng mục lục hồ sơ xếp văn bản này trên cùng và ghi số tờ là 01, trong khi đó văn bản số 348/TC/CQDT ngày 20/5/1958 của Bộ Nội vụ về việc tình hình thi hành bản điều lệ tổ chức chính quyền nhân dân các cấp Khu Tự trị Việt Bắc ghi số tờ số 9 nhưng được xếp lên trên cùng. Hồ sơ số: 2109.
40
thể thức. Về nguyên tắc, tài liệu được giữ lại để loại hồ sơ thường là bản chính, bản gốc; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì giữ lại bản sao hợp pháp. Tuy nhiên, khá nhiều tài liệu quan trong như: Thông Tư, Nghị quyết, báo cáo, Quyết định là những bản sao, sao lục không có dấu, không có người ký, bản dự thảo, bản đánh máy, thiếu các yếu tố thông tin về ngày tháng văn bản, ký hiệu văn bản.
Ví dụ: Hồ sơ về việc thi hành chính sách dân tộc của Chính phủ tại Liên khu Việt Bắc năm 1953. Hồ sơ số 1419.
Toàn bộ hồ sơ có 11 loại tài liệu được sản sinh ra bởi các cơ quan như Chính phủ, UBHC Tuyên Quang, UBHC Thái Nguyên, UBHC Sơn La với tổng số 57 tờ văn bản toàn bộ văn bản đều là bản chính nhưng không có dấu, không có chữ ký, một số văn bản của Chính phủ có dấu sao lục. Mặc dù, với số lượng lớn tài liệu được bảo quản trong hồ sơ nhưng hồ sơ trong quá trình chỉnh lý không ghi mục lục hồ sơ.
[Tờ số 03] Hồ sơ số 899. Văn bản số 81-M/T ngày 9/9/1955 của UBHC Châu Mường Tè đề nghị bổ sung một số ủy viên cho các xã. Đặc biệt văn bản này không đóng dấu nhưng Chủ tịch Ủy ban ký và ghi rõ họ tên, bên cạnh ghi chú:
“Dấu không có ở nhà mang lên xã làm y tế”