6. Phương pháp nghiên cứu
2.2 Thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Kissho Japanese
Restaurant giai đoạn 2016 - 2018.
2.2.1 Quy mô và cơ cấu lao động tại Kissho Japanese Restaurant.
Quy mô và cơ cấu lao động là một trong những yếu tố thể hiện tình hình phát triển nguồn nhân lực của nhà hàng trong những năm vừa qua. Bộ máy quản lý nhân
sự của Kissho đã đáp ứng được nhu cầu lao động với cơ cấu theo giới tính, độ tuổi và trình độ hợp lý giúp tối đa hóa lợi ích cho nhà hàng và người lao động.
Số lượng nhân viên của nhà hàng thay đổi qua các năm. Xu thế chung là có sự tăng trưởng tốt: năm 2016 là 57 nhân viên, đến năm 2018 là 70 nhân viên.
❖ Quy mô và cơ cấu lao động theo giới tính.
Biểu đồ 2.1: Quy mô và cơ cấu lao động theo giới tính.
Nhân viên nam chiếm số lượng lớn trong nhà hàng có xu hướng tăng qua các năm tập trung ở bộ phận như: phục vụ, bếp, bảo vệ… Lao động nữ chiếm số lượng ít hơn so với nhân viên nam và tập trung ở các bộ phận như: kế toán, thu ngân… Cơ cấu theo giới tính có sự chênh lệch như vậy do đặc tính nghề nghiệp của nhà hàng:
- Với bộ phận bếp do đặc thù là ngành dịch vụ ăn uống nên thể lực là một yếu tố cực kì quan trọng. Bộ phận bếp thường xuyên phải bưng bê vật nặng, làm việc nhiều giờ trong môi trường không khí nóng cần sự tập trung, chịu được áp lực và đòi hỏi tiến độ công việc nên nhân viên nam sẽ có lợi thế hơn nhân viên nữ.
- Với bộ phận phục vụ: nhân viên nam vả nữ đều có thể thực hiện, nhưng do nhu cầu công việc cần những lao động có sức khỏe và sự dẻo dai để đáp ứng nhu cầu phục vụ thực khách nhanh và liên tục trong những giờ cao điểm nên tỷ lệ nhân viên nam tăng cao. Với bộ phận bảo vệ cần có sức khỏe, có trách nhiệm bảo vệ tài sản và tính mạng khách đến ăn tại nhà hàng nên đa phần là nhân viên nam.
- Còn với bộ phận thu ngân, kế toán… cần có sự cẩn thận, ghi nhớ tốt, tỉ mỉ chính xác nên nhân viên nữ sẽ nhiều hơn nhân viên nam.
Cơ cấu lao động này có lợi thế là đảm bảo phối hợp công việc giữa các bộ phận để phục vụ khách đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng nhất. Nhìn chung, việc
phân bố giới tính tại nhà hàng hiện nay được xem là khá hợp lý.
❖ Quy mô và cơ cấu lao động theo độ tuổi.
Bảng 2.2: Quy mô và cơ cấu lao động theo độ tuổi.
Đơn Vị Tính: Người
Từ bảng số liệu bên trên ta có thể nhận thấy rằng: trong đó độ tuổi từ 18 đến 25 tuổi và 26 đến 30 là chiếm đa số, còn lại là một số ít nhân viên có độ tuổi từ 31 đến trên 50 tuổi. Trong khi hai nhóm tuổi trên có sự tăng mạnh về số lượng nhân viên thì nhóm tuổi từ 31 - 35 tăng nhẹ. Đặc điểm cơ cấu lao động trẻ là một lợi thế vì họ là những người năng động, sáng tạo, nhiệt tình, nhạy bén, có khả năng tiếp thu nhanh các công nghệ quy trình làm việc mới. Điều này rất phù hợp với nhu cầu phát triển của nhà hàng.
Khác với các nhóm tuổi trên, nhóm tuổi trên 40 là các nhóm tuổi gia nhập vào đội ngũ nhân viên của nhà hàng trễ hơn nên số lượng nhân viên trong các độ tuổi này chỉ chiếm số lượng rất ít so với các nhóm tuổi khác. Như vậy, độ tuổi trên 30 đây là độ tuổi của người trưởng thành, hầu như có gia đình nên họ rất thích sự ổn định và nghỉ việc rất ít thay vào đó là sự tận tâm với công việc. Với hơn 70% số lượng nhân viên của nhà hàng là ở độ tuổi dưới 35 tuổi cho thấy cơ cấu lao động tại nhà hàng tập trung vào khai thác: tính năng động, nhiệt tình, phấn đấu của nhân viên trẻ (18 - 25 tuổi), các kỹ năng cần thiết của hai nhóm nhân viên đã rèn luyện và đạt được độ chín nhất định về chuyên môn (26 - 35 tuổi). Điều này cho thấy nhà hàng đang thu hút được lực lượng lao động trẻ nhân tố giúp phát triển nhà hàng, phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Đặc biệt đầu bếp trẻ có nhiều ý tưởng mới, cách sáng tạo món ăn, cách trình
Năm Độ tuổi 2016 2017 2018 Tổng số 57 52 70 Từ 18 - 25 25 17 26 Từ 26 - 30 15 21 27 Từ 31 - 35 6 2 4 Từ 36 - 40 3 2 3 Từ 41 - 45 4 3 3 Từ 46 - 50 2 5 5 Trên 50 2 2 2
diễn đối với khu vực bếp trình diễn để thu hút khách hàng. Nhân viên phục vụ được đánh giá là nhân tố quan trọng không thể thiếu và là người góp phần tạo nên hình ảnh thương hiệu của nhà hàng nên họ lúc nào cũng cần sự chỉn chu, ngoại hình đẹp, chuyên nghiệp, để từ đó gây ấn tượng tốt với khách hàng.
❖ Quy mô và cơ cấu lao động theo trình độ.
Biểu đồ 2.2: Quy mô và cơ cấu lao động theo trình độ.
Với đặc điểm kinh doanh của nhà hàng nên có thể thấy được số lượng nhân viên chủ yếu của nhà hàng phần lớn thuộc vào nhóm lao động có trình độ phổ thông. Đây cũng chính là cơ hội của Kissho trong quá trình đào tạo và phát triển nhân viên thích ứng nhanh với thay đổi.
Số lượng cán nhân viên trong nhà hàng có trình độ đại học tương đối ổn định
qua các năm thể hiện sự gắn bó của nhân viên với nhà hàng. Cán bộ, nhân viên có trình độ đại học hầu hết là cán bộ quản lý, trưởng các bộ phận, trưởng các phòng ban. Nhìn chung, các chức danh công việc đều được bố trí công việc khá hợp với công việc mình phụ trách. Nhóm lao động chiếm số lượng nhiều nhất trong tổng số nhân viên của nhà hàng là THPT (Trung học phổ thông), kế đến là THCS (Trung học cơ sở), đây là hai lực lượng nhân viên chính yếu của nhà hàng luôn chiếm tì trọng cao và luôn tăng qua các năm.
Lao động phổ thông nắm vững một số kỹ năng được chuyên môn hóa, khả năng thích ứng cao, có thể giao tiếp và xử lý vấn đề cơ bản với từng loại hình khách hàng kể cả khách hàng nước ngoài. Một số nhân viên có trình độ cao có thể giải quyết tốt các tình huống khi vắng quản lý nhà hàng.
2.2.2 Hoạch định nguồn nhân lực tại Kissho Japanese Restaurant.
Hoạch định NNL do bộ phận nhân sự phối hợp với các trưởng bộ phận để thực hiện. Đây là quá trình xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách chương trình nhằm đảm bảo đủ nhân lực với phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc, đảm bảo cho nhà hàng bố trí đúng người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt ứng phó với những thay đổi từ môi trường bên ngoài.
Hoạch định xuất phát từ nhu cầu, khối lượng công việc của các phòng ban (thông qua việc để cho các trưởng bộ phận tiến hành dự báo) chứ không xuất phát từ ý muốn chủ quan của bộ phận nhân sự hay của ban giám đốc.
Nhà hàng hiện đang áp dụng hình thức thuyên chuyển trong nội bộ, thực hiện thuyên chuyển nhân viên từ bộ phận này sang các bộ phận khác để lấp vào vị trí còn trống. Về mặt thời gian, việc thuyên chuyển có thể là tạm thời do khối lượng công việc tăng cao mang tính chất mùa vụ như huy động nhân viên hỗ nhà hàng trong các đợt lễ tết... hoặc lâu dài để bố trí lại nhân viên, thay thế vị trí trống do nhân viên nghỉ việc... Về việc thăng chức/đề bạt có 2 hình thức là đề bạt ngang dành cho các vị trí quản lý như quản lý chi nhánh của nhà hàng sẽ được điều sang quản lý nhà hàng của chi nhánh khác và đề bạt thẳng thăng chức cho nhân viên trong cùng một bộ phận.
Có thể nói, việc hoạch định NNL của Kissho Japanese Restaurant phụ thuộc vào nhu cầu của các bộ phận, việc dự đoán nhu cầu nhân lực bước đầu đã đem lại kết quả nhất định và thỏa đáng như: Nhà hàng Kissho đã quan tâm đến hoạt động hoạch định NNL để đảm bảo đủ số lượng nhân viên, ưu tiên sử dụng và đào tạo lao động nội bộ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy được năng lực trí tuệ. Điều này tạo điều kiện cho việc hoạch định mang tính thực tế hơn, đảm bảo cho các hoạt động có liên quan được thực hiện đúng như kế hoạch.
2.2.3 Phân tích công việc tại Kissho Japanese Restaurant.
Mục đích của phân tích công việc là giúp xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh. Tại nhà hàng Kissho, Giám đốc chỉ đạo bộ phận nhân sự kết hợp với trưởng các bộ phận thực hiện phân tích công việc. Trưởng các bộ phận xây dựng bảng phân tích công việc bằng phương pháp quan sát khối lượng công việc, bằng kinh nghiệm, chuyên môn để xác định nhiệm vụ cho
từng nhân viên. Hoạt động phân tích công việc đã được Kissho Japanese Restaurant thực hiện thông qua xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Việc thực hiện phân tích công việc do trưởng các bộ phận phụ trách, có sự phối hợp với bộ phận nhân sự làm cho thông tin phân tích công việc chính xác hơn.
- Bảng mô tả công việc của từng chức danh trong nhà hàng Kissho được xây dựng khá công phu, cụ thể và bao quát, phù hợp với từng vị trí. Cụ thể BMTCV đối với từng chức danh nêu rõ:
+ Chức danh, bộ phận trực thuộc, cấp quản lý của chức danh đó.
+ Tóm tắt công việc và phạm vi nhiệm vụ như an toàn và an ninh, chính sách và quy trình, quan hệ với khách hàng và đồng nghiệp, giao tiếp…
+ Nhiệm vụ và trách nhiệm trong suốt giờ cao điểm. + Trách nhiệm và yêu cầu khác.
Mỗi nhân viên phải ký xác nhận vào BMTCV và được trưởng bộ phận ký tên đóng dấu xác nhận.
Quy trình cho thấy BMTCV của nhà hàng là công cụ hiệu quả để điều hành hoạt động của từng thành viên trong nhà hàng. (Xem thêm phụ lục 2A và 2B - Bảng mô tả công việc của nhân viên).
- Bảng tiêu chuẩn công việc của nhà hàng cũng khá chuẩn mực bao gồm: + Chức danh, mã số công việc, người thực hiện và cấp báo cáo.
+ Trình độ học vấn, ngành học và các khóa đào tạo.
+ Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và kiến thức, tố chất điều kiện làm việc. (Xem thêm phụ lục 2C - Bảng tiêu chuẩn công việc của nhân viên).
2.2.4 Tuyển dụng nhân sự tại Kissho Japanese Restaurant.
Khi phát sinh nhu cầu nhân sự, trưởng các bộ phận sẽ có báo cáo lên cán bộ nhân sự, cán bộ nhân sự sẽ xác định nhu cầu và kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Kế hoạch này sẽ được bộ phận nhân sự trình lên Giám đốc phê duyệt. Quá trình tuyển dụng được bắt đầu từ đây.
2.2.4.1 Nguồn tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng tại nhà hàng bao gồm:
• Nguồn nội bộ: Các phương pháp được áp dụng trong trường hợp này bao gồm: - Đề xuất của bộ phận nhân sự.
- Sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong nhà hàng.
- Thông báo về các vị trí công việc cần tuyển dụng đến tất cả các cá nhân trong nhà hàng. Thông báo của nhà hàng đưa ra nói rõ về vị trí công việc cần tuyển người, nhiệm vụ công việc và yêu cầu về trình độ cần tuyển dụng để mọi cá nhân trong nhà hàng được biết. Những cá nhân qua thông báo này sẽ tự so sánh được khả năng đáp ứng của mình với công việc tuyển dụng, từ đó đến bộ phận nhân sự đăng ký. Từ đây, cán bộ nhân sự có được danh sách các ứng cử viên tự nguyện đăng ký ứng cử vào vị trí mới và nhiệm vụ của cán bộ sẽ lựa chọn trong danh sách đó người đáp ứng yêu cầu đề ra tốt nhất.
• Nguồn bên ngoài: được thực hiện qua các hình thức như thông báo tuyển dụng qua website của nhà hàng, mạng xã hội, thông báo tuyển dụng qua các kênh tuyển dụng, trung tâm giới thiệu việc làm. Ngoài ra, hàng năm các hội chợ việc làm thường xuyên được tổ chức nhà hàng tận dụng cơ hội quảng bá thương hiệu, tìm thêm đối tác và tuyển dụng lao động.
2.2.4.2 Quy trình tuyển dụng.
- Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng.
+ Theo yêu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ.
+ Tùy thuộc vào tình hình lao động của nhà hàng tại mỗi thời điểm, nếu số nhân viên hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng công việc thì các quản lý sẽ lập và gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng lên bộ phận nhân sự để yêu cầu tuyển thêm người. + Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, bộ phận nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các bộ phận trong nhà hàng. Nếu thiếu thì bộ phận nhân sự xác định nhu cầu tuyển dụng rồi trình duyệt.
+ Để đáp ứng một số hoạt động đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc các phòng ban liên quan.
- Bước 2: Xem xét, phê duyệt. Sau khi tổng hợp nhu cần cần tuyển và lập bảng kế hoạch tuyển dụng, bộ phận nhân sự trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt.
Sau khi được phê duyệt bảng kế hoạch thì bộ phận nhân sự phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra. Trường hợp yêu cầu tuyển dụng không phù hợp hoặc không được xét duyệt bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho
các bộ phận yêu cầu tuyển nhân viên biết để tiến hành điều chỉnh lại.
- Bước 3: Thông báo tuyển dụng. Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt, bộ phận nhân sự tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên.
- Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Sau khi thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn:
Độ tuổi của ứng viên có phù hợp theo quy định pháp luật hay không (căn cứ chứng minh nhân dân, đối chiếu với các giấy tờ khác). Ứng viên dưới tuổi quy định sẽ không tiếp nhận.
Hồ sơ xin việc của ứng viên. Hồ sơ phải bao gồm các giấy tờ cơ bản sau: + Đơn xin việc.
+ Sơ yếu lý lịch (Có chứng thực của địa phương).
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên.
+ Giấy khám sức khỏe.
+ Bản sao sổ hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có) đối với nhân viên là người nước ngoài, bản sao chứng minh nhân dân.
+ 4 tấm hình 3x4 (không quá 6 tháng).
+ Quyết định thôi việc của nơi làm việc cũ (nếu cần).
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ, giữ lại các hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển.
-Bước 5: Phỏng vấn.
Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra, đánh giá ứng viên một cách chính xác nhất mà các loại bằng cấp, giấy tờ không nói lên được.
+ Đối với vị trí bếp trưởng sau khi được bộ phận nhân sự và quản lý nhà hàng phỏng vấn hồ sơ sẽ được chuyển lên cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc ẩm thực của WMC Group phỏng vấn lần hai, sau đó hồ sơ sẽ chuyển về cho bộ phận nhân sự nhà hàng thực hiện các bước tiếp theo.
+ Các vị trí trưởng bộ phận khác như: Tổ trưởng pha chế, quản lý nhà hàng… sau khi bộ phận nhân sự phỏng vấn cũng chuyển hồ sơ lên cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc ẩm thực phỏng vấn. Đối với các vị trí nhân viên của bếp biểu diễn (Teppanyaki) sau khi bộ phận nhân sự hoàn thành các bước phỏng vấn đầu tiên nếu
đạt yêu cầu sẽ chuyển hồ sơ cho bếp trưởng gọi ứng viên đến kiểm tra về kỹ năng