5. Kết cấu của luận văn
3.1.2. Cơ cấu tổ chức củacông ty
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV xăng dầu Yên Bái được thể hiện ở sơ đồ 3.1:
Sơ đồ 3.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH MTV xăng dầu Yên Bái
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty)
BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Kế Toán - Tài chính Phòng Quản lý Kỹ thuật
30 cửa hàng xăng dầu 2 cửa hàng Thương mại và Dịch vụ Tổng hợp
Cơ cấu tổ chức của Công ty tương đối đơn giản và dễ hiểu. Mô hình tổ chức này hiện nay là phù hợp với quy mô của Công ty. Tạo được hiệu quả tác nghiệp cao so tính chất công việc có sự lặp đi lặp lại, đơn giản các khâu trong công việc. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế như thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, do quyền lực phối hợp chủ yếu nằm trong tay Giám đốc. Dẫn đến sự hạn chế việc phát triển khả năng quản lý của các bộ phận quản lý trực tiếp. Các phòng ban và những nhiệm vụ các phòng ban trong công ty như sau:
* Ban giám đốc: ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp công ty và chỉ đạo trực tiếp về hoạt động kinh doanh cũng như sổ sách kế toán.
* Phòng Kinh doanh:
- Có nhiệm vụ thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm của công ty.
- Hàng tuần trên cơ sở nhu cầu khách hàng lập kế hoạch tiêu thụ cung cấp cho phòng Quản lý kỹ thuật để có kế hoạch sản xuất.
- Quản lý điều hành các xe vận tải hàng của công ty.
- Phối hợp các phòng Kế toán – tài chính để soạn thảo các hợp đồng bán hàng trình giám đốc ký.
* Phòng Kế toán - Tài chính
- Tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện đúng các quy định của pháp luật, quy định của công ty về công tác kế toán, quyết toán và các hoạt động liên quan đến tài chính.
- Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác kế toán, quyết toán, kiểm toán, quản lý tài sản, vốn, công nợ, khấu hao tài sản.
- Soạn thảo các HĐKT và làm việc với các đối tác cung cấp nguyên liệu, phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Tổng hợp bảng công, lập lương để thanh toán cho CBCNV.
- Theo dõi phối hợp lập các định mức liên quan đến nguyên nhiên liệu, tiền lương, tiền công.
- Giám sát việc bán hàng của phòng kinh doanh, theo dõi công nợ và thúc đẩy thu hồi công nợ.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán không đúng quy định của công ty và pháp luật.
* Phòng Tổ chức - Hành chính
- Quản lý hồ sơ liên quan đến cán bộ, công nhân viên.
- Chủ động lưu giữ các hồ sơ cá nhân trong công ty và làm các chế độ cho cán bộ, công nhân viên như BHXH, BHYT…và các chế độ liên quan khác.
- Trưởng phòng là trưởng ban an toàn lao động của công ty, thường xuyên chăm lo công tác an toàn lao động, hàng năm lập kế hoạch BHLĐ, khám sức khỏe cho các bộ công nhân viên, giám sát, hướng dẫn công tác an toàn lao động cho tất cả cán bộ công nhân viên.
- Tuyển chọn lao động, lập các hợp đồng lao động, theo dõi hợp đồng lao động công ty.
* Phòng Quản lý kỹ thuật:
- Chịu trách nhiệm tổ chức điều hành quản lý kỹ thuật trong công ty, đảm bảo hoạt động được an toàn, hiệu quả.
- Quản lý thiết bị của công ty, đảm bảo các thiết bị luôn luôn sẵn sàng hoạt động phục vụ kinh doanh, có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kịp thời máy móc thiết bị.
- Theo dõi, đôn đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh, tổng hợp sản lượng, tổng hợp công cuối tháng để làm lương cho nhân viên.
- Các cửa hàng: bao gồm cửa hàng trưởng, kế toán viên, nhân viên bán hàng và bảo vệ. Có nhiệm vụ chính là bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ.