5. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Thực trạng công tácquản lý nguồn nhân lực tại công ty TNHH Một
thành viên xăng dầu Yên Bái
3.2.2.1. Công tác hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nhân lực giúp Công ty chủ động về nhu cầu của nguồn nhân lực phù hợp với từng thời kỳ phát triển, qua đó giúp Công ty nắm rõ chất lượng nguồn nhân lực hiện tại.Với đặc thù kinh doanh xăng dầu, địa bàn kinh doanh rộng, cần nhiều nhân lực với các trình độ khác nhau, nên việc hoạch định nhân lực có ý nghĩa hết sức quan trọng với Công ty. Là một phần của kế hoạch kinh doanh, kế hoạch về nguồn nhân lực của Công ty do phòng Tổ chức hành chính thực hiện cũng dựa trên chỉ đạo của Ban giám đốc về biên chế nguồn nhân lực cho Công ty. Nhìn chung, công tác hoạch định chính sách nguồn nhân lực chưa thực sự được Công ty chú trọng, chủ yếu mang tính giải quyết tình huống khi có vấn đề phát sinh từ cơ sở, tính chiến lược chưa rõ nét.
Tại Công ty Xăng dầu Yên Bái, phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị chủ trì xây dựng chiến lược phát triển Công ty theo từng giai đoạn và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, trên cơ sở đó Phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược và kế hoạch SXKD nói trên theo các bước như sau:
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực: Dựa trên chiến lược phát triển, kế hoạch SXKD đã được thông qua;
lực hiện có về cả cơ cấu, độ tuổi, trình độ chuyên môn…;
- Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực: So sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của Công ty để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của Công ty. Sau đó, lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực;
- Lập kế hoạch thực hiện: Kế hoạch tuyển dụng nhân viên; kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức; kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên; kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư;
- Đánh giá việc thực hiện kế hoạch: Xem xét lại toàn bộ các quá trình trên, đồng thời có các giải pháp khắc phục thiếu sót, tồn tại
Bảng phân tích công việc: Công ty đã xây dựng một số quy định đối với nhân viên, như trong Sổ tay nhân viên có nêu trách nhiệm chung của CBCNV về giờ làm việc, tác phong, trang phục, nghỉ phép... hoặc Quy định về tác phong nhân viên bán hàng tại các cửa hàng thuộc các cửa hàng. Tuy nhiên, Công ty chưa xây dựng các bản mô tả công việc cho từng vị trí, cho nên việc xác định loại lao động cần thiết thực hiện công việc là không rõ ràng. Lĩnh vực lao động đa dạng gồm có: lao động bán hàng, thủ kho, bảo vệ, kinh doanh, kỹ thuật, kế toán, tổ chức… các vị trí này đòi hỏi khác nhau về trình độ, năng lực làm việc. Từ trước đến nay, loại lao động được xác định tuyển dụng cho vị trí này là người có trình độ đào tạo về ngành kinh tế, tài chính kế toán, điện tử ….từ trình độ trung cấp trở lên, lao động ở các vị trí này chủ yếu được đào tạo ở trường cao đẳng, Đại học kinh tế tại các cơ sở đào tạo…các cơ sở đào tạo này có các chương trình đào tạo cơ bản khác nhau nên khả năng đáp ứng công việc chuyên môn cũng khác nhau. Thực tế cho thấy, đối với lao động trực tiếp bán hàng: Những lao động được đào tạo ở các trường đại học có trình độ đại học nhưng không có kiến thức về nghiệp vụ bán hàng nên khi bố trí làm công nhân bán hàng thường có thái độ chán nản, xem thường vị trí công việc, khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ không cao, hiệu quả công việc thấp, còn những lao động
được đào tạo ở trường cao đẳng thương mại có khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ rất lớn.
Thiếu bảng mô tả công việc nên không có các tiêu chí cụ thể cho việc xác định đánh giá thành tích lao động. Vì thế, kết quả đánh giá lao động thiếu chính xác, mang tính hình thức, chung chung, lệ thuộc vào ý muốn chủ quan của người đánh giá. Điều này dẫn đến người lao động thiếu ý thức phấn đấu hoàn thành công việc, gây sức ỳ lớn trong hoạt động kinh doanh của Côngty.
Không có bảng phân tích công việc, việc tuyển chọn hoàn toàn căn cứ vào bằng cấp, chứng chỉ phù hợp với công việc cần tuyển để tiến hành.
* Đánh giá của người lao động trong công ty về hoạt động hoạch định nguồn nhân lực của công ty
Dựa trên kết quả đánh giá của cán bộ quản lý và người lao động làm việc về công tác hoạch định nhân lực, có thể thấy, Công ty có hạn chế trong xây dựng kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực phù hợp với từng thời kỳ phát triển (giá trị trung bình chỉ 3,54), công tác xây dựng bản mô tả công việc hợp lý với từng vị trí việc làm với mức trung bình chỉ 3,61. Điều này phản ánh công tác dự báo và hoạch định nguồn nhân lực của công ty chủ yếu mang tính đáp ứng vấn đề phát sinh tức thời từ cấp cơ sở, chưa có chiến lược rõ ràng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động của Côngty.
Trong khi đó, công tác phân tích công việc của Công ty thực hiện đối với CBCNV được nhân viên công ty đánh giá ở mức khá thấp, khi hầu hết các tiêu chí đều xoay quanh giá trị trung bình là 3,23. Điều này phản ánh khá đúng với thực tế, khi Công ty vẫn còn khá chậm trễ trong việc xây dựng bản mô tả chi tiết công việc cho từng vị trí. Điều này dẫn đến việc xác định loại lao động cần thiết cho thực hiện công việc là không rõ ràng.
Xăng dầu Yên Bái về hoạt động hoạch định nguồn nhân lực Tiêu chí Mức độ đánh giá (%) Giá trị trung bình 1 2 3 4 5
Công ty luôn xây dựng kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực phù hợp với từng thời kỳ phát triển
2,01 17,67 9,56 63,54 7,22 3,54
Công ty luôn tiến hành tốt hoạt
động dự báo nhu cầu nhân lực 2,01 8,45 14,23 49,76 25,55 3,87 Công ty xây dựng bản mô tả công
việc hợp lý với từng vị trí việc làm 2,01 7,32 33,67 45,67 11,33 3,61 Hoạt động phân tích công việc
được đánh giá thường xuyên và hợp lý
1,05 9,31 21,25 48,56 19,83 3,23
(Nguồn: Số liệu điều tra của tác giả) 3.2.2.2. Công tác tuyển dụng nhân lực
Việc tuyển dụng lao động của công ty TNHH MTV Xăng dầu Yên Bái được thực hiện theo quy định tuyển dụng của công ty và Luật lao động của Nhà nước. Khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, công ty tiến hành tuyển dụng mới. Việc tuyển dụng lao động do Phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm, bao gồm việc đưa ra các tiêu chí yêu cầu cơ bản đối với lao động trên cở sở kỳ vọng của Ban Giám đốc với đội ngũ mới, lựa chọn hồ sơ và kết hợp với Ban Giám đốc tiến hành tuyển dụng
Căn cứ vào nhu cầu hiện tại của công ty, các yêu cầu cơ bản đối với vị trí tuyển dụng và kỳ vọng của Ban Giám đốc về đội ngũ tương lai, các tiêu chí tuyển dụng lao động được đưa ra thảo luận và cân nhắc để đưa đến những yêu cầu mang tính chi tiết, cụ thể. Với từng loại đối tượng lao động lại có những yêu cầu riêng: Đối với nhóm lao động kỹ thuật, yêu cầu những hiểu biết chuyên
sâu về sản phẩm và công nghệ là điều quan trọng. Đối với nhóm lao động kinh doanh, tài chính cần có các hiểu biết về thị trường, về tài chính là điều cần thiết. Những nhóm lao động không đòi hỏi cao về kỹ thuật, kiến thức, Công ty đặt ra tiêu chuẩn chăm chỉ và cầu tiến đầu tiên.
+ Nguồn nội bộ Công ty: Áp dụng cho các chức danh cán bộ quản lý các đơn vị, bộ phận trong Công ty với số lượng hạn chế, lãnh đạo Công ty tiến hành rà soát khả năng của từng cán bộ, người lao động trong các bộ phận thuộc Công ty, sau đó tiến hành động viên thỏa thuận với các ứng cử viên. Sau khi thống nhất, Ban giám đốc Công ty ra quyết định.
+ Nguồn bên ngoài: Công ty tuyển các nguồn lao động từ bên ngoài đăng kí dự tuyển.
Quy trình tuyển dụng của công ty được thể hiện ở sơ đồ 3.2:
Sơ đồ 3.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty TNHH MTV Xăng dầu Yên Bái
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
a. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết
Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Xem xét, phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận, xử lí hồ sơ
Phỏng vấn
phải tiến hành tuyển dụng hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng là:
• Theo nhu cầu tại các phòng ban, các cửa hàng trong đơn vị tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng công việc thì trưởng các phòng ban sẽ đề nghị lên phòng Tổ chức - Hành chính để tuyển thêm người.
• Theo yêu cầu mở rộng kinh doanh đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định. Công việc này thường vào cuối năm trước, khi lập kế hoạch cho năm sau, các đơn vị tuỳ thuộc vào khối lượng công việc dự kiến của mình mà đề xuất lên phòng Tổ chức - Hành chính nhu cầu nhân lực của đơn vị.
• Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng Tổ chức - Hành chính xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Công ty. Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt.
• Để đáp ứng một số công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan.
Phòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm vụ thẩm định nhu cầu tuyển dụng (trừ trường hợp tuyển dụng theo yêu cầu của Giám đốc), nếu yêu cầu tuyển của các phòng ban là phù hợp sẽ ký xác nhận. Sau đó, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng, bản kế hoạch tuyển dụng này bao gồm các thông tin sau:
• Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…
• Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận • Nguồn và phương pháp tuyển dụng
• Dự toán chi phí tuyển dụng
• Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên
b. Xem xét, phê duyệt
Tổ chức - Hành chính trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền xét duyệt. Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Trường hợp yêu cầu tuyển dụng không phù hợp hoặc không được xét duyệt, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ thông báo lại cho phòng ban có yêu cầu đó biết để tiến hành điều chỉnh lại.
c. Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên.
Nội dung chính của bản thông báo luôn đảm bảo các nội dung sau: • Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. • Tên công ty
• Số người và vị trí cần tuyển
• Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau. • Trình độ học vấn, chuyên môn
• Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác…
• Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ
Bản thông báo tuyển dụng được phổ biến thông qua e-mail nội bộ của Công ty, các trung tâm giới thiệu việc làm… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong toàn Công ty và niêm yết tại Công ty.
d. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Về mặt hình thức của hồ sơ:
• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phương)
• Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên.
• Giấy khám sức khoẻ
• Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND • 4 tấm hình 3x4 (không quá 6 tháng)
• Quyết định thôi việc của đơn vị cũ (nếu cần)
Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
- Về mặt nội dung
• Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
• Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí. Ngoài ra, việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau quá trình sơ tuyển, những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ và không thể hiện được những yêu cầu của vị trí tuyển dụng sẽ bị hủy.
Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu sót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.
e. Phỏng vấn
Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra, đánh giá ứng viên một cách chính xác nhất mà các loại bằng cấp, giấy tờ không nói lên được.
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc. Quá trình phỏng vấn và được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
- Phỏng vấn sơ bộ: Quá trình phỏng vấn này thường do chuyên viên tuyển dụng, đào tạo tiến hành. Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể.
Thông qua quá trình phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.