5. Kết cấu của luận văn
3.3.3. Quản lý vốn
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Chi nhánh cần phải có một lượng vốn nhất định và duy trì, phát triển được số vốn đó. Vì vậy, công tác quản lý vốn luôn được Chi nhánh coi trọng.
3.3.3.1.Quản lý vốn lưu động
Vốn lưu động của Chi nhánh gồm có: Vốn bằng tiền, khoản phải thu và hàng tồn kho.
a. Quản lý vốn bằng tiền
Hoạt động thu và chi vốn bằng tiền là một phần hành quan trọng trong hoạt động kế toán tài chính của Chi nhánh. Hoạt động này có tác động đến mức độ quay vòng của tiền vốn. Chính vì vậy, lãnh đạo Chi nhánh luôn quan tâm, chú trọng đến các bước quản lý dự toán thu chi tiền. Những nguyên tắc cơ bản được Chi nhánh quy định thống nhất cho dự toán thu chi tiền như sau:
Một là nguyên tắc phân chia hai dòng thu chi. Phân tách rõ ràng giới hạn giữa hai tuyến thu tiền và chi tiền.
Hai là nguyên tắc ấn định dự toán cứng. Các dự toán thu chi tiền khi đã được lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt thì đều có hiệu lực pháp luật, không được phép tự ý sửa đổi dù là bất kỳ ai. Và khi thực hiện quá trình chi tiền thì toàn bộ mức tiền chi ra của Chi nhánh đều được khống chế bởi dự toán này, tuyệt đối không chi tiền vượt số liệu đã dự toán.
Ba là nguyên tắc cụ thể, chi tiết hoá: Các dự toán thu chi tiền của Chi nhánh đều được xây dựng cụ thể, tỉ mỉ và đều được phải tiến hành phân tách rõ ràng theo hạng mục chi tiền, hướng dẫn hạch toán từng khoản theo tiêu chuẩn định mức. Điều này là vô cùng quan trọng bởi dự toán muốn phát huy vai trò khống chế tài chính của mình thì số liệu của chúng càng phải chi tiết và cụ thể thì càng có tác dụng tốt.
Bốn là nguyên tắc thực hiện uỷ quyền. Sau khi lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt dự toán thì sẽ ủy quyền cho Phòng Kế toán tài chính thực hiện, đảm bảo quản lý khống chế định mức, đảm bảo thu, chi đúng và đủ.
Hiện tại, Chi nhánh đang áp dụng quá trình dự toán 6 bước nhằm đảm bảo hiệu quả cho dự toán như sau:
Bước 1: Xây dựng dự toán chi thu tiền cơ sở. Các phòng, ban, bộ phận của Chi nhánh khi tiến hành lập kế hoạch công tác, kế hoạch kinh doanh thì cũng tiến hành lập dự toán thu, chi của phòng mình theo các định mức, tiêu chuẩn đã quy định và đưa sang phòng Kế toán tài chính.
Bước 2: Thiết lập dự toán thu tiền tổng hợp. Phòng Kinh doanh và phòng Kế toán tài chính cùng tiến hành xây dựng dự toán thu nhập tiền dựa trên kế hoạch tiêu thụ của Chi nhánh. Từ đó sẽ phân công trách nhiệm cụ thể cho công việc thu hồi tiền bán hàng và thu hồi công nợ phải thu cho từng cá nhân và bộ phận liên quan. Đồng thời thực hiện cả chế độ thưởng phạt đối với công việc này
Bước 3: Thiết lập phương án dự toán chi tiền tổng hợp. Căn cứ vào nhu cầu, kế hoạch dự toán thu chi của từng phòng, ban, bộ phận và kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của toàn Chi nhánh, Giám đốc Chi nhánh sẽ chủ trì họp, lãnh đạo các phòng, ban tham dự thống nhất dự toán, Phòng Kế toán tài chính chịu trách nhiệm chính xây dưng phương án dự toán thu chi tiền toàn Chi nhánh.
Bước 4: Thẩm định và phê duyệt dự án dự toán chi thu tiền.
Bước 5: Thực hiện dự toán thu chi tiền. Sau khi nhận được dự toán đã có phê duyệt, kế toán sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và phải đảm bảo khống chế định mức theo dự toán.
Bước 6: Kiểm tra giám sát dự toán chi thu tiền. Vào cuối chu kỳ kinh doanh, Chi nhánh sẽ tiến hành kiểm tra tình hình thực hiện dự toán. Các phòng, ban sẽ tổng hợp số liệu, lập báo cáo phân tích tài chính, đối chiếu với những khoản chi trong dự toán và truy cứu trách nhiệm cá nhân, tập thể căn cứ vào kết quả phân tích tình hình thực hiện dự toán.
b. Quản lý công nợ
Hiện nay, Chi nhánh có mối quan hệ bán hàng với rất nhiều các đối tượng nên cũng phát sinh rất nhiều khoản công nợ phải thu, ví dụ có mối quan hệ phải thu tiền hàng với một số đối tượng: Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Ba Bể, Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Kạn, Doanh nghiệp tư nhân Đức Giang, Doanh nghiệp tư nhân Đồng Nam, Công ty cổ phần Lâm Sản Bắc Kạn, …
Tình hình công nợ phải thu ngày càng diến biến phức tạp và công tác thu hồi công nợ ngày càng gặp nhiều khó khăn trong tình hình tài chính hiện nay, Chi nhánh đã áp dụng bán hàng tín dụng. Chi nhánh đã xây dựng chính sách tín dụng, và để xây dựng thành công chính sách tín dụng đối với từng khách hàng, Chi nhánh đã chú trọng đến bốn biến số sau:
-Tiêu chuẩn tín dụng: Tiêu chuẩn tín dụng này được xác định với từng đối tượng khách hàng, dựa vào tình hình tài chính của từng đối tượng khách hàng và mối quan hệ giao dịch với từng đối tượng trong quá khứ.
-Thời hạn tín dụng: thông thường Chi nhánh xác định thời hạn tín dụng cho khách hàng là 30 ngày, tuy nhiên thời hạn này cũng được thay đổi theo từng đối tượng khách hàng cụ thể.
-Chiết khấu thanh toán: Khách hàng mua hàng trả tiền trước hoặc sau khi nhận hàng sẽ được chiết khấu thanh toán ngay. Đối với các khách hàng thanh toán sau nhưng có bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng được thanh toán chậm 100% giá trị tiền hàng với thời hạn là 30 ngày không bị tính lãi, Nếu có bảo lãnh nhưng vẫn trả trước hạn thì được tính chiết khấu thanh toán theo lãi suất ngân hàng cùng thời điểm.
-Chính sách thu hồi nợ: Chi nhánh thường xuyên kiểm soát chu kỳ tín dụng, nếu chu kỳ quá dài thì phải đẩy nhanh hơn tiến trình để làm giảm nợ xấu. Thường xuyên kiểm soát các khoản nợ quá hạn để lập dự phòng nợ phải thu quá hạn phù hợp theo đúng chế độ.
Đó là các chính sách quản lý công nợ mà Chi nhánh hiện đang áp dụng. Còn việc thực hiện thu hồi công nợ do kế toán công nợ thực hiện. Hàng ngày, kế toán rà soát sổ kế toán chi tiết công nợ với khách hàng để xác định tuổi thọ của các khoản nợ để lên kế hoạch thu hồi nợ kịp thời. Đối với các khoản nợ không thu hồi được dựa vào các bằng chứng xác thực kế toán lập các khoản dự phòng nợ phải thu để phản ánh đúng thực trạng công nợ của Chi nhánh. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay, khó khăn về tài chính là tình hình chung của tất cả các doanh nghiệp nên với thực trạng sản lượng tiêu thụ tăng không nhiều nhưng nợ phải thu vẫn tăng hàng năm chính vì vậy Chi nhánh cần có những biện pháp quản lý chặt chẽ hơn nữa công nợ và áp dụng mở rộng chính sách chiết khấu để việc thu hồi công nợ đạt hiệu quả cao, không để tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh nhiều.
c. Quản lý hàng tồn kho
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quản lý kho của Chi nhánh
Quy trình quản lý kho tại Chi nhánh được thực hiện như sau:
Đối với công tác quản lý mã hàng: Các phòng ban khi có nhu cầu cấp mới, sửa chữa các mã hàng trong hệ thống thì lập file theo mẫu quy định gửi cho người phụ trách quản lý công tác này thuộc phòng Kinh doanh. Người quản lý phụ trách mã hàng trong hệ thống sẽ kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống. Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp, người phụ trách quản lý mã tiến hành thiết lập các thông tin cần thiết cho mã hàng, hoặc sửa các thông tin của mã hàng cũ theo yêu cầu.
Đối với công tác quản lý hoạt động nhập kho: Thủ kho của từng kho hàng sẽ tiến hành nhận và kiểm tra số lượng, chủng loại theo hóa đơn hoặc đơn hàng đặt của các bộ phận liên quan. Sau đó, lập phiếu nhập kho và giao dịch nhập mua trên hệ thống, in phiếuvà lấy xác nhận của các bên liên quan. Nếu có sự sai lệch, thông báo cho bộ phận có nhu cầu nhập để xử lý.
Đối với công tác quản lý hoạt động xuất kho: Nếu xuất kho để bán thì khi có hợp đồng bán hàng, phòng Kinh doanh lập yêu cầu xuất hàng. Phòng Kế toán tài
Quản lý kho Quản lý mã hàng hóa trong hệ thống Quản lý mã hàng hóa Nhập kho do mua ngoài Quản lý hoạt động nhập kho Xuất kho bán hàng Quản lý hoạt động xuất kho Xuất chuyển kho
chính sẽ kiểm tra lại các thông tin lệnh xuất xem có phù hợp với hợp đồng bán hàng về số lượng, chủng loại mặt hàng và tình hình công nợ hay không. Nếu đúng, kế toán sẽ kiểm tra tồn kho trên hệ thống, nếu hàng tồn đủ để xuất thì sẽ ký duyệt chuyển cho bộ phận kinh doanh lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm. Nếu không đảm bảo các điều kiện theo hợp đồng hoặc tồn kho không đủ thì chuyển lại Phòng Kinh doanh để xử lý. Nếu xuất kho để chuyển kho thì bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị, xin phê duyệt của các cấp lãnh đạo sau đó chuyển sang kế toán. Căn cứ phiếu đề nghị, kế toán thực hiện giao dịch chuyển kho trên phần mềm, in phiếu xuất chuyển kho, lấy xác nhận của các bên liên quan sau đó chuyển xuống cho thủ kho thực hiện xuất kho.
Hàng tồn kho là hạng mục có tỷ lệ tương đối lớn trong tài sản lưu động của Chi nhánh, nó chiếm gần 50% tài sản lưu động. Chi nhánh đã liên hệ chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, mua hàng và bộ phận tài chính để quản trị tình hình tồn kho. Nhưng với tỉ trọng 50% hàng tồn kho trong tài sản lưu động thì Chi nhánh đã để mức dự trữ quá lớn. Vậy làm thế nào để giảm mức dự trữ này. Bộ phận kinh doanh bán hàng của Chi nhánh sẽ phải lập dự đoán nhu cầu, sau đó được chuyển cho bộ phận mua hàng để lên kế hoạch, bộ phận kế toán tài chính sẽ sắp xếp nguồn vốn cần thiết hỗ trợ cho việc thiết lập tồn kho.
Vậy công việc đặt ra cho các nhà quản trị là để việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả thì Chi nhánh phải đẩy mạnh công tác bán hàng, đưa ra các chính sách bán hàng hợp lý và hấp dẫn để thu hút khách hàng cạnh tranh với các đơn vị khác.
3.3.3.2. Quản lý vốn cố định
Vốn cố định là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ tài sản cố định của Chi nhánh. Hiện tại tài sản cố định của công ty chiếm trên 60% trong tổng tài sản nên Chi nhánh rất chú trọng đến việc quản lý TSCĐ của mình.
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quy trình quản lý TSCĐ của Chi nhánh
Quy trình quản lý TSCĐ tại Chi nhánh được thực hiện như sau:
-Khi có TSCĐ mới được đưa vào sử dụng do điều chuyển từ Công ty Xăng dầu Bắc Thái, do mua mới hoặc dự án nghiệm thu, phòng Kế toán thiết lập mã tài sản mới, cập nhật đầy đủ tất cả các thông tin, chỉ số theo yêu cầu quản lý tài sản vào phần mềm. Tất cả các TSCĐ tại Chi nhánh đều được quản lý, hạch toán đầy đủ trong phần mềm SAP. Căn cứ quy định tính khấu hao TSCĐ, và các thông tin theo hồ sơ của TSCĐ mới kế toán sẽ khai báo thời gian tính khấu hao cho từng tài sản.
Quản lý Mã tài sản
Tăng tài sản Giảm tài sản Trích khấu Hao tài sản Quản lý TSCĐ Sửa chữa lớn TSCĐ Được điều động đến XDCB hoàn thành TSCĐ Điều động đi Cập nhật Mã tài sản Thanh lý, Nhượng bán Mua mới
động trên hệ thống. Sau đó kiểm tra lại bảng kết quả tính khấu hao, trình duyệt lãnh đạo bảng tính khấu hao và thực hiện bút toán định khoản trên hệ thống kết chuyển giá trị khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Khi có TSCĐ giảm do cũ, hỏng, thanh lý thì phòng, ban hoặc bộ phận có nhu cầu xác định TSCĐ cần thanh lý, nhượng bán sẽ lập đề nghị thanh lý, nhượng bán tài sản trình Trưởng phòng Kế toán và Giám đốc xét duyệt đề nghị. Căn cứ vào đề nghị đã dược phê duyệt kế toán tài sản tiến hành thực hiện thanh lý tài sản, lập giao dịch trên hệ thống, cập nhật tình trạng đã thanh lý lên phần mềm để hệ thống dừng tính khấu hao.
Bên cạnh đó, Chi nhánh luôn giám sát chặt chẽ những tài sản đang được sử dụng tại các phòng, ban, bộ phận, cửa hàng, nhà xưởng. Ban hành quy chế sử dụng và bảo quản các tài sản này. Các CBCNV trong Chi nhánh cũng luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác sử dụng và bảo quản tài sản chung.