5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý vốn lưu động
4.2.1.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động:
a. Xác định lượng hàng tồn kho hợp lý và thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc quản trị tồn kho của Chi nhánh phải lưu ý xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và phí tổn của duy trì tồn kho. Hơn nữa, lượng hàng tồn kho qua các thời kỳ
phải tương đối ổn định so với giá vốn hàng bán (vòng quay hàng tồn kho cao và ổn định). Điều này sẽ giúp cho Chi nhánh chủ động trong công tác kinh doanh. Để làm được điều này, Chi nhánh nên thực hiện một số công việc sau:
Xây dựng hệ thống các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phong phú với các phương pháp khác nhau cho từng loại hàng hóa tồn kho. Lựa chọn phương pháp hạch toán hàng hóa tồn kho hợp lý giúp đảm bảo cho các chỉ tiêu như giá thành, chi phí… của Chi nhánh được phản ánh sát thực hơn, giúp Chi nhánh chủ động hơn trong việc đối phó với các diễn biến bất thường của thị trường.
Xây dựng hệ thống đánh giá hàng tồn kho và mô hình xác định hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu nhất, giảm tới mức thấp nhất chi phí liên quan đến tồn kho và đảm bảo chất lượng hàng tồn kho. Hiện nay, người ta thường áp dụng mô hình quyết định lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Odering Quantity) trong quản lý hàng hóa tồn kho. Theo mô hình này, chúng ta sẽ quyết định lượng đặt hàng tối ưu cho một loại tồn kho nào đó dựa trên cơ sở ước lượng mức sử dụng, chi phí đặt hàng và chi phí duy trì tồn kho. Mô hình EOQ thích hợp cho các loại tồn kho của Chi nhánh, bởi lẽ các hàng hoá tồn kho của Chi nhánh có thể dự trữ để sử dụng cho một thời kỳ hoạch định. Chi nhánh có khó khăn về mặt vận tải vì địa bàn ở xa kho hàng của Tập đoàn ở Hà Nội nên chi phí vận tải và công tác điều độ hàng hóa cần nhiều thời gian, nhân lực và chi phí.
Do mặt hàng xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu có sự biến động, thay đổi liên tục, vì vậy để đảm bảo an toàn tài chính, chi nhánh cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầy đủ.
b. Hoàn thiện hoạt động quản lý các khoản phải thu và xử lý nợ khó đòi
Qua phân tích ở chương 3 ta thấy việc thu hồi nợ của Chi nhánh gặp nhiều khó khăn, số nợ phải thu tương đối lớn. Điều đó yêu cầu Chi nhánh phải xác định được cho mình một chính sách bán nợ hợp lý, có biện pháp phù hợp để kiểm soát khoản phải thu và xử lý nợ khó đòi. Nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu trước hết phải xuất phát từ việc đánh giá, phân tích, phân loại và xếp loại khách hàng để có các chính sách bán nợ hợp lý.
Đối với Chi nhánh, cần xây dựng chính sách quản lý các khoản phải thu thống nhất, làm cơ sở hướng dẫn cho nhân viên trong quản lý các khoản phải thu, bao gồm ba bộ phận cơ bản là: Hệ thống điều khoản bán hàng, phân tích tín dụng khách hàng và chính sách thu nợ khách hàng. Chính sách đối với khoản phải thu phải thống nhất như thời hạn nợ tiền, hình thức thanh toán, chiết khấu, phương pháp phân tích … Thực hiện được điều này sẽ giúp Chi nhánh thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá, đồng thời khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng, giảm lượng vốn bị chiếm dụng, phản ánh đúng thực trạng của Chi nhánh.
Với những khách hàng có doanh thu lớn, trước khi ký hợp đồng, Chi nhánh cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải có quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toán và hình thức xử phạt khi vi phạm điều khoản thanh toán và các điều khoản khác của hợp đồng.
Chi nhánh nên mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ. Như vậy, Chi nhánh sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các giải pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Chi nhánh cần thường xuyên tiến hành kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
Đối với các khoản nợ khó đòi, Chi nhánh có thể áp dụng cách giải quyết sau: Thứ nhất, phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi đầy đủ. Do tình hình công nợ phải thu có rất nhiều phức tạp và diễn biến khó lường, vì vậy, để đảm bảo an toàn tài chính, Chi nhánh cần phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đầy đủ.
Thứ hai, cân nhắc giữa xóa nợ hay giảm nợ. Việc xóa nợ nên được cân nhắc nếu đơn vị nợ không còn khả năng thanh toán ngay cả đối với những khoản nợ có giá trị rất nhỏ mà ước tính chi phí Chi nhánh phải bỏ ra để thu hồi nợ có thể bằng hoặc cao hơn số tiền nợ phải thu hồi. Đối với những đơn vị nợ đang gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ hoặc có điều kiện trả nợ nhưng ngần ngại thanh toán do một phần nợ là tiền lãi phát sinh từ việc chậm thanh toán tiền hàng hóa hoặc tiền phạt vi phạm hợp đồng, Chi nhánh có thể xem xét việc giảm nợ một phần cho họ với điều kiện phải trả ngay một lần số nợ còn lại. Điều này sẽ có tác dụng khiến cho đơn vị nợ trở nên hợp tác hơn trong việc thanh toán, Chi nhánh cũng sẽ giải phóng
được các khoản nợ khó đòi, có thêm nguồn vốn để có thể tái đầu tư và tiết kiệm được chi phí và thời gian thu hồi nợ.
Thứ ba thuê dịch vụ thu hồi nợ hợp pháp. Việc thuê dịch vụ thu hồi nợ cũng là một cách thức khác cũng nên xem xét vì những thuận lợi của nó. Dịch vụ thu hồi nợ đã được pháp luật Việt Nam công nhận thông qua việc đã có một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này được cấp giấy đăng ký kinh doanh chính thức. Hơn nữa, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thu hồi nợ có thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho phí dịch vụ của họ nên Chi nhánh có thể đưa vào chi phí được khấu trừ của mình. Ngoài ra, do nắm bắt được tâm lý kinh doanh của doanh nghiệp là sợ mất uy tín với khách hàng nên các doanh nghiệp thu hồi nợ sẽ áp dụng các chiến thuật “mưa dầm thấm lâu” nhưng hợp pháp làm cho đơn vị nợ mệt mỏi, sợ mất thể diện mà phải trả nợ. Tuy nhiên, điểm bất lợi chính của việc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ là hiện tại, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đòi nợ tương đối hẹp do quy định của pháp luật đối với hoạt động này. Một số hoạt động chưa được quy định rõ ràng, đồng thời phí dịch vụ khá cao, từ 5-35% số nợ thu hồi được, thậm chí trong một số trường hợp khó khăn, phí thu hồi nợ có thể lên đến 50%.
Thứ tư, Chi nhánh có thể khởi kiện để đòi nợ. Một cách khác cũng cần được cân nhắc là nhờ luật sư khởi kiện đơn vị nợ ra tòa án có thẩm quyền để thu hồi nợ. Đây là một biện pháp có tác động mạnh đến tâm lý doanh nghiệp nợ, đặc biệt là các đơn vị nợ vẫn đang hoạt động kinh doanh bình thường nhưng cố tình kéo dài nợ dây dưa, không muốn và không thấy có dấu hiệu thanh toán.