Trong những năm gần đây, Ban Lãnh đạo chi nhánh luôn quan tâm, sát sao và đánh giá cao tầm quan trọng của công tác quản lý rủi ro hoạt động. Đây là yếu tố quan trọng góp phần quyết định hiệu quả của công tác quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh. Một số kết quả đáng ghi nhận trong công tác quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh như sau:
bộ phận quản lý rủi ro hoạt động
Phòng Quản lý rủi ro tại chi nhánh đã bố trí một bộ phận chuyên trách về quản lý rủi ro hoạt động bên cạnh bộ phận quản lý tín dụng/quản lý rủi ro tín dụng và bộ phận pháp chế. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận luôn tương trợ nhau, cùng phối hợp rất nhịp nhàng.
Thứ hai, bộ phận quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh đã nghiêm túc tuân thủ và thường xuyên cập nhật, phổ biến quy trình, quy định trong toàn chi nhánh
Đối với lĩnh vực rủi ro hoạt động, BIDV đã cơ bản ban hành đầy đủ hệ thống chính sách, quy định, chế tài đáp ứng các yêu cầu theo thông lệ Basel và quy định của Ngân hàng Nhà nước, thống nhất áp dụng trong toàn hệ thống, bao gồm: chính sách quản lý rủi ro hoạt động, quy định quản lý rủi ro hoạt động, kế hoạch bảo đảm kinh doanh liên tục, quy chế xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể trong hoạt động tác nghiệp cùng nhiều văn bản liên quan. Các văn bản hiện hành tại BIDV bao gồm: Quy định số 8282/QĐ-QLRRTT ngày 15/12/2014 về quản lý rủi ro hoạt động, Chính sách quản lý rủi ro hoạt động số 1387/QĐ-BIDV ngày 20/05/2015, quy định 4050/QyĐ-BIDV ngày 06/12/2015 về kế hoạch bảo đảm kinh doanh liên tục, quy định 7277/QyĐ - BIDV ngày 13/09/2016 về đánh giá nhà cung cấp tài sản, dịch vụ, Quy chế số 2525/QĐ-HĐQT về xử lý trách nhiệm cá nhân/tập thể trong hoạt động tác nghiệp và các văn bản có liên quan... Trên cơ sở các quy trình, quy định, văn bản nghiệp vụ do Trụ sở chính ban hành, thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc, bộ phận QLRRHĐ tại chi nhánh đã phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện ban hành lại văn bản hướng dẫn thực hiện quy định tại chi nhánh, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, cụ thể.
Tổ Pháp chế tại phòng QLRR cũng thường xuyên rà soát văn bản, phần mềm ứng dụng của BIDV cũng như của chi nhánh, đầu mối tham gia ý kiến
đối với việc sửa đổi/bổ sung/ban hành lại quy trình quy định các mặt nghiệp vụ của hệ thống BIDV đồng thời đầu mối tổng hợp đề xuất, kiến nghị của các đơn vị trong quá trình tác nghiệp gửi Trụ sở chính để kịp thời sửa đổi, bổ sung quy trình, quy định, chương trình sao cho phù hợp với thực tế.
Phòng QLRR tại chi nhánh luôn được đánh giá cao trong công tác phổ biến, hướng dẫn hỗ trợ các phòng nghiệp vụ trong chi nhánh trong quá trình triển khai quy trình, quy định tại chi nhánh.
Thứ ba, công tác đào tạo kiến thức, kỹ năng cho cán bộ được thực hiện thường xuyên, liên tục, làm cơ sở cho việc phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro hoạt động
Ngoài việc khuyến khích cá nhân tự đào tạo, BIDV - chi nhánh Hà Thành cũng thường xuyên phát động phong trào học tập, rèn luyện tới tất cả các cán bộ. Bên cạnh việc tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, chi nhánh còn phối hợp với các Ban/Trung tâm tại Hội sở chính tổ chức hội thảo chuyên đề hay cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo do Hội sở chính tổ chức với mục đích bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ. Các nội dung đào tạo như: hướng dẫn triển khai chương trình/nghiệp vụ mới, nghiệp vụ chuyển tiền (trong nước, quốc tế), kiến thức Pháp luật, quy định về phòng chống rửa tiền, công tác an toàn kho quỹ, nhận biết, phân biệt tiền thật/tiền giả, kỹ năng giao tiếp/ứng xử, giải quyết mâu thuẫn... Ngoài giảng viên là cán bộ của BIDV, chi nhánh còn thuê các chuyên gia chuyên sâu trong các lĩnh vực này. Tại các buổi đào tạo nghiệp vụ, đơn vị đầu mối luôn cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất đồng thời chỉ ra những bất cập, vướng mắc, sai/lỗi, kinh nghiệm của các đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện. Đây cũng là một biện pháp hữu hiệu để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro.
Cán bộ tại chi nhánh cũng định kỳ tham gia kiểm tra năng lực chuyên môn trực tuyến do Trường Đào tạo cán bộ của BIDV đầu mối tổ chức tại tất
cả các nghiệp vụ: giao dịch viên, quản lý rủi ro, quản lý khách hàng, tài chính kế toán, quản trị tín dụng, tổ chức nhân sự, thẻ, kho quỹ, điện toán, kế hoạch tổng hợp, kiểm tra trình độ kiểm soát viên chuyển tiền quốc tế.
Về đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ phòng QLRR, đến nay, tất cả Lãnh đạo/cán bộ phòng QLRR của chi nhánh đã tham gia tập huấn và được cấp chứng chỉ các khóa đào tạo về quản lý rủi ro cơ bản, nâng cao, chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 do Trường đào tạo trực thuộc BIDV tổ chức. Các cán bộ tại phòng QLRR đã được luân chuyển qua nhiều đơn vị trong chi nhánh, do đó, có nhiều kinh nghiệm trong các mặt nghiệp vụ, tạo điều kiện cho đội ngũ làm công tác QLRR tại chi nhánh có đầy đủ kiến thức, kỹ năng cũng như cơ sở pháp lý khi thực hiện nhiệm vụ.
Thứ tư, công tác rà soát, tổng hợp các dấu hiệu rủi ro, các giao dịch nghi ngờ bất thường về cơ bản đã tuân thủ theo quy định và ngày càng mở rộng phạm vi
Tuân thủ các quy định về rủi ro hoạt động, đến nay, các đơn vị chức năng tại BIDV - chi nhánh Hà Thành đã thực hiện nhận diện, rà soát rủi ro hàng ngày/định kỳ tháng/kỳ/quý trên tất cả các nghiệp vụ: tiền gửi, chuyển tiền, kế toán, tài chính, kho quỹ, tín dụng bảo lãnh, thông tin khách hàng, thẻ, ngân hàng điện tử, kinh doanh ngoại tệ, tài trợ thương mại, điện toán, tổ chức cán bộ, quản lý rủi ro, kiểm tra nội bộ, phân cấp ủy quyền.
Từ tháng 8/2016, chi nhánh đã thực hiện rà soát tổng cộng 115 đầu báo cáo giao dịch nghi ngờ bất thường theo hướng dẫn của Ban QLRRTT&TN, trong đó có 72 báo cáo chiết xuất từ phần mềm (Hệ thống báo cáo Cognos) thuộc Web ứng dụng của hệ thống BIDV được rà soát 01 tháng/01 lần và 43 báo cáo với nguồn dữ liệu do Ban QLRRTT&TN cung cấp được rà soát 02 tháng/01 lần. Dữ liệu báo cáo giao dịch nghi ngờ bất thường được chia thành 3 nhóm: Nhóm 01 bao gồm 52 báo cáo mang tính chất cảnh báo, nhóm 02 bao
gồm 35 báo cáo rà soát lỗi tác nghiệp của cán bộ, nhóm 03 bao gồm 28 báo cáo hiện chưa phát sinh lỗi hoặc dữ liệu phát sinh bị trùng.
Hệ thống báo cáo giao dịch nghi ngờ bất thường được triển khai tại BIDV
từ năm 2010. Đến năm 2016, số lượng báo cáo thực hiện rà soát tăng 57.5% so với năm 2014 (73 báo cáo), tăng 66.6% so với năm 2013 (69 báo cáo).
Chế độ báo cáo, công tác lưu trữ/quản lý hồ sơ về rủi ro hoạt động được bộ phận quản lý rủi ro hoạt động thuộc phòng QLRR tại chi nhánh thực hiện đúng thời hạn và bài bản theo quy trình, quy định.
Các chương trình phần mềm hỗ trợ đắc lực công tác cảnh báo, rà soát, tổng hợp rủi ro hoạt động đang triển khai áp dụng tại chi nhánh bao gồm: Chương trình báo cáo giao dịch nghi ngờ bất thường, chương trình Quản lý dữ liệu rủi ro tác nghiệp/Chương trình quản lý dữ liệu sai lỗi, chương trình tổng hợp rà soát văn bản chế độ/phần mềm ứng dụng, chương trình quản lý lỗi tác nghiệp, chương trình quản lý hạn mức giao dịch/phê duyệt giao dịch, chương trình phòng chống rửa tiền. Các chương trình trên được tích hợp vào hệ thống ứng dụng tập trung, thường xuyên được nâng cấp, cập nhật phiên bản mới. Chương trình quản lý dữ liệu rủi ro tác nghiệp từng bước được chỉnh sửa, bổ sung nhiều tính năng mới, tạo điều kiện cho bộ phận QLRRHĐ có thể khai thác được cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ công tác thống kê, rà soát, tổng hợp, báo cáo dữ liệu lỗi và giao dịch nghi ngờ của chi nhánh và của toàn hệ thống theo các nhiều tiêu chí khác nhau.
Thứ năm, chi nhánh đã định kỳ tổ chức kiểm tra, giám sát nội bộ
Tại chi nhánh, phòng QLRR là đơn vị đầu mối công tác kiểm tra nội bộ. Ngoài công tác hậu kiểm chi tiết chứng từ kế toán do bộ phận hậu kiểm thuộc phòng Tài chính Kế toán trước đây đảm nhiệm (từ tháng 8/2016, công tác kiểm soát giao dịch trước, trong và sau quá trình giao dịch do bộ phận tác nghiệp tại chi nhánh chịu trách nhiệm), phòng QLRR đã xây dựng và tổ chức
kế hoạch tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy định, quy trình nghiệp vụ tại các phòng và các đơn vị trực thuộc chi nhánh nhằm tự phát hiện các sai sót, đảm bảo an toàn trong hoạt động. Hàng năm, công tác tự kiểm tra rà soát được tổ chức định kỳ và toàn diện đối với tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh, bao gồm: giao dịch khách hàng, an toàn kho quỹ, thẻ, huy động vốn, kinh doanh ngoại tệ, tín dụng bảo lãnh, mua sắm tài sản dịch vụ, xây dựng cơ bản. Tính riêng năm 2016, chi nhánh đã tổ chức 13 đợt kiểm tra các mặt hoạt động, tăng 03 đợt so với năm 2014 và năm 2015.
Công tác an toàn kho quỹ được BIDV đặc biệt quan tâm, thực hiện chỉ đạo của Ban Lãnh đạo, định kỳ hoặc đột xuất, phòng QLRR đã thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát kiểm quỹ tiền mặt cuối ngày tại Kho tiền của chi nhánh, kiểm tra toàn diện công tác kho quỹ tại các bộ phận có giao dịch thu chi tiền mặt.
Qua kiểm tra, phòng QLRR đã kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại trong các mặt nghiệp vụ đồng thời đưa ra một số giải pháp để giảm thiểu và khắc phục các tồn tại phát sinh.