Hiện nay, phòng QLRR là đơn vị đầu mối thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đồng thời thực hiện công tác giám sát RRHĐ tại chi nhánh. Tuy nhiên, bộ phận giám sát công tác QLRRHĐ cần phải được bố trí thành bộ phận chuyên trách, độc lập để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả.
Thực tế hiện nay, BIDV thống nhất không thực hiện chức năng hậu kiểm chi tiết chứng từ kế toán tại phòng Tài chính kế toán, chức năng này do bộ phận tác nghiệp tại chi nhánh chịu trách nhiệm. Do đó, bộ phận QLRRHĐ
cần phải tích cực đẩy mạnh rà soát, giám sát cảnh báo dấu hiệu rủi ro, giao dịch bất thường đối với các bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo an toàn hệ thống.
BIDV đã ban hành quy chế kiểm tra nghiệp vụ tại Quyết định số 2499/QĐ-HĐQT ngày 18/12/2013 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam, trong đó quy định cách thức kiểm tra 16 mặt hoạt động nghiệp vụ tại BIDV. Do đó, bộ phận QLRRHĐ cần xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát tại chi nhánh, bám sát theo Quy định này và theo hướng tăng cường tần suất, số lượng và phạm vi; thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên tại tất cả các đơn vị, bao phủ đầy đủ các mặt hoạt động tiềm ẩn rủi ro cao, mở rộng phạm vi, lĩnh vực kiểm tra gắn với tăng cường kiểm tra đột xuất các đơn vị trong thời gian tới.
Các thành viên tổ kiểm tra, giám sát là nhân tố trọng tâm quyết định hiệu quả của công tác kiểm tra. Vì vậy, các thành viên cần phải đạt một số tiêu chuẩn nhất định như thời gian công tác, số lượng nghiệp vụ đã thực hiện, phẩm chất đạo đức, am hiểu về pháp luật, về quy định trong ngành ngân hàng. Bên cạnh thành viên là cán bộ trực tiếp làm công tác QLRRHĐ, chi nhánh có thể trưng tập các cán bộ có kinh nghiệm tại các bộ phận có liên quan để hỗ trợ công tác kiểm tra, tuy nhiên phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra chéo giữa các đơn vị/cá nhân nhằm tăng tính khách quan, minh bạch, chính xác.
Công tác kiểm tra cần kết hợp hợp lý giữa kiểm tra tại chỗ và giám sát từ xa thông qua hệ thống phần mềm (hệ thống camera tại bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng, chiết xuất số liệu từ các chương trình ứng dụng có liên quan,...) nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Kết quả của các đợt kiểm tra, giám sát cần được báo cáo trung thực, khách quan, đúng thời hạn để Ban Giám đốc kịp thời chấn chỉnh và xử lý các cá nhân/đơn vị có hành vi vi phạm nhằm ngăn ngừa, hạn chế tối đa các rủi ro
thất thoát, đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh. Công tác giám sát hành động khắc phục tồn tại sau kiểm tra, giám sát cần phải được đề cao hơn nữa nhằm giải quyết dứt điểm các tồn tại, tuyệt đối không để những hành vi vi phạm tái diễn trong một thời gian dài.
3.2.8. Áp dụng mạnh mẽ và quyết liệt chế tài xử lý trách nhiệm đối với
các hành vi vi phạm của cá nhân/tập thể trong hoạt động tác nghiệp
BIDV đã ban hành Quy chế xử lý trách nhiệm đối với các hành vi vi phạm của cá nhân/tập thể trong hoạt động tác nghiệp tại Quyết định số 2525/QĐ-HĐQT. Chi nhánh Hà Thành đã nghiêm túc tuân thủ Quy chế này để xử lý các vi phạm trong hoạt động tác nghiệp.
Để tăng tính răn đe của Quy chế 2525 tại chi nhánh thì trước hết tất cả các cán bộ phải nắm rõ được nội dung và hình thức xử lý đối với từng hành vi vi phạm tương ứng với từng nghiệp vụ. Trưởng các đơn vị cần tổ chức quán triệt thường xuyên ý thức chấp hành chế độ, pháp luật, tăng cường giám sát để kịp thời ngăn chặn cán bộ mắc phải những hành vi đó hoặc những hành vi tương tự. Các hành vi cố tình vi phạm hay tái diễn liên tục mặc dù đã có chấn chỉnh tại chi nhánh phải nhận hình thức kỷ luật nghiêm khắc. Các hành vi vi phạm và kết quả xử lý phải được công khai minh bạch truyền tải tới toàn chi nhánh để cán bộ rút kinh nghiệm và nâng cao ý thức trách nhiệm, chất lượng công việc.
Hiện nay, quy chế 2525 chưa bao quát toàn bộ các hành vi vi phạm tương ứng với từng mảng nghiệp vụ, dẫn đến xảy ra tình trạng có ghi nhận sai/lỗi nhưng không có cơ chế xử phạt cán bộ. Do đó, cần sớm sửa đổi, bổ sung Quy chế này sao cho phù hợp với thực tế nhằm không xử lý sót các hành vi vi phạm.